3.3. Организация учета материалов на складах и его связь с учетом материалов в бухгалтерии

Организа­ция учета материалов на складах и в бухгалтерии зависит от метода учета материалов. Метод предусматривает порядок и последовательность ведения учета материалов, виды учет­ных регистров, их количество, взаимосверку показателей.

Наиболее прогрессивным и рациональным методом учета материалов является оперативно-бухгалтерский (саль­довый). Возможен также количественно-суммовой метод.

Основные принципы оперативно-бухгал­терского метода:

- оперативность и бухгалтерская достоверность ко­личественного учета на складе при помощи карточек уче­та, которые ведутся материально ответственными лицами;

- систематический контроль работниками бухгалте­рии непосредственно на складе за правильным и своевре­менным документированием операций по движению мате­риалов и ведением складского учета материалов;

- предоставление бухгалтерам права проверки соот­ветствия фактических остатков материалов в натуре дан­ным текущего складского учета;

- осуществление бухгалтерией учета движения ма­териалов только в денежном выражении по учетным це­нам и по фактической себестоимости в разрезе групп ма­териалов и мест их хранения, а при автоматизированном учете - также в разрезе номенклатурных номеров;

- систематическое подтверждение (взаимосверка) данных складского и бухгалтерского учета путем сопо­ставления остатков материалов по данным складского (количественного) учета, оцененных по принятым учет­ным ценам, с остатками материалов по данным бухгал­терского учета.

Оперативно-бухгалтерский метод предполагает распределение функций между бухгалтерией и складом:

Сальдовый метод учета материалов

При оперативно-бухгалтерском методе на складах ведется только количественно-сортовой учет движения материалов. Осуществляется он на карточках учета мате­риалов (форма № М-17).

Разноска из лимитно-заборных карт в карточки уче­та материалов данных об отпуске может производиться и по мере закрытия карт (если они на одну позицию материа­лов), но не позднее 1-го числа следующего за отчетным ме­сяца. В этом случае лимитные карты в течение месяца хра­нятся вместе с соответствующими карточками учета. Оста­ток в карточке выводится после каждой записи. Кладовщик обязан записать учетные цены в документы на приход и расход материалов и проставить номер записи по складской картотеке. В установленные графиком сроки кладовщик со­ставляет реестры сдачи документов на приход и расход ма­териалов с указанием количества документов, их номеров и групп материалов, к которым они относятся. Бухгалтер материального отдела принимает от материально ответственного лица документы при реестрах непосредст­венно на складе, тщательно проверяет правильность отра­жения основных реквизитов, документов в карточках учета (номенклатурный номер, количество, остаток) и заверяет проверку своей подписью, после чего карточка принимает силу бухгалтерского регистра.

Работник бухгалтерии должен также проводить на складах контрольные, выборочные проверки фактического наличия остатка материалов, особенно дефицитных и до­рогостоящих. О выявленных нарушениях в работе матери­ально ответственных лиц и по результатам выборочной проверки замечания вносятся в специальный журнал скла­да и докладываются главному бухгалтеру организации.

По состоянию на 1-е число каждого месяца мате­риально ответственное лицо переносит количественные остатки из карточек в Книгу (ведомость) учета остатков материалов. Эта ведомость открывается бух­галтерией на год по каждому складу, хранится она в бух­галтерии и выдается кладовщику за день до окончания месяца, а 1—2-го числа следующего за отчетным месяца он возвращает ее в бухгалтерию. В обязанность матери­ально ответственного лица входят контроль за соответст­вием фактических остатков по номенклатурным номерам, установленным нормам запасов (максимум, минимум) и сообщение об отклонениях отделу маркетинга.