1.3. Основні завдання та організаційні підходи щодо створення автоматизованої системи оперативного обліку і контролю міжнародних економічних операцій

Завдання автоматизованої системи оперативного обліку та контролю міжнародної економічної діяльності зумовлені переважно завданнями оперативного обліку.

Професори О. Ф. Мухін і Ю.

1. Контроль за виконанням зовнішньоторговельних планів і угод.

2. Повсякденне спостереження за точним виконанням зобов’язань за зовнішньоторговельними угодами.

3. Контроль за рухом і збереженням експортних та імпортних товарів.

4. Забезпечення своєчасності та правильності розрахунків за зовнішньоторговельними операціями.

5. Правильне визначення величини засобів об’єднання та їх джерел і раціональне пришвидшення кругообігу цих засобів.

6. Точне обчислення рівня рентабельності (ефективності) реалізації товарів.

7. Визначення результатів господарської діяльності об’єднання.

8. Своєчасне та правильне складання звітності за зовнішньоторговельними операціями» [235, с. 10—11].

Автори визначили завдання в 1977 р., коли не було в СРСР широкого застосування комп’ютерної техніки. Але слід зауважити, що ці завдання залишились актуальними і дотепер.

Звичайно, їх можна розширювати, поглиблювати і т. ін. Але їх сутність буде незмінною. Змінюватись будуть методи та прийоми, що застосовуватимуться при функціонуванні автоматизованої системи оперативного обліку і контролю міжнародних економічних операцій.

Також залежно від специфіки виконання конкретної міжнарод­ної економічної операції необхідно буде застосовувати різні підходи.

Стрімкий розвиток і постійне вдосконалення електронно-об­числювальної техніки та програмного забезпечення, підвищення ефективності їх функціонування зумовлює високі вимоги до постановки завдання, до алгоритмів розв’язання конкретних та комплексних завдань, до вхідних і вихідних даних. Залежно від правильності обрання та вирішення цих завдань будуть прийматись правильні управлінські рішення (на всіх етапах і стадіях) щодо конкретних економічних операцій.

Автоматизована система має, як правило, великі обсяги інформації. Тому необхідно забезпечити наявність резервного копіювання баз даних. Тобто автоматичне копіювання (резервування) за певний проміжок часу — одна година, дві, три, день тощо всіх попередньо визначених файлів, необхідних для подальшої роботи.

Будь-яка автоматизована система оперативного обліку міжнародних економічних операцій має забезпечувати доступ до певної інформації лише конкретних осіб, тобто осіб, які:

· безпосередньо займаються введенням первинних даних (опе­ратор відділу обліку міжнародних контрактів, митний брокер);

· забезпечують контроль над первинною та проміжною інфор­мацією (відповідальні особи, начальники відділів, керівництво);

· займаються міжнародними зв’язками підприємства (пошук партнерів, ринків збуту);

· відповідальні за забезпечення підприємства товарно-мате­ріальними цінностями у необхідній кількості (відділ постачання);

· відповідальні за оперативну звітність підприємства щодо виконання (невиконання) зобов’язань перед контрагентами за міжнародними економічними операціями.

Є різні способи доступу (допуску) певних осіб до автоматизованої системи (програмного забезпечення):

· установлення паролів (кодів) допуску до програмного забезпечення (конкретного пакета даних);

· застосування магнітних карток;

· застосування різних електронно-механічних пристроїв розпізнання особи (по голосу, по рисунку райдужної оболонки ока — іридодіагностика, по рисунку відбитків пальців руки — дактилоскопія тощо).

Таким чином, буде забезпечено санкціонований доступ до програми, а відповідно і до інформації, що є комерційною таємницею підприємства.

Оскільки доступ до програми матимуть кілька осіб (а за умови роботи системи відразу кілька користувачів), то необхідно забезпечити авторський доступ.

Тобто необхідно створювати програмне забезпечення таким чином, щоб кожний користувач, який займається введенням первинної, контрольної та проміжної інформації перед цим уводив свій пароль (попередньо встановлений) і діяв лише «від свого імені».