1.3 Системный подход к управлению затратами на обеспечение качества продукции

Одним из основных положений системного подхода является использование категории системы при исследовании объективных процессов и яв лений. Системой называется объективное единство закономерно связанных друг с другом предметов или, целое, состоящее из частей, упорядоченных по определенному закону или принципу.[87]

Системный подход представляет собой наиболее четко обоснованную основу для управления любыми процессами, позволяя вскрывать и анализировать составляющие и последовательно сочетать их друг с другом.

Преимущества применения системного подхода по сравнению с иерархическим представлены в таблице 1.7[92]

Таблица!.7 - Сравнительная характеристика иерархического и системного подходов к менеджменту

Иерархический подход к менеджменту Системный подход к менеджменту Происхождение Прусская армия, впервые использовались в бизнесе при строительстве железной дороги в 1840г. Демииг и первые представители системного мышления; впервые использовался в бизнесе в 1950г. в Японии Фокус На менеджмент Ыа клиента * Качество достигается за счет , Качественной работы каждого Создания и эксплуатации систем, создающих качество Продукция совершенствуется за счет совершенствования людей системы На современном этапе развития научной мысли актуальным является не просто создание системы, а системы, обладающей синергетическим эффектом, т.е. когда эффект от их совместной реализации оказывается больше, чем сумма отдельных эффектов.

Несмотря на миогоаспектность системного подхода, считается наиболее важными следующие: элементный, функциональный, организационный, коммуникационный, процессный и средообразующий аспекты (рис. 1.9),

Рисунок!.9 - Системный подход к управлению

Элементный аспект предполагает представление организации системы управления затратами на обеспечение качества продукции как совокупности. В качестве элементов системы управления затратами на обеспечение качества продукции следует определить: кадры, информация, техника, методы управления. Среди представленных элементов системы управления затратами на обеспечение качества продукции особого внимания заслуживают методы управления. В зависимости от содержания различают экономический, организационно-распорядительный и социально-психологический методы. [81] Целевые направления выделяемых методов управления представлено в таблице 1.8.

Таблица 1.8-Методы управления затратами на обеспечение качества продукции

в процессе производства

Метод управления Целевые направления Экономический Планирование, анализ затрат на обеспечение качества продукции, экономическое стимулирование персонала за достижение заданных (улучшенных) показателей качества продукции Организационно-распорядительный Организация процесса управления затратами на обеспечение качества продукции, определение прав и обязанностей работников структурных подразделений, их взаимосвязей и взаимодействия, организация технологии управления затратами на обеспечение качества продукции, включая информационное обеспечение Социально-психологический Поддержка и развитие культуры производства в области обеспечения качества, социализация персонала в системе философии качества, разработка программы нематериального стимулированию, тренинг Системность позволяет представить организацию в единстве состав-

ляющих ее элементов, когда все элементы и части системы служат достижению общих целей, стоящих перед ней.

Система качества по новой версии стандартов ИСО 9000 - «это система, целевой установкой которой является обеспечение необходимого потребителю качества, но с минимальными затратами». На наш взгляд считается целесообразным уточнить не с минимальными, а с оптимальными затратами, т.к. более логичным является соотношение высокого качества и оптимального размера затрат.

Коммуникационный аспект исследует различные виды связей в системе управления затратами на обеспечение качества продукции, организацию их осуществления. Система - это не множество подсистем, а целостный объект, допускающий выделение различных подсистем (система не тождествен

на никаким подсистемам) (рис. 1.10). Для более эффективной реализации процесса управления в системе выделение управляющей, управляемой и обеспечивающей подсистемы считается наиболее целесообразным. Система, формирующая управляющее воздействие называется управляющей подсистемой. В создаваемой системе это ни что иное как сам процесс управления, включающий в себя все выделенные функции. Система, испытывающая на себе внешнее воздействие называется управляемой подсистемой - т.е. затраты на обеспечение качества есть объект управления. Обеспечивающей подсистемой будет выступать подразделение, выполняющего роль сбора релевантной информации для работы системы.

ординируются таким образом, чтобы все структурные подразделения предприятия работали согласованно для достижения общей цели. На японских предприятиях проводятся так называемые функциональные совещания. Приведем пример, сразу после нефтяного кризиса прибыль от продаж модели «Тойта Королла» стала заметно падать, поскольку из-за новых цен на нефть увеличились ее издержки.[83] В результате согласованных усилий всех подразделений, которые руководствовались решениями функционального совещания, к исходу 6 месяцев первоначальный план был выполнен на 128%.

Однако рассмотрение внутренних связей системы недостаточно для ее полной характеристики.

Функциональный аспект системного подхода характеризуется реализуемыми функциями управлениями затратами на обеспечение качества продукции, подробно которые были представлены в п. 1.2. Компания «Тойта» в основу управления затратами вкладывает 4 составляющие: планирование затрат, планирование капиталовложений, фиксация уровня затрат, улучшение стоимостных показателей.[83] Все эти компоненты подчинены системности, но главное определить цель ведь управление не должно сводится лишь к простому снижению затрат. Таким образом, целью создания системы управления затратами на обеспечение качества является одним из направлений непрерывного увеличения эффективности работы всего предприятия. Создаваемая система ориентирована на задачи управления и призвана обеспечить руководство информацией, нужной для принятия обоснованных решений и для успешной реализации полного перечня управленческих функций на всех этапах управленческого цикла; необходимо добиться перехода от простого учета затрат на качество к управлению затратами в рамках единой экономической системы организации, т.е. системой управленческого учета. Каждая организация состоит из 3 основных элементов: группы людей, которые преследуют общую цель, используя системы, процессы и методы. [92] Цель - необходима для создания системы. В соответствии с Демингом - без цели нет системы. По его мнению, 96% всех дефектов (несоответствий) возникает из-за несовершенства системы и только 4% - из-за ошибочных действий людей.

На основе изученной литературы, предполагается, что выполнение конкретной функции не может быть распределено определенному подразделению. Сложившиеся за долгие годы на российских предприятиях «разделение труда» именно на экономические подразделения возлагает ответственность за экономические результаты (прибыль, себестоимость, производительность и др.), в то время как на них оказывают влияние все без исключения подразделения. Складывается парадоксальная ситуация: «деньги тратят все», а планировать и контролировать их использование должна экономическая служба. И поэтому не хватает «и пряников сладких» и денег всегда не хватает на всех[25]. В процесс управления затратами на обеспечение качества продукции должны быть вовлечены все подразделения и отделы, стремящиеся к единой цели. Обнаружение затрат на обеспечение качества возможно лишь при условии ведения на предприятии управленческого учета, тж. потери от брака, отражающиеся в бухгалтерском учете не являются всей совокупностью затрат на обеспечение качества продукции. Системность предполагает тесное взаимодействие и переплетение функций управления затратами на обеспечение качества во всех подразделениях. В связи, с чем сотрудники, участвующие в процессе управления затратами должны стать командой, которая должна принять новую философию, строящаяся на двух предварительных условиях: [92]

1. Команда должна поддерживать клиентов, системы и совершенствование. Мир бизнеса меняется от эры индивидов, иерархии и контроля к эре клиентов, систем и совершенствования. Командная философия должна отражать этот новый взгляд.

2. Команды должны не только поддерживать систему, но еще и быть системой. Так же как общая ценность команды должна превышать сумму ценностей ее членов (это называется синергией), так и общая ценность всех команд в организации должна превышать сумму ценностей отдельных команд. Синергия и взаимозависимость должны существовать не только внутри команд, но и между ними. Нужна система команд - взаимодействующая сеть усилий - действующая синхронно по направлению к общим целям. Это требует иного характера лидерства в менеджменте.

Системное рассмотрение различных видов затрат предполагает определенное построение, в котором закладывается субординация и взаимосвязь затрат. Таким образом, создается информационная модель экономической системы для реализации способов управления затратами как в определенных разрезах затрат, так и в целом. Системный подход упорядочивает аналитическую работу, позволяет оптимизировать управление.

Организационный аспект предполагает выделение основных структурных подразделений - участников управления затратами на обеспечение качества продукции. Затраты на обеспечение качества определяются при помощи установления релевантных для конкретного предприятия элементов затрат. Хотя это звучит логично, однако на практике это не так-то легко осуществить, т.к. затраты на качество всегда входят в состав других затрат, охваченных финансовой бухгалтерией предприятия.

Распределение затрат по видам и элементам не является единственной проблемой, с которой приходится сталкиваться при определении затрат на качество. В производственном подразделении затраты на качество еще довольно легко определяются, т.к. здесь в распоряжение предоставляются все необходимые данные. А во многих других отделах предприятия, таких как, например, отдел сбыта, администрация, и т.д., а также на предприятиях, занимающихся только оказанием услуг, ситуация гораздо сложнее, т.к. здесь часто в наличии не имеется никаких данных. Исходя из изученного материала видно, что затраты на дефекты в так называемых непрямых отделах (обеспечивающие производство) предприятия как минимум составляют такую же сумму, как в производственных отделах. Отсюда возникает требование: в непрямых отделах, т.е. тех, которые прямо не включены в производственный процесс, также должны быть определены затраты на дефекты и приняты в логической последовательности вытекающие меры по предотвращению брака. Важными средствами для этого являются описание процесса, контрольные листы, а также тренинги сотрудников. Таким образом, затраты на качество должны быть определены во всех отделах предприятия.

Затраты формируются в процессе всей воспроизводственной деятельности предприятия, на всех ее этапах от планирования разработок продукции до ее реализации и послепродажного обслуживания и во всех звеньях. Если поэтапно определить и конкретизировать затраты на обеспечение качества и увидеть когда, т. е. на каком этапе деятельности, и где, в каком подразделении, они возникают, то процесс управления достигнет максимального эффекта.

В фирме "Toyota" выделяют следующие этапы деятельности в области обеспечения качества; планирование выпуска изделий, конструирование изделия, подготовка производства, производство, производственный контроль, реализация и обслуживание, проверка качества в эксплуатации. При этом гарантией качества на перечисленных этапах являются определенные обязанности и действия каждого подразделения[83,112]. Анализ показал, что все этапы деятельности фирмы включают в себя элементы управления затратами. Затраты на качество связаны не только непосредственно с производством продукции, но и с управлением этим производством. Но опять же нет четкого выделения затрат на обеспечения качества. Также наблюдается своеобразность функций управления, которые, по мнению диссертанта, переплетаются с производственными процессами, что в значительной степени затрудняет выделение элементов управленческого цикла.

Любая система есть постоянно повторяющийся процесс. Система должна изменяться, развиваться, переходить из одного состояния в другое, оставаясь системой. Процессный аспект системного подхода рассматривается с точки зрения этапов принятия и реализации управленческих решений в области затрат на обеспечение качества продукции. Известно, что выделяют следующие этапы принятия управленческих решений: сбор информации, подготовку и принятие решений, доведение решений до исполнителей, контроль за выполнением решения. Управление затратами на обеспечение качества продукции предусматривает особый этап - соотнесение выявленных затрат на обеспечение качества продукции к группе управляемых или неуправляемых затрат.

Средообразующий аспект системного подхода к управлению представляет собой группировку затрат на обеспечение качества продукции по местам их возникновения.

Считается возможным согласиться с Харрингтоном Дж. в том, что условием совершенствование деятельности организации является изменение систем управления и контроля текущих процессов. Большинство ошибок допускается не по вине сотрудников; они всего лишь невольные исполнители, вынужденные работать в обстановке, которая зачастую контролируется с помощью устаревших и громоздких систем. Руководители также не допускают ошибок; единственная их ошибка заключается в том, что они позволяют функционировать системам, которые не настроены должным образом на потребности сегодняшнего дня. Устраняя допущенные ошибки, мы не должны критиковать исполнителей. Проблема кроется не в них. Главный удар следует направить против систем, с помощью которых регулируется и контролируется деятельность организации. После этого необходимо создать процедуры, позволяющие регулярно приводить эти крайне важные системы в соответствие с постоянно изменяющимися условиями.[115]

Таким образом, система управления затратами на обеспечение качества продукции представляет собой основу для управления затратами на обеспечение качества. Реализация исследуемой системы возможна при создании управленческой службы. Выводы по главе 1:

В процессе теоретического анализа проблемы управления затратами на обеспечение качества продукции установлено, что затраты на обеспечение качества являются важным фактором конкурентоспособности предприятия. Экономическая обоснованность достижения определенных показателей качества является весьма актуальной в эпоху постиндустриальной экономики.

Неоднозначность либо отсутствие понятийного аппарата исследуемой области продиктовали автору диссертации необходимость уточнить определение затрат на обеспечение качества и управление ими, предложить классификацию затрат на обеспечение качества, отличающуюся единством и системностью, а также приспособленностью для целей управления.

Базируясь на классических функциях управления выделены особенности функций управления затратами на обеспечение качества продукции в процессе производства.

Ключевыми аспектами системного подхода, представляющего собой обоснованную основу для управления любыми процессами, являются элементный, функциональный, организационный, коммуникационный, процессный и средообразующий аспекты. В диссертационной работе автор определяет содержание выделенных аспектов системного подхода к управлению затратами на обеспечение качества продукции в процессе производства.