ИНТРАНЕТ И ИНФОРМАЦИОННЫЙ ПОРТАЛ КАК СРЕДСТВА КОЛЛЕКТИВНОГО ДОСТУПА К КОРПОРАТИВНОЙ ИНФОРМАЦИИ

C точки зрения пользовательского интерфейса в корпоративных компьютерных сетях предприятий наибольшую популярность завоевал интранет.

Интранет — это сеть на основе интернет-технологий, предназначенная для управления информацией и доступа к приложениям внутри компании.

Основные особенности интранета:

• быстрый доступ к информации;

• единый интерфейс для работы с разнородными данными;

• удобство публикации документов;

• совместное использование внешней информации и корпоративного опыта (знаний);

• оперативная реакция на события;

• новые бизнес-возможности компании. Внутри компании создается целый комплекс сервисов, который позволяет провести четкое распределение ролей по группам, осуществить коллективное оформление и обсуждение документов (веб-дискуссии, веб-папки, подписка на опубликованные документы, удобный поиск и доступ по ссылкам в тексте), организовывать совещания, аудио- и видеоконференции и управлять потоками информации в режиме, близком к реальному времени (рис. 8.1.1).

Рис. 8.1.1. Пример структуры интранета

Развитием интранета является создание внутрикорпоративного веб-сайта для сотрудников компании (knowledge workers) — информационного портала. Портал обеспечивает единую точку доступа сотрудников к информации компании, причем этот доступ строго персонализирован и в то же время удобен.

Успех любой компании определяется степенью совершенства совместного использования информации как между сотрудниками, так и при взаимодействии с поставщиками, партнерами и заказчиками. Небольшие и специализированные группы применяют нестандартные методы совместной работы, совместного использования документов и обмена сведениями о ходе выполнения проекта.

Большим группам, использующим в своей работе структурированные процессы, необходимы более мощные средства управления информацией. В частности, им требуются такие формальные процессы, как публикация, а также возможность производить поиск и сбор различных по формату данных из разнообразных источников. При таком сценарии организации требуется установка веб-порталов.

Важно отметить, что к привычным средствам совместного использования информации, включающим электронную почту, файловые серверы и локальные жесткие диски, добавляется механизм сбора материалов со всей организации, объединенный в рамках единого веб-портала. Благодаря этому пользователи всегда могут найти необходимую для принятия более продуманных решений информацию независимо от места ее фактического хранения. Для обеспечения указанной возможности требуются мощные средства поиска, а также возможность управления большим количеством данных, хранящихся в разнообразных источниках. Подразделениям компаний также необходимы мощные функции управления документами, в том числе структурированные процессы публикации, обеспечивающие полноту и актуальность публикуемой информации.

Создание в интранете такой системы сконфигурированных веб-узлов, объединенных в веб-портал, возможно двумя путями:

1) использование работы группы программистов и веб-дизайнеров;

2) установка сервисного программного обеспечения (ПО), с помощью которого сами сотрудники компании смогут создать указанную структуру веб-портала. Примером такого ПО является разработка Microsoft: службы SharePoint Team Services и сервер SharePoint Portal Server.

Рассмотрим второй вариант.

Работа небольших компаний или подразделений может поддерживаться службами SharePoint Team Services (табл. 8.1.1). В этом случае отсутствует специально выделенный администратор, который управлял бы веб-сайтом, делал бы регулярное резервное копирование баз данных и документов.

Службы SharePoint Team Services

Таблица 8.1.1

Сервер SharePoint Portal Server

Одним из основных механизмов веб-портала является индексация и поиск. Система должна обеспечивать распознавание информации в файлах различных типов (документах Office, HTML- файлах, текстовых файлах, графических файлах TIFFvi др.). Суть индексации состоит в организации информации по различной тематикой. При этом необходимо создать разветвленную систему категорий и определить правила, по которым документы должны

относиться к этим категориям. Это можно сделать вручную, привязав каждый из документов к той или иной категории, либо автоматизировать этот процесс привязки. Алгоритм работы таких автоматизированных систем следующий: следует вручную отнести около 20 типовых документов к каждой категории, а затем при поступлении нового документа система автоматически, сравнивая по полнотекстовому содержанию, проиндексирует его и отнесет к нужной категории. Таким образом информация автоматически распределяется по тематике.

В рассматриваемых системах поиска часто используется технология «наилучший выбор» {Best Bets). Она состоит в том, что координатор проекта может при создании категорий «привязать» к конкретной категории или документу некий флажок, говорящий о том, что этот документ будет «наилучшим выбором», т.е. данная информация будет наиболее релевантной для данного ключевого слова или набора терминов.

Следующим механизмом веб-портала, без которого невозможна эффективная работа компании, является подписка сотрудников на документы по категориям (ключевым словам, выражениям, названиям). Подписка позволяет оперативно отследить появление и изменения документов и другой информации. Можно осуществить индексацию как внутренних источников информации, так и внешних. Например, для оперативного получения всех документов, связанных с клиентами фирмы, необходимо подписаться на входящие документы с индексацией по наименованиям клиентов. Для отслеживания новых программ конкурентов можно проиндексировать несколько страниц новостей сайта конкурентов и подписаться на них. При этом отпадет необходимость регулярно заходить на сайт конкурентов. Все необходимые документы и информация сами найдут заказчика. Для целей индексации и поиска информации компании выделяют отдельные серверы.

При работе с документами в системах веб-порталов реализуется так называемая функция Check out, контроль версии, где можно задавать маршруты утверждения, т.е. в момент создания документа, при его публикации можно задать маршрут утверждения. Координатор проекта оценит этот документ, прежде чем он будет опубликован на портале. Существуют разные маршруты утверждения документов — последовательные либо параллельные. Документ увидят внешние пользователи только тогда, когда ему будет установлен статус опубликованного.

Веб-портал позволяет обеспечить удобный доступ пользователей к различным приложениям. Последнее означает, что интранет и веб-портал напрямую связаны с мощными программными комплексами, автоматизирующими управленческую деятельность в компаниях, на предприятиях.