5.3. Порядок исправления ошибок.

При обнаружении ошибок в бухгалтерской отчетности перед бухгалтером встают три вопроса:

- как исправить ошибку?

- в записи какого периода внести исправление?

- как документально оформить это исправление?

1) Исправление ошибок в первичных документах.

Во-первых, следует отметить, что в кассовых документах (приходных и расходных ордерах) и в банковских документах никакие исправления не допускаются. Поэтому, если ошибка была допущена при оформлении кассовых или банковских документов, то их придется составить заново. В остальных первичных учетных документах исправления допускаются, но лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими документы.

Ошибки в первичных документах можно исправлять строго по правилам. Исправления в первичных документах бывают двух видов в зависимости от того, когда обнаружены ошибки.

Как исправить ошибку отчетного периода, когда первичные документы находятся на стадии обработки, внутреннего контроля либо отражены в бухгалтерском учете, но отчетность не закрыта?

При этом неправильный текст или сумма зачеркиваются, а сверху над зачеркнутым пишется верное значение. Зачеркивать нужно одной чертой, чтобы можно было прочитать исправленное, но ни в коем случае не «замазывать» исправление. Затем исправленная ошибка в первичном документе оговаривается надписью «исправлено» обязательно с датой исправления и подписями лиц, его внесших.

Если в бухгалтерию поступает документ с исправлениями, то его можно принимать к учету, только если исправление правильно оформлено. Кроме того, бухгалтер должен поставить свою подпись под исправленной записью, тем самым, подтвердив свое согласие с исправлением.

В случае, когда бухгалтерская отчетность уже сдана, ошибки в первичных документах исправляются по-другому - исправления делают только с помощью бухгалтерских справок, письменного объяснения ситуации за подписью должностного лица и бухгалтера.

- наименование документа;

- дату составления;

- сумму, номер и дату первичного документа;

- месяц, в котором обнаружена ошибка;

- причину возникновения ошибки;

- характер ошибки;

- действия, необходимые для исправления ошибки в учете;

- должностных лиц, ответственных за учет данной операции (главный бухгалтер, бухгалтер) и их подписи.

Таким образом, бухгалтерская справка фиксирует факт неправильного отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета и обосновывает необходимость внесения исправительных записей в учетные регистры. В данном случае она исполняет роль первичного учетного документа.

В бухгалтерском учете исправления вносятся дополнитель­ной записью в текущем отчетном периоде, за который предсто­ит сдавать отчетность.

При утрате первичных документов их следует восстановить. С этой целью приказом руководителя организации назначается комиссия по расследованию причин утраты документов. В не­которых случаях могут быть привлечены представители следст­венных органов. Комиссия должна собрать письменные объяс­нения у лиц, которые отвечают за создание, обработку и хране­ние утраченных документов.

После установления обстоятельств пропажи первичного документа его необходимо заново оформить. Доказательства­ми факта совершения хозяйственной операции, отраженной в нем, могут являться другие первичные документы, акты инвен­таризации, экспертные заключения, письменные объяснения лиц и т. п.

По результатам работы комиссии оформляется акт, который утверждает руководитель организации.

2) Исправление ошибок в регистрах бухгалтерского учета.

Порядок исправления ошибок в регистрах бухгалтерского учета установлен пунктом 11 Методических рекомендаций и в пункте 39 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности:

- если ошибка выявлена до окончания отчетного года, то исправления вносятся в том месяце отчетного периода, когда она выявлена. Например, ошибка обнаружена в мае.

- если ошибка выявлена после окончания года, а отчетность еще не утверждена и не представлена в налоговую инспекцию, ошибку можно исправить записями за 31 декабря отчетного года.

В зависимости от того, в чем состоят ошибки, применяют несколько способов их исправления.

1) Если какую-либо операцию не отразили в регистрах, то необходимо сделать дополнительную проводку на сумму операции. Способ используется при исправлении ошибок в документировании и оценке имущества и обязательств.

2) Если сделана неправильная запись, которой быть не должно, то ее сторнируют.

3) Неправильная бухгалтерская запись сторнируется и делается правильная запись. Способ используется при исправлении корреспонденции счетов.

Если ошибка обнаружена в учете прошлого года, а годовой учет уже утвержден, изменения вносятся в учет текущего года. Отчетность за прошлый год исправлять не надо. Такие ошибки рассматриваются как прибыль или убыток прошлых лет. Для их исправления делается запись по счету 91 «Прочие доходы и расходы», что позволяет не искажать показатели продаж отчетного периода. При составлении Отчета о прибылях и убытках ошибки прошлых лет, выявленные в отчетном году, отражаются по строке 220 (столбцы 3-6).

После того как в бухгалтерском учете сделаны корректирующие записи, необходимо составить бухгалтерскую справку с указанием исправленных проводок. Справка составляется в свободной форме и должна содержать обязательные реквизиты первичного документа.

3) Исправление ошибок в бухгалтерской отчетности.

В данном случае речь идет об ошибках, возникающих непосредственно при составлении форм бухгалтерской отчетности. Исправляются эти ошибки так же, как в первичных документах. Например, проставляются прочерки в свободных строках, заключаются в скобки показатели, если бухгалтер забыл это сделать. Если обнаруживается, что итоговые показатели подсчитаны неверно, то неправильную запись зачеркивают одной чертой, пишут рядом верную. Затем делают надпись «исправленному верить» и ставят подпись с датой исправления.