Етапи процесу контролю.

Процес контролю можна розбити на певні етапи.

На першому етапі формулюють цілі, вибирають методи і форми контролю, розробляють програму і визначають коло контрольованих питань, безпосередніх виконавців контролю, строки його здійснення, форму звіту про проведену роботу.

239

>>>240>>>

На другому етапі вибирають точки контролю, збирають облікові дані, матеріали спостережень і вимірів, обробляють одержану інформацію, розраховують необхідні показники, групують дані, складають аналітичні таблиці, графіки та діаграми, які дозволяють розкрити суть справи, провести порівняння й оцінки, спрогнозувати можливі результати.

На третьому етапі визначають рівень досягнення бажаних результатів і їх оцінку, узагальнюють результати контролю, формують висновки та пропозиції щодо зміни стану контрольованого об'єкта і здійснення за необхідності коригувального впливу.

Сферою контролю в менеджменті є насамперед бізнесова діяльність, різні форми підприємництва: виробнича (поширюється в основному на виробництво і споживання товарів і послуг), комерційна (обмін, розподіл, реалізація), фінансова (діяльність на фондових біржах, в комерційних банках).

Специфічними сферами контролю можуть бути зовнішньоекономічна, соціально-культурна діяльність підприємства, діяльність, пов'язана із захистом земель, водних джерел і навколишнього середовища тощо.

Під час контролю роблять певні оцінки і залежно від мети і виду контролю враховують зовнішнє середовище (закони і державні органи, профспілки, конкуренти, постачальники трудових, матеріально-технічних і фінансових ресурсів, споживачі), внутрішнє середовище організації (місія і конкретні кінцеві цілі організації, її структура і завдання, технологія, ресурсне забезпечення) і середовище непрямого впливу (світові події та міжнародна кон'юнктура, політичні та'соціально-культурні чинники, стан економіки та науково-технічний прогрес).

Нині в промисловості, будівництві та інших галузях народного господарства широко застосовують стандарти. Для контролю підприємницької діяльності за стандарти можуть брати конкретні деталізовані цілі та критерії. Тут обмежимось зауваженням, що одночасно з критерієм слід розробляти, як правило, декілька показників, які в сукупності певною мірою відображають ситуацію про стан досліджуваного об'єкта, які існують недоробки і що слід зробити для іх усунення.

На практиці застосовують різні форми контролю. Чимало підприємств застосовують журнальну форму контролю виконання постанов, наказів, рішень, вказівок і розпоряджень. Але так досить складно виявляти справжні строки виконання і що саме зроблено виконавцями.

240

>>>241>>>

Для контролю чимало підприємств використовують ручні або механізовані картотеки та інші засоби збирання, оброблення та видачі інформації. Такий спосіб контролю більш продуктивний, він потребує правильної організації діловодства, що дозволяє забезпечити високу оперативність і надійність у роботі апарату управління. Для цього на кожному підприємстві система організації документаціиного процесу має відповідати вимогам єдиної державної системи діловодства, яка встановлює правила, нормативи і рекомендації щодо ведення діловодства, починаючи з моменту надходження або створення документа і до здачі його в архів.

На підприємствах і об'єднаннях розробляють перелік документів, що підлягають контролю. До них належать постанови і рішення державних і господарських установ, колективних і колегіальних органів підприємства, накази і письмові розпорядження керівника підприємства, критичні зауваження і пропозиції, що містяться в органах преси, пропозиції, заяви і скарги робітників та інші документи за вказівкою керівника підприємства.

На документах, що підлягають контролю, проставляють знак «К» або штамп «Контроль» і на кожен з них виписують картку. Ці картки поміщають у контрольну картотеку, де окремо зберігаються картки на невиконані і виконані документи.

Відповідальність за правильне ведення контрольної картотеки найчастіше доручають секретареві підприємства. На лицьовому боці контрольної картки вказують кореспондента, дату і номер документа, його стислий зміст і резолюцію керівника. Зворотний бік картки містить дату передачі документа для виконання, прізвище виконавця, кому доручено робити відмітку про виконання і зняття з контролю.

Якщо рішення виконано вчасно, контрольну картку «погашують», а якщо ні, то контролер погоджує з керівником і виконавцем новий строк, зазначаючи його на зворотному боці картки. Результати повторного контролю виконання рішення також зазначають у картці.

Контрольні картки можна використовувати також для контролю усних вказівок і розпоряджень керівника. З цією метою в них фіксують зміст найбільш важливих доручень і розпоряджень керівника, вказують виконавця і строки виконання.

На окремих промислових підприємствах і в об'єднаннях впроваджено і успішно функціонує універсальна автоматизована система контролю за виконанням і оцінкою якості роботи службовців на базі ЕОМ. Ця система, яку почали впроваджувати в СРСР у 80-х роках

241

>>>242>>>

минулого століття, являє собою комплекс взаємопов'язаних правил і положень, що визначають порядок видачі завдань підрозділам і працівникам підприємства, перевірки строків виконання і кількісної оцінки якості виконання цих завдань, автоматизованої переробки інформації, пов'язаної з контролем виконання та кількісної оцінки якості роботи колективів і окремих працівників, з їх моральним і матеріальним стимулюванням.

Технічною базою системи є центральний пункт системи, оснащений засобами прийому і передачі інформації, а також інформаційно-обчислювальний центр у тій частині, яка обслуговує цю систему.

Функціонування системи здійснюється за такою схемою. Усі завдання, що підлягають контролю, передаються на центральний пункт і після кодування пересилаються в інформаційно-обчислювальний центр для введення в ЕОМ. Регулярно до початку чергового місяця ЕОМ видає перелік завдань, які слід виконувати працівникам кожного підрозділу, а за 3-5 днів до закінчення строку виконання завдань ЕОМ видає нагадування.

Використання сучасних комп'ютерних засобів для контролю виконання рішень дає значний соціально-економічний ефект: знижується кількість невиконаних завдань, кількість запізнень зі строками виконання, зростає виконавча і трудова дисципліна в колективі.

Контрольні питання

1. Визначення контролю.

2. Контроль як функція управління.

3. Види контролю.

4. Методи уникнення негативного впливу контролю за У. Ньюменом.

5. Вимоги ефективного контролю.

6. Тверде правило контролю.

7. Головні організаційні системи контролю.

8. Основні етапи процесу контролю.

>>>243>>>