Отпускные списывают за счет созданного резерва

Как правило, большинство сотрудников отправляются в отпуск летом. Поэтому, чтобы равномерно распределить затраты, связанные с оплатой отпусков, в течение года организации создают резерв.

Резерв формируется следующим образом. Определяется предполагаемый месячный фонд оплаты труда с учетом взносов на обязательное страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний. Ежемесячно производятся отчисления в резерв в размере 1/12 суммы резерва.

Суммы, резервируемые на выплату отпускных, в бухгалтерском учете отражают на счете 96 "Резервы предстоящих расходов". Отчисления в резерв отражают в учете такой записью:

Дебет 20 (23, 25, 26, 44...) Кредит 96

• произведены отчисления в резерв на предстоящую оплату отпусков.

Начисляя же отпускные, делают проводку:

Дебет 96 Кредит 70 (69...)

• списаны за счет резерва расходы на выплату отпускных.

Если к моменту начисления отпускных резерв сформирован не полностью и сумма начисленных отпускных превышает сумму резерва, то разницу отражают на счете 97 "Расходы будущих периодов" и списывают за счет отчислений в резерв в последующие месяцы. По окончании года производится инвентаризация резерва. Если за год на оплату отпусков израсходовано больше, чем было зарезервировано, нужно доначислить резерв. Если резерв использован не полностью, то возможны два варианта: остаток резерва либо сторнируется, либо переносится на следующий год.

Пример. Предприятие записало в учетной политике на 2010 г., что в бухгалтерском учете будет формировать резерв на оплату отпусков. В смете организация определила предполагаемый годовой фонд оплаты труда и планируемые отпускные.

Затем предприятие рассчитало ежемесячный процент отчислений в резерв. Он равен:

(480 000 руб. : 5 000 000 руб.) x 100% = 9,6%.

Ежемесячно на оплату труда предприятие тратит 420 000 руб. С этой суммы организация делает в резерв такие отчисления:

420 000 руб. x 9,6% = 40 320 руб.

Каждый месяц в бухгалтерском учете отчисления в резерв на оплату отпусков отражаются проводкой:

Дебет 20 Кредит 96

• 40 320 руб. - произведены отчисления в резерв на оплату отпусков.

В июле предприятие начислило работникам 79 000 руб. отпускных. Страховые взносы в переходный 2010 г. с этой суммы составили 20 540 руб. (79 000 руб. x 26%), а налог на доходы физических лиц - 10 270 руб. (79 000 руб. x 13%). Бухгалтер организации отразил выплату отпускных так:

Дебет 96 Кредит 70

• 79 000 руб. - списаны за счет резерва расходы на выплату отпускных;

Дебет 70 Кредит 68, субсчет "Расчеты по налогу на доходы физических лиц"

• 10 270 руб. - удержан налог на доходы физических лиц;

Дебет 96 Кредит 69, субсчет " Расчеты по единому социальному налогу"

• 20 540 руб. - начислены за счет резерва страховые взносы;

Дебет 70 Кредит 50

• 68 730 руб. (79 000 - 10 270) - выплачены отпускные за минусом удержанного налога на доходы физических лиц.

Если в конце года выяснится, что сумма выплаченных отпускных меньше зарезервированной, то в этом случае в бухгалтерском учете неиспользованную сумму надо сторнировать:

Дебет 20 (23, 25, 26, 44...) Кредит 96

• сторнирована сумма неиспользованного резерва на оплату отпусков.

Если в следующем году организация вновь планирует формировать резерв на оплату отпусков, то остаток можно перенести на следующий год (п. 72 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации). Если же фактические расходы на выплату отпускных оказались больше начисленного резерва, их сразу списывают на затраты.