Облік зобов’язань за розрахунками з персоналом

3.1 Облік особового складу

Наказом Міністерства статистики України від 09.10.95 р, №253 затверджені типові форми первинного обліку, які введені в дію з 1 січня 1996 року з обліку особового складу (таблиця 6.1).

Таблиця 6.1 - Типові форми первинного обліку особового складу

Для обліку прийнятих на роботу працівників застосовується “Наказ (розпорядження) про прийом на роботу” (ф.№П-1), який заповнюється у відділі кадрів.

Завізований начальником відділу кадрів або особою, відповідальною за прийняття на роботу, проект наказу в необхідних випадках є направленням на переговори і пропуском в цех для ознайомлення з умовами роботи.

Керівник структурного відділу робить висновок про можливість зарахування: на зворотній стороні наказу вказується, ким може бути прийнятий на роботу той, хто наймається, по якому розряду, чи з яким окладом і тривалість строку випробування.

Підписаний керівництвом підприємства наказ (розпорядження) оголошується працівнику під розписку.

На підставі підписаного наказу про прийом на роботу відділ кадрів заповнює документ первинного обліку форма №П-2 “Особиста картка”, робить відповідні записи у трудовій книжці. Бухгалтерія відкриває особовий рахунок чи аналогічний йому документ.

Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації або у фізичної особи понад п'ять днів.

Працівникам, що стають на роботу вперше, трудова книжка оформляється не пізніше п'яти днів після прийняття на роботу.

На великих підприємствах з метою полегшення роботи з картотекою, де це доцільно, на кожного працівника відкривається додатково “Алфавітна картка” (форма № П-3). Картотека алфавітних карток ведеться по підприємству в цілому і картки в ній розкладаються в алфавітному порядку.

При оформленні переведення працівника із одного цеху (відділу, дільниці) в інший застосовується “Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу” (форма № П-5). Заповнюється працівником відділу кадрів у двох примірниках. Один примірник зберігається у відділі кадрів, другий передається до бухгалтерії.

Наказ (розпорядження) візує начальник цеху (відділу, дільниці) попереднього і нового місця роботи та підписує керівник підприємства (організації).

На підставі наказу (розпорядження) про переведення на іншу роботу відділ кадрів робить відмітки в особовій картці ф. № П-2, трудовій книжці та інших документах.

На зворотній стороні форми робляться відмітки про нездані майново- матеріальні та інші цінності, що рахуються за працівником на попередньому місці роботи.

Для оформлення щорічної та інших видів відпустки, що надасться працівникам у відповідності з чинними законодавчими актами і положеннями, колективними договорами, контрактами та графіками відпусток застосовується “Наказ (розпорядження) про надання відпустки” (форма № П-6), який заповнюється у двох примірниках (додаток 3). Один залишається у відділі кадрів, другий передається до бухгалтерії. Наказ підписується начальником (майстром) цеху (відділу, дільниці) та керівником підприємства (організації).

На підставі наказу (розпорядження) про надання відпустки відділ кадрів робить відмітки в особовій картці ф. № П-2 працівника, а бухгалтерія робить розрахунок заробітної плати, що належить за відпустку. При наданні відпустки без оплати поруч із зазначенням кількості днів відпустки зазначається “без оплати”.

Відпустки для групи працівників доцільно оформлювати за допомогою форми “Список про надання відпустки” (форма № П-7).

Відмітки про здачу інструменту, спецодягу та іншого господарського інвентарю на період відпустки працівника в списку про надання відпустки не робляться.

Відділ кадрів на основі списку про надання відпустки відмічає в особовій картці працівника дані про відпустку, а розрахунковий відділ бухгалтерії робить розрахунок заробітної плати, що належить за відпустку.

При звільненні працівників, за винятком тих, які звільняються вищестоящим органом, оформляється працівником відділу кадрів у двох примірниках на всіх працівників “Наказ (розпорядження) про припинений трудового договору (контракту)” (форма № П-8). Один екземпляр залишається у відділі кадрів, а другий передасться в бухгалтерію. Наказ підписується начальником (майстром) цеху (відділу, дільниці) та керівником підприємства (організації).

У розділі “Довідка про нездані майново-матеріальні та інші цінності” робляться відмітки про нездані цінності, що рахуються за працівником.

На підставі наказу (розпорядження) про припинення трудового договору бухгалтерія робить розрахунок із працівником.

3.2 Первинний облік витрат праці та її оплати

На виконання заходів по реалізації Державної програми переходу України на міжнародну систему обліку і статистики Міністерством статистики України № 253 від 09.10.1995 р. затверджено і введено в дію з 01.01.1996 р. наступні типові форми первинного обліку використання робочого часу:

П-І2 “Табель обліку використання робочого часу та розрахунку заробітної плати”;

П-ІЗ “Табель обліку використання робочого часу” (додаток 4);

П-14 “Табель обліку використання робочого часу”;

П-І5 “Список осіб, які працювали в надурочний час”;

П-16 “Листок обліку простоїв”.

Для обліку використання робочого часу всіх категорій працюючих, для контролю за дотриманням працюючими встановленого режиму робочого часу, для отримання даних про відпрацьований час, розрахунку заробітної плати, а також для складання статистичної звітності з праці використовують “Табель обліку використання робочою часу та розрахунку заробітної плати” (форма № П­12),який складаються в одному примірнику уповноваженою на те особою та після відповідного оформлення передається в бухгалтерію.

Відмітки у табелі про причини неявок на роботу, чи про фактично відпрацьований час, про роботу в надурочний час чи інші відхилення від нормальних умов роботи повинні бути зроблені тільки на підставі документів, оформлених належним чином (листок непрацездатності та інше^[30].

Форма П-13 “Табель обліку використання робочого часу” застосовується в умовах автоматизованої системи управління підприємством. Бланк табеля форми № П-13 з заздалегідь заповненими окремими реквізитами може бути створений за допомогою засобів обчислювальної техніки. До таких реквізитів відносяться: цех (відділ), бригада, прізвище, ім'я, по батькові, професія (посада), табельний номер і т.д., тобто дані, що є у довідниках умовно-постійної інформації. В цьому випадку форма табеля змінюється відповідно до прийнятої технології обробки даних. На кожному підприємстві (організації) незалежно від режиму роботи має бути організований табельний облік робочого часу.

Разом з тим така форма повинна забезпечувати можливість відображати у ній облік використання робочого часу.

Для забезпечення обліку використання робочого часу у вказаних документах застосовуються умовні позначення, приклади яких вміщуються в табелях, зокрема: ВШ - вихідні (дні щотижневого відпочинку), святкові та неробочі; X - тимчасова непрацездатність та відпустки по догляду за хворим по карантину, оформлені листками непрацездатності; К - відрядження службові; В - відпустка (основна щорічна); ПЦ — цілозмінні простої не з вини працюючого; ПР - прогули та інші неявки з поважних причин тощо.

Табель ведеться на протязі місяця керівником або обліковцем конкретного підрозділу, а в кінці місяця із підписами вказаних осіб передається до бухгалтерії.

Для працівників з погодинною оплатою праці дані табеля є основою для нарахування їм заробітної плати. Поряд з тим, працівників як із погодинною, так і відрядною оплатою праці дані табеля є основою для здійснення аналізу використання робочого ч працівників підприємства.

Для обліку часу, який відпрацьовано надурочно, та оплати роботи в надурочний чає використовується “Список осіб, які працювали в надурочний час” (форма № П-15), який заповнюється майстром або іншими посадовими особами, які відповідальні облік робочого часу, та передається в бухгалтерію.

Облік часу простоїв здійснюється на підставі “Листка обліку простоїв” (форма № П-16). Аркуш обліку простоїв з відміткою про час простоїв використовується для запису в табелі.

Для обліку обсягів виконаних робіт, затрат робочого часу нарахованої заробітної плати членам бригади, оплата праці здійснюється за відрядною формою оплати праці, у первинних виробничих підрозділах використовують “Наряд на відрядну роботу (для бригади)” (додаток 5). Наряд виписують строком до одного місяця в одному екземплярі. В ньому на протязі місяця поряд із обсягами виконаних бригадою робіт, на зворотній стороні щоденно відмічається також кількість відпрацьованого часу кожним працівником бригади.

По факту виконання завдання або закінчення календарного місяця визначається загальна сума заробітку, яка належить бригаді виконані роботи.

Заробіток кожного працівника визначається, виходячи із його кваліфікаційного розряду та кількості відпрацьованого ним часу.

Своєчасне і чітке документування господарських операцій з обліку праці і заробітної плати забезпечить правильне ведення бухгалтерського обліку на одній із найскладніших ділянок обліку та буде сприяти підтвердженню того чи іншого господарського процесу.

3.3 Синтетичний і аналітичний облік розрахунків з оплати праці

Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 26 “Виплати персоналу” визначає методологічні засади формування в бухгалтерському обліку інформації про виплати (у грошовій і не грошовій формах) за роботи, виконані працівниками, та її розкриття у фінансовій звітності [14].

Вони включають поточні виплати, виплати при звільненні, виплати по закінченні трудової діяльності, виплати інструментами власного капіталу підприємства, інші довгострокові виплати .

Поточні виплати працівникам включають: заробітну плату по окладах і тарифах, інші нарахування по оплаті праці, виплати за невідпрацьований час (щорічні відпустки та інший оплачуваний час), премії та інші заохочувальні виплати, які підлягають оплаті протягом дванадцяти місяців після закінчення періоду, в якому працівники виконують відповідну роботу тощо.

Нарахована сума виплати працівникам за роботу, виконану ним протягом звітного періоду, визнається поточним зобов’язанням.

Премії та інші заохочувальні виплати визнаються зобов’язаннями шляхом створення забезпечення у звітному періоді, якщо робота, виконана працівниками в цьому періоді, дає їм право на отримання таких виплат в майбутньому.

Зобов’язання відносно виплат при звільненні визнається у випадку, якщо підприємство має безвідмовне зобов’язання звільнити працівника чи декількох працівників до досягнення ними пенсійного віку чи надавати виплати при звільненні за власним бажанням згідно із законодавством, контрактом чи іншою угодою.

Зобов’язання і активи, пов’язані з виплатами по закінченні трудової діяльності, враховуються за кожною програмою виплат по закінченні трудової діяльності. Нарахована сума внесків визнається поточним зобов’язанням в періоді, протягом якого працівники виконували роботу.

Зобов’язання відносно виплат інструментами власного капіталу підприємства визначаються і визнаються згідно П(С)БУ 13 “Фінансові інструменти” .

Інші довгострокові виплати працівникам визнаються зобов’язанням шляхом створення на дату балансу забезпечення в сумі теперішньої вартості цього зобов’язання на дату балансу за вирахуванням справедливої вартості на дату балансу активів програми, якими буде погашатися це зобов’язання.

Первинні документи по обліку виробітку та заробітної плати здаються для перевірки та наступних розрахунків за встановленим графіком в розрахунковий відділ бухгалтерії (обчислювальний центр, станцію або бюро).

За роботу в першій половині місяця працюючим, як правило, видасться аванс, а кінцевий результат розрахунку заробітної плати виконується при виплаті заробітної плати за другу половину місяця.

Розрахунок заробітної плати робочих з відрядною оплатою праці за весь розрахунковий період виконується на підставі первинних документів за обліком виробітку заробітної плати, доплат за надурочні години роботи, нарахування премій та ін., а також шляхом підрахунку різного роду утримань та визначення суми, яка належить видачі на руки.

Розрахунок заробітної плати робітників з почасовою оплатою праці виконується на підставі обліку фактично відпрацьованого часу, доплат за надурочні часи роботи, нарахування премій та ін., а також шляхом підрахунку іншого роду утримань та визначення суми, яка належить видачі на руки.

Розрахунки по заробітній платі з працюючими можуть виконуватися по одному з наступних варіантів:

I варіант - по розрахунково-платіжній відомості, яка одночасно використовується для видачі по ній заробітної плати, яка належить працюючому (типова форма № П-49). На невеликих підприємствах в тих випадках, коли техніка розподілення заробітної плати за виробничими розрахунками не ускладнюється, розрахунково-платіжна відомість може виписуватися в одному примірнику. В інших випадках відомість виписується в двох примірниках (під копірку), причому платіжним документом є перший примірник.

Дані про аванс, який виплачується, про суми утримання податків, які обчислюються по заробітній платі, та інші утримання записуються протягом місяця у відкриту на поточний місяць розрахунково-платіжну відомість.

Для запису за кожний місяць протягом року всіх видів нарахувань та утримань із заробітної плати працівника на підставі первинних документів по обліку виробітку та виконаних робіт, відпрацьованого часу і документів на різні види оплат застосовується форма П-54 "Особовий рахунок".

II варіант - за розрахунковою відомістю (типова форма № П-51) та окремій платіжній відомості (типова форма № П-53), по якій виконується виплата заробітної плати.

Для запису за кожний місяць протягом року всіх видів нарахувань та утримань із заробітної плати працівника на підставі первинних документів по обліку виробітку та виконаних робіт, відпрацьованого часу і документів на різні види оплат застосовується форма П-54 “Особовий рахунок”.

Видача авансу за роботу в першій половині місяця при |сіх варіантах виконується за платіжною відомістю (№ П-53) (додаток 6).

Заробітна плата працівників підприємств на території України виплачується у грошових знаках, що мають законний обіг на території України. Виплата заробітної плати у формі боргових зобов'язань і розписок або у будь-якій іншій формі забороняється.

Заробітна плата може виплачуватися банківськими чеками у порядку, встановленому Кабінетом Міністрів України за погодженням з Національним банком України.

Колективним договором, як виняток, може бути передбачено часткову виплату заробітної плати натурою (за цінами не нижче собівартості) в тих галузях або за тими професіями, де така виплата, що еквівалентна за вартістю оплаті праці у грошовому виразі, є звичайною або бажаною для працівників, за винятком товарів, перелік яких встановлюється Кабінетом Міністрів України.

Заробітна плата виплачується працівникам регулярно в робочі дні в строки, встановлені у колективному договорі, але не рідше двох разів на місяць через проміжок часу, що не перевищує шістнадцяти календарних днів.

У разі, коли день виплати заробітної плати збігається з вихідним, святковим або неробочим днем, заробітна плата виплачується напередодні.

Виплата заробітної плати здійснюється за місцем роботи. Забороняється проводити виплату заробітної плати у магазинах роздрібної торгівлі, питних і розважальних закладах, за винятком тих випадків, коли заробітна плата виплачується працюючим у цих закладах особам.

За особистою письмовою згодою працівника виплата заробітної плати може здійснюватися через установи банків, поштовими переказами на вказаний ними рахунок (адресу) з обов'язковою оплатою цих послуг за рахунок власника або уповноваженого ним органу.

При кожній виплаті заробітної плати власник або уповноважений ним орган повинен повідомити працівника про такі дані, що належать до періоду, за який провадиться оплата праці:

а) загальна сума заробітної плати з розшифровкою за виплат;

б) розміри і підстави відрахувань із заробітної плати;

що належить до виплати. Власник орган зобов'язаний забезпечити і бухгалтерський

в) сума заробітної плати, або уповноважений ним

достовірний облік виконуваної працівником роботи облік витрат на оплату праці у встановленому порядку.

Відомості про оплату праці працівника надаються будь-яким органам чи особам лише у випадках, передбачених законодавством, або за згодою чи на вимогу працівника.

Загальну схему організації бухгалтерського обліку розрахунків з оплати праці показано на рисунку 2.2.

Для узагальнення інформації про розрахунки з персоналом передбачений балансовий рахунок 66 “Розрахунки з виплат працівникам” [19]. На рахунку 66 "Розрахунки з оплати праці" ведеться узагальнення інформації про розрахунки з персоналом, який відноситься як до облікового, так і до необлікового складу підприємства, — з оплати праці (за всіма видами заробітної плати, премій, допомог тощо), а також розрахунки за неодержану персоналом у встановлений термін суму з оплати праці (розрахунки з депонентами).

Рахунок 66 має такі субрахунки:

661 “Розрахунки за заробітною платою”;

662 “Розрахунки з депонентами”;

663 “Розрахунки за іншими виплатами”

По кредиту рахунку 66 “Розрахунки з виплат працівникам” відображаються нарахована працівникам підприємства основна та додаткова заробітна плата, премії, допомога за тимчасовою непрацездатністю, інші нарахування, по дебету - виплата заробітної плати, премій, допомоги тощо, а також суми утриманих податків, платежів за виконавчими документами, вартістю одержаних матеріалів, продукції та товарів в рахунок заробітної плати та інші утримання із сум оплати праці персоналу.

Нараховані, але не одержані персоналом у встановлений строк суми з оплати праці, відображаються по дебету субрахунку 661 "Розрахунки за заробітною платою" та кредиту субрахунку 662 "Розрахунки з депонентами".

Аналітичний облік розрахунків по заробітній платі ведеться на підприємстві в розрізі кожного працівника.

Сума всіх нарахувань заробітної плати по кожному аналітичному рахунку (тобто по кожному працівнику) дорівнює кредитовому обороту синтетичного рахунку 66 за звітний період, тобто сумі нарахованої заробітної плати по цеху, відділу і підприємству в цілому.

Сума всіх утримань по аналітичних рахунках дорівнює дебетовому обороту синтетичного рахунку 66. Сума у графі розрахунково-платіжної відомості “Сума, належна до виплати”, аналітичних рахунків дорівнює кредитовому сальдо синтетичного .рахунку 66 “Розрахунки з виплат працівникам”.

Схема бухгалтерських проводок з обліку розрахунків з робітниками і службовцями, складена відповідно до діючих нормативних документів, наведених нижче (таблиця 6.2).

Таблиця 6.2 - Бухгалтерський облік нарахування заробітної плати та утримань з неї

Продовження таблиці 6.2

Продовження таблиці 6.2

Витрати підприємства на оплату праці є одним із головних елементів витрат операційної діяльності. Вони пов’язані практично зі всіма видами діяльності підприємства, тому при їх відображенні слід керуватися нормами П(С)БО 16 “Витрати”.

Так П(С)БО 7 “Основні засоби” передбачають, що в первісну вартість основних засобів включаються витрати оплату праці за роботи, пов’язані з установленням, монтажем, наладкою основних засобів до стану, в якому вони придатні до використання з метою, яка запланована.

Витрати на оплату праці працівників, які виконують навантажувально- розвантажувальні роботи і транспортування запасів, входять в первісну вартість запасів.

До виробничої собівартості продукції (робіт, послуг) суми оплати праці включаються у складі прямих витрат і у складі розподілених змінних і постійних витрат .

До загальновиробничих витрат відноситься заробітна плата, витрати на оплату відряджень апарату управління цехами, ділянками, оплата праці працівників, зайнятих удосконаленням організації виробництва тощо.

Витрати на оплату праці підприємства відображаються за допомогою класів 8 і 9 або із застосуванням рахунків тільки класу 9, а малі і неприбуткові - тільки із застосуванням рахунків класу 9.

Для класифікації витрат на оплату праці і відображення їх в бухгалтерському обліку складається: відомість розподілу витрат на оплату праці та відомість нарахування і розподілу витрат по обов’язкових платежам”, нарахованих на фонд оплати праці.

Як зазначалося вище заробітна плата складається з основної, додаткової заробітної плати, а також інших заохочувальних і компенсаційних виплат. Ці виплати визначаються Інструкцією по статистиці заробітної плати від 13.01.2004 р. №5.

Разом з тим цією Інструкцією передбачено, що до складу інших заохочувальних і компенсаційних виплат, поряд з багатьма іншими спірними складовими, належать заохочення до ювілейних і пам’ятних дат, а також матеріальна допомога (оздоровчі, екологічні, інші виплати). Однак, оскільки оплата праці - це винагорода працівникам за виконану роботу, то матеріальна допомога та виплати до ювілейних дат не можна відносити до заробітної плати. Такі виплати доцільніше включати до доходу працівника (це поняття дещо ширше, ніж заробітна плата).