График документооборота ,его значение и порядок составления

Создание первичных учетных документов или получение их от других организаций, их принятие к учету, обработка, передача в архив называются документооборотом. Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота.

Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждое предприятие составляет его самостоятельно.

Пример графика документооборота приведен в приложении к Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденному приказом Минфина СССР от 29.07.83 №105.

В график документооборота рекомендуется включать следующие разделы:

1. Порядок создания документа:

- количество экземпляров;

- ответственный за выписку;

- ответственный за оформление;

- ответственный за исполнение;

- срок исполнения.

2. Порядок проверки документа:

- ответственный за проверку;

- кто представляет;

- порядок представления;

- срок представления.

3. Порядок обработки документа:

- исполнитель;

- срок исполнения.

4. Порядок передачи документа в архив:

- исполнитель;

- срок передачи.

Разрабатывает график документооборота, как и учетную политику, главный бухгалтер, а утверждает руководитель организации.

Работники организации создают и представляют главному бухгалтеру применяемые на их участках первичные нетиповые документы. Эти первичные документы также должны быть утверждены в приложении к учетной политике

График должен устанавливать рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и, наконец, обеспечивают своевременность составления отчетности.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота в организации осуществляет главный бухгалтер. Целесообразно вручить каждому работнику выписку из графика документооборота, в которой перечислены документы, относящиеся к сфере его деятельности

16.