Контроль касових операцій

5.2.1. Що контролювати у роботі з готівкою

Будь-яке підприємство, незалежно від форми власності, організаційно- правової форми, розмірів тощо зобов’язане дотримуватись правил

оприбуткування та використання готівки.

- правильність оформлення та повнота документального забезпечення готівкових операцій, тобто всі господарські операції, в яких використовується готівка, повинні бути задокументовані;

- дотримання касової дисципліни та збереження коштів в касі; дотримання встановлених лімітів каси тобто граничного розміру суми готівки, що може залишатися в касі в позаробочий час;

- дотримання вимог щодо обсягів готівкових операцій протягом одного дня.

Перелік касових документів досить широкий. Касовими документами є документи касові ордери та відомості на виплату грошей, розрахункові документи, квитанції програмно-технічних комплексів самообслуговування, квитанції Реєстраторів розрахункових операцій, відомості закупівлі сільськогосподарської продукції, інші прибуткові та видаткові касові документи, за допомогою яких відповідно до законодавства України оформляються касові операції, звіти про використання коштів, а також відповідні журнали встановленої форми для реєстрації цих документів та книги обліку. Основним накопичувальним документом, в якому повинні бути відображені всі операції з готівкою є Касова книга, яку складає касир або уповноважений бухгалтер. Аркуші касової книги мають бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені відбитком печатки підприємства.

Книга обліку доходів і витрат, яку застосовують підприємства, які обрали спрощену систему оподаткування, також є касовим документом і застосовується відповідно до законодавства України для відображення руху готівки. Форму відповідної книги обліку доходів і витрат установлено Державною податковою адміністрацією України.

Документи на видачу готівки мають підписувати керівник і головний бухгалтер або працівник підприємства, який на це уповноважений керівником. Якщо ж на документах, які додаються до видаткових касових

ордерів (наприклад, заяви про видачу коштів на відрядження, придбання запасів тощо) є дозвільний напис керівника підприємства, то його підпис на видаткових касових ордерах не обов'язковий.

Найважливішими вимогами щодо дотримання касової дисципліни та збереження коштів в касі є:

- негайний запис кожної операції у касові книзі, щоденне визначення підсумків і здача касиром під розписку касових документів;

виписка бухгалтерією на кожну операцію окремого документу, видаткового чи прибуткового касового ордеру; Слід звернути увагу на те, що видачу готівки касир проводить тільки особі, зазначеній у видатковому касовому ордері або видатковій відомості;

- встановлення Наказом підприємства осіб, які мають право працювати з готівкою (касові операції, здача та отримання готівки в банку)та підписання з ними договорів про матеріальну відповідальність, розробка, затвердження та впровадження посадових інструкцій для осіб, що працюють з готівкою.

Для того, що контролювати обсяги готівки, що знаходиться на підприємстві, законодавчо встановлено необхідність дотримання ліміту каси. Підприємств, що здійснюють операції з готівкою в національній валюті, установлюються ліміт каси та строки здавання готівкової виручки (готівки) до банку.

Зазначимо, що підприємцям ліміт каси та строки здавання готівкової виручки (готівки) не встановлюються.

Підприємства можуть тримати в позаробочий час у своїх касах готівкову виручку (готівку) в межах, що не перевищують установлений ліміт каси. Готівкова виручка (готівка), що перевищує встановлений ліміт каси, обов'язково здається до банків для її зарахування на банківські рахунки.

Дозволяється зберігати готівку понад встановлений ліміт і лише три дні (включаючи день одержання готівки в банку)., у тому випадку, якщо готівкові кошти призначені для виплат зарплат, пенсій, стипендій та дивідендів.

одержану в банку для виплат, що належать до фонду оплати праці, а також пенсій, стипендій, дивідендів (доходу), понад установлений ліміт каси протягом трьох робочих днів,

Якщо приватні підприємці або працівники підприємства за дорученням одержали готівку з поточного рахунку із застосуванням платіжної картки, вони використовують її за призначенням без оприбуткування в касі. Зазначені довірені особи подають до бухгалтерії підприємства звіт про використання коштів разом із підтвердними документами в установлені строки і порядку, що визначені для підзвітних осіб законодавством України, а також документи про одержання готівки з поточного рахунку (чек банкомата, копія видаткового ордера, довідки за встановленими формами, сліп, квитанція торговельного термінала тощо) разом з невитраченим залишком готівки.

Установлення ліміту каси проводиться підприємствами самостійно на підставі розрахунку встановлення ліміту залишку готівки в касі, що підписується головним (старшим) бухгалтером та керівником підприємства (або уповноваженою ним особою)

Якщо підприємством ліміт каси не встановлено (незалежно від причин такого невстановлення), то ліміт такої каси вважається нульовим. У цьому разі вся готівка, що перебуває в його касі на кінець робочого дня і не здана підприємством до банку, вважається понадлімітною.

Крім того, не слід забувати і про те, що існує обмеження щодо обсягів готівкового розрахунку між підприємствам протягом одного дня. Така сума не повинна перевищувати 10000 грн за одним або декількома платіжними документами.

5.2.2. Як здійснювати внутрішньогосподарський контроль

Нормативні документи щодо правил ведення касових операцій розроблені Національним банком України. Однак, контроль за встановленням і дотриманням підприємствами встановлених лімітів каси,

строків здавання готівкової виручки з каси, повноту оформлення касових документів, умов зберігання і видачі готвіки, здійснюють органи державної податкової служби України.

Для забезпечення законності господарських операцій з готівкою, підприємство повинно організувати внутрішньогосподарський контроль таких операцій. Уповноважені суб’єкт такого контролю на підприємстві проводять контроль за такими напрямами:

1) перевіряють достовірність та правильність оформлення касових документів;

Зокрема, підлягають перевірці: наявність і справжність на документах відповідних підписів, а на видатковій відомості - дозвільного напису керівникапідприємства або осіб, які ним уповноважені; правильність оформлення документів, наявність усіх реквізитів; наявність перелічених у документах додатків.

Перевіряється наявність на касових документах підписів касира, а на додатках до видаткового документа - штампа або напису "Оплачено" із зазначенням дати (число, місяць, рік).

Касові документи після складання касиром звіту та оброблення цього звіту комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються в окремі папки та зберігаються відповідно до законодавства України відповідальною особою, на яку керівником покладено обов'язок щодо їх зберігання.

Якщо у касовій книзі виявлені виправлення, то вони повинні бути засвідчені підписами касира, а також головного бухгалтера або особи, що його заміщує.

Підприємства , за умови забезпечення належного зберігання касових документів, можуть вести касову книгу в електронній формі за допомогою комп'ютерних засобів.

2) здійснюється фактичний контроль наявності готівки (інвентаризація коштів);

З метою контролю за схоронністю готівкових коштів на підприємствах проводяться інвентаризації кас. Для проведення інвентаризації каси, що має здійснюватися згідно з наказом керівника, призначається комісія, яка після закінчення інвентаризації каси складає акт про результати інвентаризації наявних коштів. Комісія перевіряє наявність коштів шляхом повного перерахування всіх готівкових коштів, що є в касі, цінних паперів, чекових книжок тощо. Акт складається в двох примірниках і підписується членами інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальною особою.

Один примірник акта передається до бухгалтерії підприємства, другий - залишається у матеріально відповідальної особи.

У разі виявлення під час інвентаризації нестачі або надлишку цінностей у касі в акті зазначається сума нестачі або надлишку і з'ясовуються обставини їх виникнення. Сума нестачі відшкодовується відповідно до законодавства України, а надлишок оприбутковується в касі та зараховується в дохід відповідного підприємства.

У разі автоматизованого ведення касової книги слід проводити перевірку правильності роботи програмних засобів оброблення касових документів.

3) контроль повноти оприбуткування готівкової виручки;

Під час перевірки своєчасного оприбуткування коштів, що надійшли до каси від здійснення господарської діяльності, записи в касовій книзі звіряються за сумами та строками з даними відповідних прибуткових касових ордерів (із залученням у разі потреби таких виправдних документів : розрахункових документів, квитанцій до прибуткових касових ордерів, рахунків-фактур, товарно-транспортних і податкових накладних тощо). Перевіряється також проведення записів щодо реєстрації зазначених ордерів (за сумами і датами) у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів.

За потребою поглибленої перевірки повного оприбуткування в касі готівкових коштів, одержаних з різних джерел, можуть аналізуватися також

обороти за відомістю журналу-ордера 1 за дебетом субрахунку 301 "Каса в національній валюті" порівняно з оборотами за кредитом кожного кореспондуючого рахунку/субрахунку (311 "Поточні рахунки в національній валюті", 37 "Розрахунки з різними дебіторами", 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками", 661 "Розрахунки за заробітною платою", 662 "Розрахунки з депонентами", 681 "Розрахунки за авансами одержаними" та інших рахунків) з подальшим порівнянням їх із відповідними записами в касовій книзі та даними документів, які підтверджують фактичне одержання підприємством певних сум готівки у відповідні строки.

4) дотримання ліміту каси;

Під час перевірки дотримання підприємством ліміту каси визначається наявність самостійно встановленого ліміту каси, уточнюються за наказами, розпорядженнями чи іншими розпорядчими документами суми самостійно доведених підприємством (юридичною особою) лімітів кас своїм відокремленим підрозділам. Під час перевірок з'ясовується те, як підприємство дотримується встановленого ліміту каси, строків і порядку здавання готівкової виручки.

У разі виявлення під час перевірок видаткових касових ордерів або видаткових відомостей, у яких видача готівки з каси не підтверджена підписом одержувача , сума готівки за такими видатковими документами додається до залишку готівки в касі виключно в день, у якому оформлено зазначені видаткові документи, і надалі зазначена сума не береться для розрахунку понадлімітних залишків готівки.

Податкові служби під час проведення контролю руху готівки звертають увагу на обсяги готівки, періодичність та структура її видачі, динаміку порівняно з попередніми періодами. Звертається увага також на строки відкриття підприємством (підприємцем) рахунку; проведення ним операцій, що не є економічно виправданими або суперечать законодавству України (які не відповідають характеру його діяльності; перекази значних сум готівки на рахунки фізичних осіб; надходження і вилучення з рахунків готівки в сумах,

що перевищують звичайний грошовий обіг цього підприємства (підприємця); унесення на рахунки готівки з подальшим переказуванням її в стислі строки іншому підприємству; систематичне або повне зняття значних сум готівки в день її надходження на рахунок тощо).

5.2.3. Штрафи

Здійснюючи операції з готівковими коштами, доречно пам’ятати, що порушення правил готівкового обігу та виявлення таких порушень податковими органами, призводить до фінансових санкцій у вигляді:

Jза перевищення встановлених лімітів залишку готівки в касах - у двократному розмірі сум виявленої понадлімітної готівки за кожний день;

Jза неоприбуткування (неповне та/або несвоєчасне) оприбуткування у касах готівки - у п'ятикратному розмірі неоприбуткованої суми;

J за витрачання готівки з виручки від реалізації продукції (робіт, послуг) та інших касових надходжень (крім коштів, отриманих із кас установ банків) на виплати, що пов'язані з оплатою праці (за винятком екстрених (невідкладних) обставин - соціальних виплат громадянам на поховання, допомоги при народженні дитини, одиноким та багатодітним матерям, на лікування в разі хвороби, компенсацій особам, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи), за наявності податкової заборгованості - в розмірі здійснених виплат;

J за перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки, а також за видачу готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів - у розмірі 25 відсотків виданих під звіт сум;

J за проведення готівкових розрахунків без подання одержувачем коштів платіжного документа (товарного або касового чека, квитанції до прибуткового ордера, іншого письмового документа), який би підтверджував сплату покупцем готівкових коштів, - у розмірі сплачених коштів;

J за використання одержаних в установі банку готівкових коштів не за цільовим призначенням - у розмірі витраченої готівки.

5.2.4. Нормативна база

1. Постанова НБУ від 09.02.2005 № 32 “Про встановлення граничної суми готівкового розрахунку”

2. Постанова, від 15.12.2004 № 637 “Про затвердження Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні”

3. Указ Президента України “Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки” 12.06.1995 № 436/95

5.3.