Учетные регистры и формы бухгалтерского учета

Учетные регистры и их виды

Все хозяйственные операции на основе проверенных и обработанных первичных документов группируются по определенным признакам и подлежат дальнейшей регистрации в учете.

Существует большое количество разных учетных регистров, которые целесообразно классифицировать по различным видам.

По внешнему виду: книги, карточки, журналы и ведомости, электронные таблицы.

Бухгалтерские книги представляют собой сброшюрованные, разграфленные листы, которые должны быть пронумерованы, прошнурованы и на последней странице скреплены печатью и подписями руководителя

предприятия и главного бухгалтера. Книги обеспечивают сохранность учетных данных, т. к. листы нельзя изъять или заменить. Недостатки книг в том, что они затрудняют разделение учетного труда и механизацию учета. Например, кассовая книга, книга учета выданных доверенностей, книга регистрации платежных поручений и др.

Карточки представляют собой отдельные листы определенного формата. Чаще всего карточки используются для аналитического учета, например: инвентарные карточки для учета основных средств; карточки складского (сортового) учета материалов и др. Для сохранности карточек их регистрируют в описи и хранят в картотеках. Карточки могут вестись несколькими бухгалтерами как вручную, так и с помощью ЭВМ.

Журналы и ведомости в качестве учетных регистров широко распространены. Это таблицы больше по формату и объему информации, чем карточки. Таблицы могут иметь форму журналов (журналы-ордера), ведомостей и других документов.

Электронные таблицы составляются с помощью компьютерных программ. В последние годы происходит компьютеризация бухгалтерского учета. Учет с помощью ЭВМ выполняется быстро, более точно, информация может сохраняться продолжительное время на дисках, в памяти ЭВМ.

По назначению учетные регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.

Хронологические регистры - в которых хозяйственные операции записываются в хронологической последовательности, т. е. по времени их составления (по датам). Например: кассовая книга, журнал регистрации хозяйственных операций.

Систематические регистры - служат для учета однородных по экономическому содержанию хозяйственных операций, т. е. с помощью счетов и двойной записи по счетам. Например, Главная книга, журналы-ордера.

Комбинированными называются регистры, в которых хозяйственные

операции отражаются в хронологической последовательности и группируются по соответствующим счетам.

По видам учета регистры делятся на регистры аналитического, синтетического учета и смешанные (комбинированные).

Регистры аналитического учета служат для получения информации по аналитическим счетам. В регистрах аналитического учета могут применяться натуральные измерители (например, карточка складского учета материалов) и денежные измерители (например, лицевые счета работников).

Регистры синтетического учета служат для получения информации по синтетическим счетам и субсчетам (Главная книга).

Смешанные (комбинированные) регистры служат для получения информации по аналитическим и синтетическим счетам. Например, журнал- ордер № 6 по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» отражает список поставщиков, задолженность каждому поставщику и в целом сумму кредиторской задолженности.

По признаку унификации регистры бывают: типовые, используемые для организаций различных отраслей народного хозяйства, и отраслевые, используемые для организаций определенной отрасли.

По времени ведения регистры бывают годовые (Главная книга), поквартальные и помесячные (журналы-ордера).

Записи в учетных регистрах ведутся вручную и с помощью ЭВМ.

Понятие и сущность форм бухгалтерского учета

Содержание бухгалтерского учета находит свое выражение в формах бухгалтерского учета.

Форма бухгалтерского учета - это система логически взаимосвязанных учетных регистров и технология записей в них с целью получения необходимой учетной информации.

При автоматизированном способе обработки учетных данных форма бухгалтерского учета определяется как система алгоритмов обработки

первичных документов и получение необходимой учетной информации C помощью определенных технических средств.

Характерными чертами всех форм бухгалтерского учета являются:

- последовательность и технология записей в учетных регистрах (хронологические и систематические записи);

- количество, содержание и назначение применяемых регистров;

- обобщенность записей по аналитическим и синтетическим счетам;

- использование средств автоматизации учета.

Несмотря на то, что сами по себе отдельные регистры различаются по форме, содержанию и другим признакам, тем не менее, они должны составлять единую систему, позволяющую не только отражать, но и обобщать данные учета.

Формы бухгалтерского учета постоянно совершенствуются и развиваются от простейших ручных до современных автоматизированных систем учета на основе персональных ЭВМ и комплексов АРМ бухгалтера.

Большое число организаций в настоящее время применяют комбинированные, или смешанные формы учета, основанные на журнально­ордерной и автоматизированной или мемориально-ордерной и автоматизированной. Эти формы можно отнести к переходным, временным формам, т. к. ведение учета на базе современных ЭВМ, в ближайшем будущем будет подавляющим, о чем свидетельствует опыт других стран.

В соответствии с Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности», организация вправе самостоятельно выбрать форму учета, однако в течение отчетного периода применяемая форма учета не должна изменяться.

К современным формам бухгалтерского учета относятся:

1) упрощенная форма (для малых предприятий с обязательным применением двойной записи по счетам бухгалтерского учета);

2) мемориально-ордерная форма учета;

3) журнально-ордерная форма (полная и сокращенная);

4) автоматизированная (или машинно-ориентированная) форма учета.

Принятая предприятием форма учета должна быть отражена в приказе об учетной политике предприятия.

Упрощенная форма бухгалтерского учета

Упрощенная форма бухгалтерского учета была разработана в 1991 г. для применения на малых предприятиях, большая часть которых является негосударственными, а также в бюджетных учреждениях, кооперативах.

Основным регистром при упрощенной форме учета является Книга учета ¹ хозяйственных операций (форма № К-1), или Журнал-Главная (табл.5.2).

Книга учета хозяйственных операций

Таблица 5.2

Записывается сначала остаток по счетам на начало месяца, затем по каждой операции составляется проводка и разносится по дебету и кредиту счетов, т. е. сочетается хронологическая и систематическая запись.

В конце месяца подсчитываются обороты и конечные сальдо и на их основе составляются оборотная ведомость и бухгалтерский баланс. Обязательно ведется кассовая книга, а по однотипным операциям надо вести накопительные регистры (например, по расчетному счету, по учету затрат на производство или обращение), тогда число записей в Книгу учета хозяйственных операций сокращается.

Для аналитического учета основных средств, сырья и материалов, товаров, готовой продукции необходимо вести ведомости или книги с указанием начальных остатков, прихода, расхода и конечных остатков. Можно применять типовые формы ведомостей - их всего 8, девятая - шахматная - для сверки

дебетовых и кредитовых оборотов:

• Ведомость учета основных средств, начисленной амортизации - форма № В-1;

• Ведомость учета производственных запасов и готовой продукции - форма № В-2;

• Ведомость учета затрат на производство - форма № В-3;

• Ведомость учета денежных средств и фондов - форма № В-4;

• Ведомость учета расчетов и прочих операций - форма № В-5;

• Ведомость учета реализации - форма № В-6;

• Ведомость учета расчетов с поставщиками и подрядчиками - форма № B- 7;

• Ведомость учета заработной платы - форма № В-8;

• Ведомость (шахматная) - форма № В-9.

Итоговые данные по счетам в Книге учета хозяйственных операций являются основанием для составления оборотного баланса (Оборотно­сальдовой ведомости) и бухгалтерского баланса.

Ведомость представляет собой комбинированный регистр, где осуществляется регистрация хозяйственных операций на основе первичных документов и их систематизация в разрезе корреспондирующих счетов (синтетического и аналитического учета). Сами ведомости по реквизитам похожи на отдельные листы Главной книги. Достоинство этой формы заключается в простоте ее ведения. Недостаток в том, что ее сложно применять на крупных предприятиях при большом объеме информации.

Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета

Мемориально-ордерная форма учета свое название получила по основному ее учетному регистру - мемориальному ордеру.

На каждый первичный документ бухгалтерия составляет проводку, которая записывается в регистр под названием мемориальный ордер

(переводится как памятный приказ). Если много однородных операций (например, по расчетному счету), то их группируют в накопительных ведомостях, а мемориальный ордер с проводкой составляют один по итогам ведомости с приложением к ордеру всех первичных документов.

Мемориальные ордера регистрируются в специальном журнале (хронологическая запись) и на их основе производятся записи на счетах Главной книги (систематическая запись).

Форма счетов Главной книги строится с разбивкой дебета и кредита по каждому корреспондирующему счету.

Итоги за месяц по данным счетов Главной книги переносятся в оборотную ведомость по синтетическим счетам (оборотный баланс), в которой итоги оборотов по дебету и кредиту должны быть равны между собой и, одновременно, итогу регистрационного журнала за отчетный месяц. Конечное сальдо оборотной ведомости используется для составления сальдового баланса.

Одновременно с синтетическим учетом в книгах, карточках ведется аналитический учет на основе первичных документов. Затем составляются оборотные ведомости по аналитическим счетам для сверки со своими синтетическими счетами.

Достоинства мемориально-ордерной формы бухгалтерского учета следующие:

- наглядность для понимания и применения связей между учетными регистрами;

- обеспечивает разделение труда учетных работников;

- удобна для автоматизированной обработки учетной информации;

- применима в организациях любой отрасли народного хозяйства.

Недостатки этой формы бухгалтерского учета:

- большая трудоемкость работ из-за числа вспомогательных регистров;

- несовпадение во времени заполнения регистров синтетического и аналитического учета;

- многократность записей одних и тех же сумм в учетных регистрах;

- потеря оперативности бухгалтерской информации.

Мемореально-ордерная форма учета считается устаревшей из-за своей громоздкости.

Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета

Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета появилась в результате совершенствования мемориально-ордерной формы. Свое название она получила от главного учетного регистра журнала-ордера, который совмещает хронологическую и систематическую запись хозяйственных операций с обязательным ведением обобщающего учетного регистра - Главной книги для синтетических счетов.

Полная журнально-ордерная форма состоит из 16 журналов-ордеров, 18 ведомостей и 15 разработочных таблиц.

Сокращенная журнально-ордерная форма состоит из 8 журналов- ордеров, 6 ведомостей и 3 разработочных таблиц.

Полную форму используют крупные и средние организации (предприятия), а сокращенную - средние и мелкие предприятия. В бюджетных учреждениях используется мемориально-ордерная форма, но разрешается применять и журнально-ордерную форму учета.

При журнально-ордерной форме, полной и сокращенной, учет ведется в журналах-ордерах по кредитовому признаку, т. е. отражаются суммы с кредита счета (счетов) в дебет соответствующих счетов. Параллельно ведутся ведомости к журналам-ордерам по дебетовому признаку. Записи и в журналы- ордера, и в ведомости осуществляются в хронологическом порядке по датам совершения хозяйственных операций.

По многим счетам бухгалтерского учета журналы-ордера ведутся по одному счету, а по некоторым счетам один журнал-ордер предназначен для нескольких счетов.

Каждый журнал-ордер является одновременно и мемориальным ордером (бухгалтерской проводкой).

Журналы-ордера (ж/о) строятся по кредитовому признаку следующим

образом (см.табл.5.3)

Таблица 5.3

Журнал-ордер № 1 за сентябрь 200___ года

Итоговые данные журналов подлежат записи в Главной книге, в которой каждому счету отводится одна страница, причем записи делаются только по дебету каждого счета с указанием корреспондирующего счета по кредиту. По Главной книге выводится сальдо по каждому счету и составляется сальдовый баланс на начало следующего месяца. Оборотный баланс можно не составлять, т. к. отраженные в нем данные можно видеть в Главной книге.

Таблица 5.4

Пример страницы Главной книги по счету 50 «Касса»

Достоинства журнально-ордерной формы:

- Совмещение синтетического и аналитического учета по ряду счетов, (например, в журнале-ордере № 6 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», ж/о № 7 «Расчеты с подотчетными лицами»), что обеспечивает повышение производительности труда бухгалтеров;

- Отчетные показатели получают непосредственно из учетных регистров благодаря их компактности.

Недостатки журнально-ордерной формы учета:

- сложна по структуре журналов-ордеров;

- ориентирована на ручной труд;

- трудоемка по заполнению некоторых журналов-ордеров.

Автоматизированная форма бухгалтерского учета

C расширением хозяйственной деятельности предприятия увеличивается объем учетной информации и усложняется обработка ее вручную.

Учетная информация вводится в компьютер из первичных документов бухгалтером. Программы содержат алгоритмы решения задач и формы необходимых учетных регистров. Программы могут быть функциональными (для каждого участка бухгалтерского учета: учет основных средств, учет материалов и т. д.) и универсальными.

Функциональные программы разрабатываются для крупных организаций, где каждый участок учета (основных средств, материалов, кассовых, расчетных операций и т. д.) имеет относительно самостоятельную программу обработки данных, специальные формы документации и регистров синтетического учета. Эти программы могут использоваться независимо друг от друга или в комплексе, что позволяет в автоматическом режиме получать сводные регистры в виде Главной книги и установленные формы отчетности. Автоматизация отдельных участков учета на базе функциональных программ требует их дополнительного согласования с применяемой в организации формой учета (журнально-ордерной, мемориально-ордерной и др.).

Универсальные программы состоят из одной или двух частей (модулей) и автоматизируют ведение бухгалтерского учета всех объектов по одним и тем же правилам. Они применимы на малых и средних предприятиях, не зависимо от отрасли и сферы деятельности организации. Учетные регистры таких программ аналогичны применяемым в упрощенной форме учета.

Автоматизация бухгалтерского учета в крупных организациях направлена на создание локальных (местных) вычислительных сетей, когда несколько рабочих мест на базе ПЭВМ соединяются в единую сеть, при этом создаются и используются специальные сетевые программы, обеспечивающие доступ к локальной сети и информации.

Следовательно, все используемые в настоящее время программы

автоматизированной обработки информации («1С Бухгалтерия», «Галактика», «БЭСТ», «Турбо-бухгалтер» и др.) могут отличаться формами выходных документов и приемами ввода первичных данных. Вместе с тем всех их объединяет то, что они функционируют на основе взаимодействия элементов метода бухгалтерского учета: документации, Типового плана счетов, двойной записи на счетах, инвентаризации, оценки и калькуляции, балансового обобщения.

Таким образом, каждая отдельно взятая версия автоматизированной обработки учетной информации представляет собой единство методологических основ бухгалтерского учета, возможностей вычислительной техники и логической последовательности (алгоритма решения) обработки информации, получения выходных данных и возможностью проведения анализа хозяйственной деятельности организации.