22.4. Распределение полномочий, власть и ответственность

Руководители предприятий и крупных подразделений не в состоянии решать все управленческие задачи, поскольку их слишком много. Они отличаются разнообразием и спецификой. К тому же руководители ограничены в знаниях, практическом опыте и временем работы.

Выход из данной проблемы - передача полномочий по решению отдельных вопросов подчиненным.

Принципы этого процесса были разработаны в 20-х годах прошлого столетия отечественным ученым П.М. Керженцевым. В менеджменте процесс принято называть делегированием организационных полномочий.

Делегирование полномочий является основным процессом, посредством которого руководители устанавливают формальные взаимоотношения работников на предприятии.

Термин «делегирование» означает передачу задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение. Критическая роль делегирования обозначена в самом его определении.

Делегирование полномочий представляет собой акт, который превращает работника предприятия в руководителя.

Ответственность предполагает обязательство выполнять поставленные задачи и отвечать за их удовлетворительное решение. Под обязательством понимается то, что от индивида ожидается выполнение конкретных трудовых требований, когда он занимает определенную должность в организации.

Делегирование реализуется только в случае принятия полномочий, так как ответственность не может быть делегирована. Руководитель не может передавать ответственность подчиненному. Хотя лицо, на которое возложена ответственность за решение какой-либо задачи, не обязано выполнять ее лично, оно остается ответственным за удовлетворительное завершение работы.

На крупных предприятиях руководители верхнего уровня управления редко общаются с подчиненными на низших уровнях, выполняющими большинство задач.

Если руководитель принимает ответственность за удовлетворительное решение задач, то предприятие должно предоставить ему требуемые ресурсы. Это осуществляется путем делегирования полномочий вместе с задачами. Полномочия представляют собой ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия некоторых ее сотрудников на выполнение определенных задач подразделений и организации в целом.

Полномочия делегируются должности, а не индивиду, который занимает ее. Однако поскольку делегирование невозможно пока на должности нет работника, говорят о делегировании полномочий индивиду.

Полномочия всегда ограничены. Пределы полномочий на предприятии определяются политикой, стандартами (процедурами), правилами, должностными инструкциями, изложенными в письменном виде, или передаются подчиненному устно. Работники, выходящие за эти пределы, превышают свои полномочия, даже когда это необходимо для выполнения делегированных задач.

Пределы полномочий расширяются в направлении более высоких уровней управления предприятием.

Большая часть полномочий руководителей определяется традициями, культурой и обычаями общества, в котором предприятие функционирует. Руководители не могут делегировать полномочия, которые противоречат законам или культурным ценностям. Схема процесса передачи полномочий в организации приведена на рис. 22.3.

Рис. 22.3. Передача полномочий в организации

Полномочия и власть - это не одно и то же. Полномочия определяются как делегированное, ограниченное, присущее данной должности право использовать ресурсы предприятия. Власть представляет собой реальную способность действовать или возможность влиять на ситуацию. Можно иметь власть, не имея полномочий.

Полномочия определяют, что имеет право делать лицо, занимающее какую-то должность.

Имеются линейные и аппаратные (штабные) полномочия. Оба типа могут применяться в различных формах.

Линейными называются такие полномочия, которые передаются от начальника к подчиненному и далее к другим подчиненным. Только линейные полномочия предоставляют руководителю узаконенную власть для направления своих непосредственных подчиненных на достижение стоящих целей. Обладающий линейными полномочиями руководитель имеет право принимать определенные решения и действовать в определенных вопросах без согласования с другими руководителями в тех пределах, которые установлены законом, предприятием или обычаями.

Делегирование линейных полномочий создает иерархию уровней управления предприятием. Процесс создания иерархии называется скалярным процессом. Так как полномочия распоряжаться людьми передаются посредством скалярного процесса, результирующая иерархия называется скалярной цепью или цепью команд. Цепь команд, созданная делегированием полномочий, выступает характерной чертой всех формальных организаций, кроме самых малых.

В современных условиях во многих ситуациях линейные полномочия не могут обеспечить потребности предприятия. Поэтому возникло много типов административных аппаратов (штабов) и вариантов штабных полномочий.

Административный аппарат классифицируется по трем основным типам на основе функций, которые он выполняет: консультативный, обслуживающий и личный аппарат (он может рассматриваться вариантом обслуживающего аппарата). Необходимо учитывать, что на практике не всегда представляется возможным провести резкую границу между этими типами. Нередко аппарат выполняет как консультативные, так и обслуживающие функции.

В обязанности специалистов консультативного аппарата входит консультирование линейного руководства в области своих знаний.

Обслуживающий аппарат составляют специалисты функциональных подразделений. Они предоставляют руководству информацию, необходимую для принятия эффективных решений.

Личный аппарат формируется, когда руководитель нанимает секретаря или (и) помощника. В обязанности личного аппарата входит исполнение того, что требует в пределах полномочий руководитель. На предприятии члены этого аппарата не имеют никаких полномочий. Когда аппарат действует, то это делается по поручению руководителя.

Разновидности аппаратных (штабных) полномочий: рекомендательные полномочия, обязательные согласования, функциональные полномочия, линейные полномочия внутри аппарата.

Следует иметь в виду, если руководство не придерживается принципа соответствия, согласно которому объем полномочий должен соответствовать делегированной ответственности, делегирование редко бывает эффективным.

Процессы управления на предприятии: целеполагание, выработка, принятие и реализация решений.