6. Информационная база ЭА

Качество ЭА в значительной мере зависит от состояния информационной базы (ИБ).

Информационной базой для ЭА служат:

а) учетные источники информации – бухгалтерский учет и отчетность, статистический учет и отчетность, оперативный учет и отчетность, выборочные учетные данные;

б) внеучетные источники информации – материалы ревизий, аудиторских проверок, лабораторного и врачебно-санитарного контроля, проверок налоговых служб, собраний и конференций трудовых коллективов (акционеров), печати, объяснительных и докладных записок, переписок с внешними источниками, полученные в результате личных контактов на различных уровнях взаимодействия;

в) плановые источники – все типы разрабатываемых на предприятии планов, а также нормативные материалы, ценники, проектные задания и др.

Выделяют четыре части микроуровневой маркетинговой информационной системы:

1) внутренняя система учета и отчетности;

2) внешняя (разведывательная) система информации, позволяющая следить за состоянием рынка;

3) маркетинговые наблюдения и анализ, позволяющие оценить причины падения продаж основного продукта или выявить обстоятельства, позволяющие их значительно увеличить;

4) система поддержки маркетинговых решений, опирающаяся на экономико-математические методы и модели с использованием, как правило, компьютерной техники.

Потоки сведений, их переработку, хранение можно рационально организовать на основе математической теории информации, которая исследует способы определения и оценки информационных потоков, процессов хранения и передачи информации по каналам связи.

Информация может отражаться в стоимостных и натуральных, количественных и качественных, объемных и удельных (относительных) показателях. Каждый из этих перечисленных показателей имеет свою область эффективного применения.

При формировании ИБ следует придерживаться определенных принципов (правил):

· выявление информационных потребностей и способов наиболее эффективного их удовлетворения;

· своевременность и достоверность информации, объективность отражения с помощью ее положения дел на предприятии;

· единство (сопоставимость) информации, поступающей из различных источников, устранение дублирования в первичной информации;

· минимизация объема первичной информации и повышение коэффициента ее использования;

· обеспечение предпосылок (с помощью программного обеспечения) обработки информации на ЭВМ с целью ее последующего использования для ЭА и получения необходимых количественных показателей и зависимостей;

· разработка программ использования и анализа первичной информации для целей планирования и управления.

Формализация задач ЭА необходима в связи с тем, что она:

v облегчает их последующую алгоритмизацию и программирование для ЭВМ;

v четко высвечивает действительную потребность в исходных данных для анализа;

v устраняет дублирование аналитических задач, облегчает группировку их в блоки для одновременной обработки;

v становится непосредственным объектом экономико-математического моделирования, что существенно повышает глубину аналитических исследований.

Важным моментом работы с информацией является подготовка ее к использованию. Последняя заключается в проверке:

а) правильности оформления отчетов, вычислений и подсчетов;

б) полноты, качества и сроков проведения инвентаризации, отражения ее результатов в учете;

в) правильности отражения в балансе торговых наценок на остатки нереализованных товаров;

г) соответствия показателей отчетности по платежам в бюджет и финансированию из бюджета данным финансовых органов;

д) обоснованности и законности списания на счет «прибыли и убытки», изменений уставного капитала, списания потерь по операциям прошлых лет, по невостребованной дебиторской задолженности, по недостачам, от стихийных бедствий, краж и др.;

е) правильности оценки статей баланса в соответствии с действующим Положением.

Обработка аналитической информации с помощи компьютеров позволяет оперативно осуществлять комплексную оценку работы предприятия, включая анализ обобщающих показателей производственно-хозяйственной деятельности, организационно-технического уровня, использования внеоборотных, материальных и трудовых ресурсов, результативности функционирования, финансового состояния и др. Наиболее эффективный путь использования ЭВМ в ЭА – это создание на предприятиях автоматизированных рабочих мест (АРМ) аналитика. Функционирование АРМов осуществляется с помощью программного обеспечения (общего и функционального) с использованием пакета прикладных программ (ППП). Комплекс программных средств разрабатывается как приложение к типовой методике ЭА. Пользователь ППП имеет возможность легко переходить от одного раздела методики ЭА к другому, от одной задачи внутри раздела к другой. Использование АРМов обеспечивает: а) снижение трудоемкости и стоимости аналитических процедур, б) сокращение сроков обработки аналитических данных, повышение их качества и достоверности, в) создание условий для перехода к безбумажной технологии аналитических расчетов, г) повышение гибкости управления аналитическим процессом, д) совершенствование организации труда аналитических работников.

ЭВМ, соединенные в единую вычислительную сеть, позволяют перейти к комплексной компьютеризации ЭА, которая обеспечивает целостность (системность) анализа при условии децентрализованной обработки информации, соединение процесса обработки информации с процессом принятия решения, повышение оперативности и действенности анализа.