СОРТИРОВКА ДАННЫХ И ВЫЧИСЛЕНИЯ

Сортировка. Наиболее часто процедура сортировки (упорядочивание текста или чисел) применяется в таблицах. Правила сортировки зависят от типа информации, содержащейся в ячейках. MS Word различает три типа данных — текст, числа, дата и время.

Тип сортируемых данных может быть как определен автоматически, так и установлен вручную.

Сортировка данных типа текст сортирует содержимое ячеек таблицы, даже если в них находится числовая информация, в порядке возрастания (убывания) кодов символов. Таким образом, в результате выполнения сортировки по возрастанию вверху окажутся ячейки, текст в которых начинается с символов «!», «#», «$» и т.д., затем с цифр, а затем ячейки, слова в которых начинаются с букв латинского алфавита и букв национального алфавита в соответствии с правилами используемого языка.

При выполнении сортировки чисел сортировке подвергнутся только ячейки, содержащие числа или хотя бы начинающиеся с числового значения. Все нечисловые ячейки будут перемещены вверх (при сортировке по возрастанию) или вниз (при сортировке по убыванию). Сортировка таких ячеек производиться не будет.

Сортировка по дате и времени будет осуществляться только для ячеек, содержащих календарные даты и время. Символами-разделителями для даты считаются «—» , «/», «.», а для времени — «:». Все остальные ячейки упорядочиваться не будут, а будут лишь перемещены вверх или вниз в зависимости от порядка сортировки.

Определение порядка сортировки происходит в диалоговом окне «Сортировка» (рис. 2.3.11), которое можно вызвать из меню «Таблица» —> «Сортировка».

MS Word позволяет установить до трех уровней сортировки. На каждом уровне из списка выбирается номер или имя столбца, определяется тип данных, устанавливается порядок сортировки.

Второй уровень сортировки может быть задействован лишь в том случае, если две и более ячейки, отсортированные на первом уровне, имеют одинаковые значения.

Рис. 2.3.11. Диалоговое окно «Сортировка»

Переключатели «со строкой заголовка» и «без строки заголовка» позволяют определить, должны ли быть задействованы при сортировке ячейки первой строки таблицы. Если выбирается переключатель «со строкой заголовка», то ячейки первой строки таблицы будут выступать в качестве заголовков столбцов и их содержимое будет выводиться в списках «Сначала по» и «Затем по». В противном случае (без строки заголовка) все ячейки таблицы или выделенного диапазона будут принимать участие в сортировке, а в списках «Сначала по» и «Затем по» будут выводиться порядковые номера столбцов.

Для выполнения сортировки в таблице могут быть задействованы кнопки йі на панели инструментов «Таблицы и границы». Однако в этом случае первая строка таблицы (выделенного диапазона) будет автоматически считаться строкой заголовка, тип данных определится автоматически, а сортировка может быть выполнена только на одном уровне и только по значениям крайнего левого столбца.

Кроме таблиц сортировка может выполняться и в тексте документа — в этом случае, как правило, по абзацам.

В служебных целях сортировка применяется и при реализации некоторых сервисов, например при создании указателей.

Вычисления. Так же как и сортировка, вычисления происходят в основном в таблицах. Для выполнения вычислений в таблицах MS Word использует методы, аналогичные методам, применяемым в таб- личных процессорах. Вычисления могут производиться только для ячеек, содержащих либо числовую информацию, либо формулы.

Результат вычислений вставляется в ячейку в виде поля. Однако в отличие от табличных процессоров при изменении данных автоматический пересчет не выполняется. Для получения нового значения необходимо выполнить процедуру обновления ПОЛЯ (контекстное меню поля —> команда «Обновить поле»).

Вставка формулы происходит при помощи диалогового окна «Формула», которое вызывается из меню «Таблица» —> «Формула» (рис. 2.3.12).

Рис. 2.3.12. Диалоговое окно «Формула»

При написании формулы могут использоваться числа, ссылки на ячейки, знаки сложения, вычитания, умножения, деления, возведения в степень, скобки для изменения порядка вычислений, а также встроенные функции из списка «Вставить функцию:». При использовании ссылок на ячейки нужно помнить о том, что адрес ячейки состоит из двух частей: буквы латинского алфавита, обозначающей номер столбца, и цифры, обозначающей номер строки. Пересечение столбца и строки и дает адрес ячейки, например А4 ячейка находится в первом столбце на 4-й строке.

Если формула не содержит ссылки на ячейки, а только числовые значения, то вполне допустимо применение вычислений и в простом тексте.