Облікові регістри

Фіксування первинних даних, тобто їх документування, здійснюється, як уже зазначалось, за допомогою документів та на їх матеріальних носіях. Це первинний облік, перша, початкова стадія облікового процесу.

В економічній літературі поняття «обліковий регістр» ототож­нюється з його матеріальним носієм, а спосіб реєстрації з формами облікових паперів (таблиць), на яких здійснюється реєстрація.

Застосування ЕОМ останнім часом потребує чіткого розмежування облікових регістрів як засобів облікової реєстрації первинних даних та їх матеріальних носіїв. Це пов’язано з тим, що більшість облікових регістрів складаються на ЕОМ і немає необхідності в їх видачі, роздрукуванні, особливо допоміжних, проміжних тощо.

При цьому необхідна для управління інформація видається у вигляді відеограм або роздруковується лише окрема частина звіту для передачі каналами електронного зв’язку.

Таким чином, слід чітко розмежовувати методику та техніку облікової реєстрації й організацію облікової реєстрації на матеріальних носіях облікової інформації.

У зв’язку з цим визначення облікового регістру як таблиці спеціальної форми та особливого графлення, що поєднує сам регістр як засіб реєстрації та матеріальний носій, не зовсім точне.

Обліковий регістр — це спосіб поточного обліку первинних даних на матеріальних носіях, що забезпечує юридичну, і як результат, узагальнену облікову інформацію. Використовується з застосуванням постійної інформації для складання звітності та управління господарством.

У цьому визначенні облікового регістру відбивається послідовність обробки облікової інформації (використання первинних даних, узагальнення їх і використання в управлінні) та юридична сила даного поточного документа. Крім того, це передбачає облікову реєстрацію не лише змінної інформації, а й постійної, а також використання нормативно-довідкової інформації (в умовах використання ЕОМ — бази даних).