ПОНЯТИЕ СВОДНОЙ ТАБЛИЦЫ И ЕЕ СОЗДАНИЕ

Создание сводных таблиц позволяет экономить много времени и сил при обработке и анализе данных.

Сводная таблица — это таблица, полученная из первоначальной таблицы в соответствии с заданными критериями и содержащая обобщенные данные.

Рис. 3.13.1. Расходная ведомость по складу строительных материалов

Рис. 3.13.2. Сводная таблица по фамилиям, материалам и кварталам

Конечно, можно сводную таблицу построить путем выборки данных и их суммирования. Но это очень трудоемкое, утомительное занятие. Как построить сводную таблицу более легким способом?

Для построения сводной таблицы необходимо выделить исходную таблицу и вызвать мастер сводных таблиц, выполнив команду «Данные» —> «Сводная таблица». В результате откроется первое диалоговое окно «Мастер сводных таблиц и диаграмм» (рис. 3.13.3).

Рис. 3.13.3. Первое диалоговое окно «Мастер сводных таблиц и диаграмм»

В данном окне необходимо указать источник данных, на основе которых будет строиться сводная таблица.

Эти данные можно взять:

• из текущей или любой другой рабочей книги;

• внешнего источника данных, например данные в формате dBase, Ms Access и др.;

• нескольких диапазонов консолидации данных;

[1] другой сводной таблицы.

В нижней части окна находятся знакомые нам кнопки. Нажав кнопку «Далее», мы переходим во второе диалоговое окно (рис.

В этом окне можно уточнить диапазон. Кнопка «Обзор...» позволяет выбрать файл, с которого можно взять данные для создания сводной таблицы.

Рис. 3.13.4. Второе диалоговое окно «Мастер сводных таблиц и диаграмм»

Следующий шаг приводит к открытию третьего окна (рис. 3.13.5). В данном окне справа находятся кнопки с названиями столбцов исходной таблицы. Эти названия с помощью мыши можно перетаскивать в поля «Строка», «Столбец», «Данные», «Страница», создавая необходимый макет сводной таблицы (рис. 3.13.6)

Рис. 3.13.5. Третье диалоговое окно «Мастер сводных таблиц и диаграмм»

Перетащим в поле «Строка» имена «ФИО» и «Название», в поле «Столбец» — «Дата», в поле «Данные» — «Сумма». Если дважды щелкнуть по имени, то можно открыть окно для различных опций настройки (выбор функции, форматирование).

На следующем шаге открывается четвертое диалоговое окно мастера сводных таблиц, в котором указываются адрес ячейки, с которой начинается сводная таблица, и ее имя (рис. 3.13.7). В этом окне содержатся и некоторые параметры настройки сводной таблицы, позволяющие выводить общие итоги по столбцам и строкам, сохранять данные с макетом таблицы и автоматически ее

Рис. 3.13.6. Создание макета сводной таблицы

Рис. 3.13.7. Четвертое диалоговое окно «Мастер сводных таблиц и диаграмм»

форматировать. Указанные настройки можно отменить или активизировать. Нажав кнопку «Готово», мы получим сводную таблицу по конкретным датам, которая представлена на рис. 3.13.8.

Рис. 3.13.8. Сводная таблица по конкретным датам

Для получения сводной таблицы по кварталам необходимо поставить табличный курсор в сводной таблице на любую ячейку с датой и вызвать щелчком правой клавиши контекстно-зависимое меню, в котором необходимо активизировать команды «Группа и структура» —> « Группировать».

В результате откроется диалоговое окно «Группирование», в котором указываются параметры группировки (начальная и конечная даты, по годам, кварталам, месяцам и т.д.) (рис. 3.13.9). Мы выбираем группировку по кварталам и получаем требуемую сводную таблицу (см. рис. 3.13.2).

Рис. 3.13.9. Диалоговое окно «Группирование»