Порядок и техника записей в учетные регистры (см. п. 2 схемы 7)

Качество записей в учетные регистры играет в учете важную роль и является одним из определяющих факторов в достижении своевременности и повышении качества учетных данных. В связи с этим к учетным записям предъявляются требования документальности, своевременности, краткости, точности и ясности.

В соответствии с этими требованиями учетной практикой выработан ряд правил ведения записей в учетных регистрах: Записи в учетные регистры должны производиться на основании оформленных, проверенных и размеченных документов. Каждая хозяйственная операция, оформленная документом, должна найти отражение в учетном регистре. Записи в учетные регистры должны вестись в следующем порядке: по документам, не носящим массовый характер, запись хозяйственных операций производится непосредственно в журналы-ордера; по массовым документам хозяйственные операции до записи в журналы-ордера предварительно группируются в различных ведомостях; по окончании отчетного периода итоги ведомостей переносятся в журналы-ордера; перед записью в учетные регистры сводные документы подвергаются дополнительной бухгалтерской обработке, заключающейся в том, что по разметке и содержанию отдельных простых документов составляется общая разметка по сводному документу в целом, которая и служит основанием для записей в учетные регистры. По окончании записей на каждом документе во избежание повторного его использования делается отметка путем проставления в разметке номера учетного регистра, в котором этот документ отражен. Записи в учетные регистры должны производиться своевременно. Кроме текущих записей в практике бухгалтерского учета широко применяется запись однородных операций итогом за месяц по совокупности документов (расход материалов на производственные и другие нужды, начисленная заработная плата).

Таким образом, первоисточником всех счетных записей являются документы, причем каждый документ служит основанием для записи в конкретный учетный регистр.

Целесообразно применять в учетных записях выработанные практикой сокращения некоторых наименований: «сч.» — счет, «гр.» — требование, «а/о» — авансовый отчет, «к/о» — кассовый ордер и др.

Периодически, как правило, в конце месяца в учетных регистрах подсчитываются итоги оборотов за месяц и выводятся остатки по счетам. Цель этого завершающего цикла учетных работ за месяц — сверка сводки счетных записей и получения соответствующих 'показателей, необходимых для составления отчетности.

Способы и техника подсчетов в учетных регистрах, сводка данных определяются их содержанием, построением и установленной взаимосвязью между ними. Однако есть общее правило подсчета, которое относится ко всем регистрам. Подсчет записей производится при условии, что все документы отчетного периода отражены в учетных регистрах и сделаны необходимые переносы сумм из одних регистров в другие.

Сумма итогов подсчитывается по каждой графе и записывается в специально отведенных для этого строках и графах регистров.

Одна из задач подсчета итогов — проверка их правильности. Различные приемы и способы проверки правильности счетных записей основаны на системе взаимоувязки и взаимоконтроля данных учетных регистров, построенных по шахматному принципу. Например, широко применяется правило, что в регистрах

.шахматной формы общий итог строк по горизонтали должен совпадать с суммой итоговой колонки по вертикали.

Часто для проверки полноты, правильности записей и выведенных итогов производят контрольный подсчет соответствующих итогов непосредственно по документам, приложенным к учетному регистру.

Одним из средств контроля за правильностью счетных записей является взаимосверка итоговых сумм одних учетных регистров с другими. Этот метод основан на том, что некоторые хозяйственные операции отражаются в учетных регистрах дважды, Например, получение денег с расчетного счета в кассу один раз отражают в ведомости по дебету счета «Касса» и во второй раз — в журнале-ордере по кредиту счета «Расчетный счет».

Важное место в контроле за счетными записями имеет взаи- мосверка данных синтетического и аналитического учета, между которыми должно быть необходимое равенство.

После всех проверок записей, итогов и полного согласования журналов-ордеров и ведомостей выполняется заключительная сводка учетных данных — перенос итогов журналов-ордеров в Главную книгу. По выверенным данным Главной книги, журналов-ордеров, ведомостей и карточек составляется отчетность.

Соблюдение установленного порядка учетной регистрации сводки учетных данных обеспечивает необходимую четкость в организации учета и способствует резкому повышению его значения в деле контроля и оперативного руководства деятельностью предприятия.