СЕРИЙНЫЕ ПИСЬМА И ДОКУМЕНТЫ, ИХ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ В АВТОМАТИЗАЦИИ РАБОТЫ ОФИСА

Для создания и применения специальных документов, одинаковых по содержанию, но имеющих, например, разных адресатов, в MS Word предусмотрена сервисная функция «Слияние».

Процедура реализации функции слияния происходит с использованием мастера слияния, при помощи которого можно создать письмо, сообщение электронной почты, сделать надписи на конвертах, создать лист с наклейками, сформировать список или каталог.

Слияние предусматривает наличие по меньшей мере двух основных компонентов: источника данных и основного документа слияния.

Источник данных — документ, содержащий список, оформленный в виде таблицы, заполненной по определенным правилам. Источником данных могут выступать как собственные таблицы MS Word, так и таблицы Excel, адресная книга, таблицы MSAccess. В такой таблице столбцы называются полями, а строки — записями. В первой строке таблицы располагаются названия полей. Документ-источник представляет собой последовательность записей данных, каждая из которых состоит из полей данных, имеющих свое уникальное имя. Все записи должны иметь одинаковый формат, т.е. состоять из одних и тех же полей данных.

Основной документ — документ MS Word, представляющий собой, например, текст приглашения на презентацию нового офиса фирмы, где вместо конкретных фамилий, имен и адресов вставляются поля слияния — поля MS Word, связывающие основной документ с источником данных.

В результате подстановки значений полей в текст основного документа, как правило, создается новый, третий документ, в котором для каждой записи источника данных создается новая страница.

Мастер слияния призван облегчить процесс создания документа слияния. Он может быть вызван из меню «Сервис» —> «Письма и рассылки» -э «Мастер слияния». В результате на экран выводится панель «Слияние» (рис. 2.3.13), предлагающая за шесть шагов создать документ слияния.

Первый шаг — выбор типа основного документа.

Второй шаг — выбор способа создания основного документа: объявление основным текущего документа, создание документа на основе шаблона или открытие уже существующего документа.

Рис. 2.3.13. Панель «Слияние»

Третий шаг — создание списка получателей — определяет способ получения данных: использование уже имеющегося списка, создание нового списка или использование в качестве списка «контактов Outlook».

В случае выбора нового списка на экран выводится диалоговое окно «Новый список адресов», в котором в виде формы выводится новый источник данных уже сформированными полями данных. Для изменения структуры источника данных (переименования, удаления, добавления полей данных, а также для изменения порядка полей) предназначена кнопка «Настройка».

После уточнения структуры источника данных его надо наполнить конкретной информацией.

Четвертый шаг — создание текста основного документа. На этом этапе набирается текст основного документа и в нужные места вставляются поля слияния. Для удобства работы на этом шаге на панели «Слияние» выводятся ссылки «Блок адреса», «Строка приветствия», «Почтовая марка», «Другие элементы».

Пятый шаг — просмотр результатов слияния с возможностью регулирования количества создаваемых писем.

Заключительный, шестой шаг— позволяет осуществить немедленную печать результатов слияния или по ссылке «Изменить часть писем» вывести на экран в новом окне документ, получившийся в результате слияния, и внести при необходимости последние изменения перед печатью.

Главным достоинством функции «Слияние» является то обстоятельство, что однажды созданный основной документ может быть многократно использован с минимальными затратами времени, а однажды созданный, хорошо структурированный источник данных может быть использован как для создания других серийных документов, так и для других целей.

Ключевые понятия

Автозамена Поле слияния

Автотекст Поле Word

Документ слияния Примечание

Закладка Сноска

Знак сноски Сортировка данных

Значение поля Столбец

Источник данных Строка

Код поля Таблица

Концевая сноска Указатель

Обычная сноска Формула

Оглавление Ячейка

Основной документ

Вопросы для самоконтроля

1. Какие средства предусмотрены в Microsoft Word для создания таблиц?

2. Как преобразовать таблицу в текст и текст в таблицу?

3. Что означает автоформатирование таблицы?

4. Для чего создаются элементы автотекста?

5. Какие контрольные функции возлагаются на сервисную функцию «Автозамена»?

6. Цель создания примечаний?

7. В чем отличие обычных сносок от концевых?

8. Для чего используются ПОЛЯ?

Перечислите и охарактеризуйте типы полей MS Word.

10. Какие типы сортировки применяются в текстовом процессоре?

11. Как реализовать возможность вычислений?

12. Охарактеризуйте основные шаги по реализации функции «Слияние».

Задания для самостоятельной работы

1. Нарисуйте и заполните таблицу, содержащую расписание занятий на неделю, с использованием панели инструментов «Таблицы и границы».

2. Наберите текст, содержащий перечень изучаемых дисциплин, и преобразуйте его в таблицу, состоящую из трех столбцов, таким образом, чтобы каждый предмет находился в отдельной ячейке.

3. Скопируйте таблицу и копию преобразуйте в текст таким образом, чтобы каждая ячейка представляла самостоятельный абзац.

4. Создайте оглавление с использованием стилей и поля «ТС».

5. Создайте элемент автотекста, позволяющий вывести на экран фамилию, имя и отчество после ввода инициалов.

6. Для первого слова преобразованной таблицы создайте примечание с информацией о том, что следующий ниже текст является результатом преобразования таблицы в текст.

7. В таблице, содержащей перечень предметов, для дисциплины «Иностранный язык» создайте сноску, определяющую, какой именно язык изучается.

8. Вставьте поля «Дата» и «Время» в начале документа.

9. Пометьте несколько слов как элемент указателя и вставьте предметный указатель в конец документа.

10. Создайте источник данных и основной документ, содержащий приглашение на презентацию нового офиса фирмы. Воспользуйтесь функцией слияния для создания персональных приглашений.

Список РЕКОМЕНДУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Сагман С. Microsoft® Office ХР: Пер. с англ. — M.: ДMK-Пресс, 2002.-С. 96-121.

2. Власенко С.Ю. Microsoft® Word 2002. — СПб.: БХВ-Петербург, 2002. - С. 235-375.

3. Стоцкий Ю. Самоучитель Microsoft® Office XR — СПб.: БХВ- Петербург, 2002. - С. 138-150.