Учетные регистры. Оборотная ведомость

Записать операцию в счетах бухгалтерского учета значит отразить ее содержание в бухгалтерских книгах, карточках или свободных листах (ведомостях), которые являются учетными регистрами.

Регистрами синтетического учета являются главная книга, книга «Журнал-Главная», журналы-ордера.

Регистрами аналитического учета являются книги, карточки, ведомости.

Карточки делают из плотной бумаги или тонкого картона и хранят в специальных ящиках (картотеках). Они открываются на год. Открытые карточки регистрируют в специальном реестре для обеспечения контроля за их сохранностью (например, карточки по учету основных средств, материалов, товаров на складе). Для разных уровней аналитического учета открывают разные карточки. Так, для учета расчетов с поставщиком на него заводится отдельная карточка, к которой прилагаются карточки по учету расчетов по каждому договору или счету этого поставщика. При компьютерном способе обработки информации нет необходимости заводить ручную картотеку расчетов с поставщиками.

Ведомости изготавливаются из менее плотной бумаги, они имеют, как правило, большой формат. Их хранят в специальных папках- регистраторах. Ведомости заводятся на месяц или квартал.

Учетные регистры можно заполнять вручную или компьютерным способом.

После регистрации хозяйственной операции в учетном регистре на первичном документе надо сделать пометку о произведенной записи (проставляют номер этой записи). По окончании месяца по каждой странице учетных регистров подводятся итоги.

Итоговые записи синтетических и аналитических регистров надо обязательно сверить путем составления оборотных ведомостей.

Оборотные ведомости - это способ обобщения данных учетной регистрации в счетах бухгалтерского учета. Оборотные ведомости составляются в конце месяца на основании следующих данных: сальдо (остаток) на начало месяца; обороты за месяц; сальдо на конец месяца.

Оборотные ведомости могут составляться по счетам синтетического и аналитического учета.

Пример 8.2/4

Бухгалтер рассчитал заработную плату работников организации и оформил расчетную ведомость. Расчет заработной платы бухгалтер производит на основании табеля учета рабочего времени и документов, в которых установлена заработная плата работников и дополнительные выплаты (трудовые договоры, приказы, штатное расписание).

Расчетная ведомость - это учетный регистр. За май она выглядит следующим образом (в скобках указаны номера балансовых счетов и использованы обозначения: Дт - дебет, Кт - кредит):

Теперь представим хозяйственные операции по начислению и выдаче заработной платы за май в виде бухгалтерских проводок:

Дебет 44 Кредит 70 5500 руб.

Дебет 70 Кредит 68 715 руб. - удержан налог на доходы физических лиц из начисленной заработной платы;

Дебет 70 Кредит 76 750 руб. - удержаны алименты из заработной платы;

Дебет 70 Кредит 50 5000 руб. - из кассы организации выдана заработная плата за предыдущий месяц (образовавшаяся на 30 апреля задолженность организации перед работниками по заработной плате).

По данным расчетной ведомости и с помощью бухгалтерских проводок составим оборотную ведомость за май по балансовому счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»:

Конечное сальдо 4035 руб. (5000 + 5500 - 6465), которое мы получили в расчетной ведомости, совпало у нас с конечным сальдо, полученным в оборотной ведомости.

Пример 8.2/5

В этом примере мы рассмотрим, как составить оборотную аналитическую ведомость.

В организации принята следующая аналитическая структура счета 60:

Торговая организация ведет карточки по каждому поставщику и по каждому договору (счету), полученному от этого поставщика.

По данным аналитической карточки составим оборотную аналитическую ведомость по счету 60.1.1.01.3.01 за март 2008 г.:

4 февраля 2008 г. (до заключения договора № 68) торговая организация получала от ООО «Промторг» товар по счету № 1835 (ШАУ - 2) на сумму 200 000 руб., этот товар был частично оплачен 18 февраля в размере 150 000 руб., а на 50 000 руб. торговая организация выдала собственный вексель. Заполним аналитическую карточку по счету 60.1.1.01.2.01 за февраль:

Оборотную аналитическую ведомость можно составить по любому уровню аналитического учета. К примеру, мы хотим знать состояние расчетов торговой организации с поставщиком ООО «Промторг» на конец февраля по всем действующим договорам. Тогда нам нужна оборотная ведомость по счету 60.1.1.01:

Мы составили аналитическую ведомость в развернутом виде. Если же нам нужна обобщенная информация по поставщику ООО «Промторг», то та же ведомость будет иметь такой вид:

И, наконец, опишем хозяйственные операции за февраль бухгалтерскими проводками:

Если бухгалтерский учет ведется компьютерным способом, то бухгалтер вводит проводки именно в такой структуре. При ручном способе ведения бухгалтерского учета бухгалтер делает разноску в журналах (ведомостях) по синтетическим счетам и субсчетам, а аналитические записи делает в карточках.