Классификация регистров по внешней форме (п. 1.1 схемы 7)

По внешней форме учетные регистры могут быть свободными листами, карточками, книгами и машинными носителями (видеограммы, магнитные диски, дискеты и т. п.). Утверждают, что история развития бухгалтерского учета — это прежде всего эволюция учетных регистров.

Схема 7

Учетные регистры, формы и техника бухгалтерского учета

?gt;

1. Понятие учетных регистров и их классификация

Учетные регистры специальные таблицы, в которых призводягся текущие учетные записи хозяйственных операции на основании документов

alt="" />3. Способы исправления ошибок в учетных регистрах

Корректурный способ Способ дополнительной

о

Формы бухгалтерского учета порядок записей хозяйственных операций в учетные регистры

Мемориально-ордерная форма учета

Журнально-ордерная форма учета

Упрощенная форма учета (Журнал-Главная)

Свободные листы изготавливаются в типографии на отдельных листах бумаги, определенным образом разграфленных.

Свободные листы могут применяться в качестве учетных регистров для всех видов учетных записей. Они просты в изготовлении и удобны в использовании, так как позволяют более рационально распределить обязанности между счетными работниками. К ним относятся журналы-ордера, ведомости, машинограммы. Карточкой называется бланк, отпечатанный в виде таблицы. Карточки по существу похожи на свободные листы, но изготов- чены из более плотной бумаги и имеют меньший размер. Они используются, как правило, для ведения аналитического учета товарно-материальных ценностей, различного рода расчетов и затрат на производство. Обязательными реквизитами карточек считаются: наименование предприятия, наименование и код синтетического счета, наименование и код аналитического счета, единица измерения, количество (для карточек количествеяно- суммового учета). В отличие от свободных листов карточки применяются на ограниченных участках учетной работы В основном они используются для аналитического учета товарно-материальных ценностей (складского учета). Карточки подлежат обязательной регистрации в специальном‘реестре.

Существуют различные формы карточек: Контокоррентные карточки применяются для учета в денежном выражении расчетов с дебиторами и кредиторами, подотчетными лицами и т. д. ОНИ имеют одностороннюю форму. Наличие двух параллельных колонок по дебету и кредиту позволяет четко видеть состояние расчетов предприятия, Карточки количественно-суммового или суммового учета применяются для учета товарно-материальных ценностей. В каждой карточке присутствуют три графы: приход, расход и остаток. Каждая графа делится на две колонки: количество и сумма.

карточки проставляется лимит (норматив) запаса; наличие норматива позволяет легко выяснить, не имеет ли предприятие дан-' ных средств больше, чем ему нужно, а если меньше, то в какой степени.

Каждая карточка рассчитана на определенное количество записей. После того как карточка будет заполнена, записи продолжают вести на новом бланке той же карточки, присвоив ей очередной порядковый номер страницы. Для хранения карточек и удобства использования применяются картотеки. Карточки располагаются в картотеках в порядке указанных на них шифров счетов, открытых на этих карточках.

Для карточек и свободных листов необходимо вести реестры (перечни). Основное назначение реестров в том, что их наличие не позволяет подменить карточки, а в случае утери какой- либо из них всегда можно установить, какой карточки не хватает. Книги как учетные регистры отличаются тем, что помещенные в них листы с отпечатанными таблицами скреплены переплетом. Вследствие этого расположение отдельных частей и страниц книг остается неизменным. Листы учетных книг от начала и до конца последовательно нумеруются. Все листы прошнуровываются, скрепляются печатью и надписью «Зашнуровано и пронумеровано страниц» с подписями ответственных лиц.

Для быстрого нахождения определенных страниц книги в начале или конце ее помещается оглавление или составляется алфавитный указатель.

Обязательные реквизиты книги: наименование предприятия, период времени, за который отражаются хозяйственные операции.

В настоящее время книги в учетной практике используются ограниченно. Основной недостаток книг заключается в том, что они затрудняют разделение учетного труда, так как с каждой книгой может одновременно работать только один человек, они непригодны для автоматизации учета, требующей свободных учетных регистров, неудобны в работе из-за своей громоздкости.

Достоинства книг в том, что переплет — надежное средство сохранности листов с учетными записями от различного рода потерь и злоупотреблений.

В настоящее время книги в качестве учетных регистров в основном используются для учета денежных средств — кассовая книга. Ее листы пронумерованы, прошнурованы и на последней странице указано количество листов за подписями руководителя и главного бухгалтера организации. В организациях применяются также Главная книга как регистр синтетического учета и Книга остатков материалов на складах как регистр аналитического учета, необходимый для сверки данных синтетического и аналитического учета и для контроля за сохранностью собственности предприятия.

Машинные носители размещают данные не на бумаге, а на магнитном носителе. Его особенности диктуют и порядок расположения бухгалтерской информации.