6.4. Документация

Любая хозяйственная операция должна быть зафиксирована в документе.

Первичные документы – это письменное доказательство того, что хозяйственная операция совершена или разрешение на её проведение получено [статья 9 ФЗ «О бухгалтерском учете»: 1.

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц;

Документы оформляются в процессе учетной работы, с учетом тех операций и договоров, которые протекали на предприятии, например, денежные средства – целевая установка – для чего.

6.4.1. Классификация документов

I. По назначению

1) распорядительные документы.

Содержат приказ, распоряжение на проведение конкретной хозяйственной операции. Суть: разрешают хозяйственные операции, но факта совершения операции нет. Например, приказы, доверенности, чек на получение денежных средств с расчетного счета.

2) оправдательные документы.

Документы, которые подтверждают факт совершения хозяйственной операции, то есть фиксируют факт хозяйственной операции. Например, расходно-кассовый ордер, накладная по получению товара.

3) документы бухгалтерского оформления.

Документы, которые составляются на основе распорядительных и оправдательных документов: ведомости, в которых накапливается информация для эффективной обработки. Например, начисление амортизационных отчислений.

4) комбинированные документы.

Содержат признаки трех вышеперечисленных групп. Например, авансовый отчет, расчетно-платежная ведомость. Авансовый отчет – отчет по операциям, совершаемых каждым работником.

II. По порядку составления

1) первичные документы.

2) сводные документы.

Составляются на основе первичных документов. Суть – производится обобщение первичных документов. Например, кассовая книга.

III. По содержанию хозяйственной операции

1) материальные документы. Отражают наличие и движение средств и предметов труда (основные средства, нематериальные активы, материальные активы и другие товарно-материальные ценности). Например, акты приема-передачи и списания основных средств, документы на оприходование и списание товарно-материальных ценностей, приходный ордер, материально-заборная карта.

2) денежные документы. Оформляются при оформлении хозяйственной операции, связанной с движением денежных средств. Например, кассовые и банковские операции.

3) расчетные документы. Это документы ,которые отражают расчеты предприятия с юридическими и физическими лицами. Например, расчетные чеки, расчетно-платежные ведомости, авансовые отчеты.

IV. По способу отражения операций.

1) разовые документы. Документы на один или несколько операций.

2) накопительные документы. Документы, которые используются до отчетного периода. Например, лимитно-заборная карта – лимиты на получение конкретных средств для конкретного лица внутри предприятия – поэтому не надо оформлять каждый раз выдачу средства.

V. По месту составления.

1) внутренние документы. Они составляются и обрабатываются внутри организации. Например, авансовый отчет, товарные накладные внутри организации.

2) внешние документы. Поступают от других организаций или документы для других организаций. Например, доверенности, товарно-транспортные накладные, платежные поручения.

VI. По порядку составления.

1) ручной способ.

2) вычислительная техника.

6.4.2. Документооборот

Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив. Для этого разрабатывается схема (график) движения документов [у каких работников когда] для каждого документа. Ответственный – главный бухгалтер. В рамках прохождения документа, он определенным образом обрабатывается:

1. проверка документа по существу.

Изучить целесообразность указанных в документе операций.

2. проверка документа по форме

Проверка на наличие обязательных реквизитов или соответствие унифицированной (утвержденной) форме. Если нет, то документ не имеет юридической силы.

3. группировка, арифметическая проверка, таксировка и контировка.

· группировка – однородные по назначению операции группируются в группы. Цель: сводные данные по совершению конкретной хозяйственной операции.

· арифметическая проверка – натуральные и денежные измерители проверяются. В общем – если данные в числах – суммы. Если в натуральных показателях – произведение и сумма проверяются.

· таксировка – суть: если в документе представлена операция в натуральных измерителях, переводят в денежные.

· контировка – совершаемая в первичном документообороте бухгалтерская запись, то есть отражение бухгалтерской проводки (корреспондирующие счета по дебету и кредиту)

Первичные документы в конце попадают в архив [статья 17 ФЗ «О бухгалтерском учете»: «Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет»].

Примером документооборота может служить набор следующих операций. Пусть одна организация покупает у другой компьютерную технику. Представитель покупателя получает у продавца согласно заказу счет. Покупатель оформляет платежное поручение на имя продавца (т.е. вностит в него реквизиты, сумму, ставит печать и подписи) и передает его в банк. На следующий день (когда продавец получает подтверждение о переводе средств по безналичной оплате) представитель покупателя приходит с оформленной на него доверенностью на получение товарно-материальных ценностей по счету №… Продавец оформляет счет-фактуру, накладную… - документы подтверждающие передачу имущества и погашение обязательства. На основе полученных документов покупатель ставит на учет новое ОС, присваивает ему инвентарный номер, заводит инвентарную карточку…

6.5. Отчетность

ФЗ «О бухгалтерском учете»: «Бухгалтерская отчетность - единая система данных об имущественном и финансовом положении организации и о результатах ее хозяйственной деятельности, составляемая на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам».

Основной документ «О формах бухгалтерской отчетности организаций». Приказ Министерства финансов Российской Федерации № 67н от 22.07.2003. В нем собраны все таблицы, которые составляют бухгалтерскую отчетность. Бухгалтерская отчетность состоит из: (в ред. Федерального закона от 23.07.1998 N 123-ФЗ)

1) Бухгалтерского баланса [форма 1];

2) Отчета о прибылях и убытках [форма 2];

3) Приложений к ним, предусмотренных нормативными актами [форма 3, 4, 5, 6];

Форма 3 – отчет об изменении капитала. Форма 4 – отчет о движении денежных средств.

Форма 5 – приложение к бухгалтерскому балансу – информация о движении нематериальных активов, основных средств, доходы от вложения в материальные ценности, финансовые вложения и т.д…

Форма 6 – отчет о целевом использовании полученных средств (если предприятие получило средства от государства).

4) Аудиторского заключения, подтверждающего достоверность бухгалтерской отчетности организации, если она в соответствии с федеральными законами подлежит обязательному аудиту;

основной документ – ФЗ «об аудиторской деятельности» №119 от 7 августа 2001 года. В статье 7 представлена информация о том, для каких организаций аудиторское заключение обязательно:

· открытых акционерных обществ

· кредитных, страховых организаций, товарных и финансовых бирж, инвестиционных фондов.

· если выручка предприятия или индивидуального предпринимателя от реализации продукции за год больше 500 000 МРОТ или сумма активов баланса на конец отчетного года больше 200 000 МРОТ

· ГУП и МУП при выполнении условий 2 и 3. [здесь подчеркивается, что условия верны и для государственных предприятий]

5) Пояснительной (сопроводительные) записки.

Предназначены для большей информативности для пользователей, то есть более полная характеристика. Также здесь отражаются изменения в учетной политики.

При квартальных отчетах обычно составляют баланс и отчет о прибылях и убытках, при составлении годового отчета заполняют все вышеперечисленные формы. При составлении отчетов данные накапливаются за весть отчетный период.