Вимоги до змісту, структури і оформлення документів

Облікові дані про господарські операції, що відображаються в документах, являють собою складну структуру.

Мінімальною неподільною структурною одиницею є реквізит (від латинського requisitum — необхідний).

Кожний документ має такі реквізити, без яких (або хоча б одного з них) він уважається недійсним, тобто не має юридичної сили. Спільними для будь-яких облікових документів є такі обов’язкові реквізити:

· назва документа;

· дата складання;

· місце складання (назва підприємства, в окремих випадках — його адреса);

· сторони, що беруть участь у господарській операції;

· зміст господарської операції;

· кількісна характеристика господарської операції;

· підписи осіб, відповідальних за проведення господарської операції.

Крім загальних обов’язкових реквізитів з відображення окремих господарських операцій у відповідних документах передбачаються спеціальні реквізити, які також є обов’язковими.

Реквізит поділяють на дві частини: реквізит-ознака та реквізит-підстава. Реквізит-ознака характеризує якісний бік господарської операції.

Кожний реквізит-ознака та реквізит-підстава (або кілька їх) утворюють інформаційну сукупність, яка називається економічним показником. Один або декілька показників, що характеризують господарську операцію, і визначають обліковий документ.

З метою відображення реквізитів на матеріальних носіях документа передбачаються (проектуються) зони — одна для найменування, інша — для запису даних.

Залежно від розміщення реквізитів на матеріальних носіях розрізняють такі їх форми:

1) анкетна — в одній зоні (ліворуч) носія документа реквізит-ознака, а в іншій — реквізит-підстава; причому реквізити розміщені у вертикальній послідовності: один за одним;

2) зональна — носій поділяється на вертикальні та горизонтальні зони;

3) таблична — реквізити розміщуються у вигляді таблиці;

4) комбінована — поєднує елементи перерахованих вище форм.

До облікових документів, які відображені на матеріальних носіях, ставляться такі вимоги:

· записи мають робитися чітко;

· не допускаються помарки та підчистки;

· не допускається виправлення в касових та банківських документах;

· виправлення в документах завіряються тими особами, які їх підписують.

На процес збирання облікових даних, складання документів та їх обробку припадає понад 60 відсотків робочого часу зайнятих обліком працівників, у зв’язку з чим постає проблема вдосконалення первинного обліку та документації.

Основними шляхами такого вдосконалення є:

· уніфікація документів та їх матеріальних носіїв, тобто створення єдиних структур документів і форм їх носіїв;

· стандартизація документів, тобто створення однакових стан­дартних розмірів матеріальних носіїв однотипних документів;

· можливість автоматизованого знімання даних з первинних документів;

· широке використання замість паперових носіїв багаторазових магнітних носіїв;

· скорочення кількості документів, що не містять корисних даних для управління;

· виключення виробничих показників з документів;

· уведення показників для здійснення контролю, аналізу, внутрішнього аудиту.