Организация заготовления и хранения материалов на складе

Материальные ценности поступают от поставщиков, подотчетных лиц, из собственного производства, от ликвидации основных средств, как безвозмездное получение, в счет вклада в уставный фонд предприятия.

Менеджеры, имеющие отношение к товарно-транспортным операциям, должны изучить Инструкцию по заполнению товарно-транспортных накладных формы № TTH-I и товарных накладных формы № ТН-2, а также другие товарные документы.

Предприятия-покупатели заключают договоры поставок с предприятиями- поставщиками. В этих договорах предусматриваются все права и обязанности обеих сторон, объем, ассортимент, сроки поставок, меры ответственности за нарушение условий договора. Отгружая материалы, поставщик высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы - платежное требование-поручение, товарно-транспортную накладную, сертификаты, удостоверения качества, счета-фактуры, квитанцию к железнодорожной накладной и др.

Поступившие документы передаются в отдел материально-технического снабжения (маркетинговая служба), где они тщательно проверяются с точки зрения их оформления и проверки объема поставки, ассортимента, сроков, цен ит. д.

В отделе снабжения на документах поставщика делается отметка о полном или частичном акцепте (согласии на оплату).

Проверенные документы поступают в бухгалтерию, квитанции

транспортных организаций передаются экспедитору для получения груза. Экспедитор, принимая грузы на станции железной дороги, пристани или непосредственно у поставщика, проверяет груз по массе (весу) и числу мест. В случае претензий к транспортной организации (недостача мест, массы груза, бой, порча, повреждение тары и т. д.) с участием начальника станции составляется коммерческий акт, а при хищении груза - и с участием железнодорожной милиции. Такой акт является основанием для предъявления претензии к транспортной организации или же поставщику (ненадлежащая упаковка груза).

При перевозке товаров автомобильным транспортном основным документом является товарно-транспортная накладная (ТТН-1), которую грузоотправитель выписывает в 4 экземплярах: первый остается у грузополучателя и служит основанием для оприходования груза; второй остается у грузоотправителя и служит основанием для списания материальных ценностей; третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и грузополучателя, сдаются перевозчику. Третий служит основанием для расчета за транспорт, и перевозчик его отправит плательщику-заказчику автотранспорта. Четвертый экземпляр прилагается к путевому листу для учета работы транспорта и начисления заработной платы водителю. В TTH-I необходимо правильно и полно заполнить все реквизиты накладной.

При отсутствии расхождений между фактическими данными груза и данными поставщика в TTH-I приходной ордер (форма №М-4) выписывать не следует. На TTH-I ставится штамп грузополучателя с указанием количества и стоимости груза, даты и Ф.И.О. получателя материалов, а также подпись материально ответственного лица.

Когда же при приемке груза расхождения установлены, то приемка груза приостанавливается и создается комиссия с участием представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации для составления акта приемки (форма №М-7), который является основанием для

предъявления претензии поставщику. Фактический груз в этом случае принимается по приходному ордеру (форма №М-4).

Со всеми материально ответственными лицами (экспедиторы, заведующие складами, кладовщики и др.) должен быть заключен договор о полной материальной ответственности в двух экземплярах (один - администрации, второй - экспедитору, заведующему складом).

Материально ответственные лица должны знать Положение о приемке товаров по количеству и качеству, сроках составления актов с учетом специфики товаров, материалов и места составления актов (на станции или складе грузополучателя), знать требования по заполнению товарных документов, в частности TTH-I и ТН-2 (это бланки строгой отчетности, имеющие типографский номер и серию).

Используется и другая форма накладной - товарная накладная (форма № ТН-2), которой оформляется приемка и отпуск груза, если его перемещение осуществляется без участия автотранспортных средств (почтой или нарочным), и заполняется она в двух экземплярах: первый - с подписью и печатью отправителя и получателя груза, остается у грузополучателя; второй - у грузоотправителя.

Поставщик имеет право вносить в накладную оговоренные исправления, а получатель этого делать не имеет права.

При получении материалов непосредственно со склада поставщика экспедитор должен иметь доверенность, которая выписывается в одном экземпляре (форма № М-2, М-2а) и действует не более 15 календарных дней со дня выписки, а при плановых платежах - весь календарный месяц. Гражданским кодексом Республики Беларусь (ст. 187) установлен срок действия доверенности (постоянной) до 3 лет.

Учет выданных доверенностей ведется в специальном журнале (форма

№ М-3).

Неиспользованные доверенности подлежат возврату и аннулированию.

Актом или приходным ордером оформляются грузы, прибывшие без сопроводительных документов поставщика (неотфактурованные поставки). Стоимость груза оценивается по аналогии с предыдущими поставками или по учетным ценам. Поставки относятся в дебет забалансового счета 002 «Товарно­материальные ценности, принятые на ответственное хранение».

Сырье и материалы заказчика, принятые в переработку (давальческое сырье), учитываются у получателя по дебету забалансового счета 003 «Материалы, принятые в переработку».

Поступление материалов из собственного производства, отходов производства, материалов от списания основных средств оформляется накладными на внутреннее перемещение в двух экземплярах: один - для цеха- сдатчика, второй - складу-получателю материалов.

Подотчетные лица приобретают материалы за наличные деньги или расчетные чеки в торговле, на рынках, у населения, у кооператоров. К авансовому отчету должен быть приложен товарный счет и кассовый чек (из магазина), если материалы приобретены на рынке или у населения, то прилагается акт (справка), где указывается дата, место покупки материалов, наименование материалов, их количество и цена, данные паспорта продавца. На поступившие материалы составляется приходный ордер.

На основе Конвенции о договоре международной дорожной перевозки грузов (КДПГ) Министерство транспорта и коммуникаций Республики Беларусь своим постановлением от 24 июня 2004 г. № 23 утвердило бланк международной товарно-транспортной накладной «CMR» и инструкцию по ее заполнению. CMR-накладная является бланком строгой отчетности и применяется всеми юридическими лицами, независимо от формы собственности, и индивидуальными предпринимателями Республики Беларусь при осуществлении международной автомобильной перевозки грузов, начинающейся с территории Республики Беларусь. CMR-накладная

выписывается в четырех экземплярах: первый - для отправителя; второй - для получателя; третий - для перевозчика; четвертый - для расчетов.