ОСНОВНЫЕ КОМПОНЕНТЫ ПРОГРАММЫ СБОРА КРУПНЫХ ПОЖЕРТВОВАНИЙ

программы сбора крупных пожертвований 1.

Стратегический план сбора крупных пожертвований на три—пять лет. 2.

База перспективных в плане значительных взносов спонсоров или план поиска новых клиентов. 3.

Признанный лидер организации, проводящий встречи с клиентами, распределяющий клиентов между сотрудниками, руководителями и волонтерами, координирующий выполнение программы. 4.

Компьютерная техника для записи и хранения информации о клиентах и о контактах с ними. 5.

Бюджет, включающий средства на транспортные расходы (поездки к клиентам), на подготовку клиентов и выражение признательности спонсорам. 6.

Юрист, составляющий и проверяющий договоры о пожертвованиях. 7.

Финансовый отдел или привлеченная финансовая организация, которая будет инвестировать полученные пожертвования и отчитываться о расходах перед спонсорами. 8.

Эксперты по плановым пожертвованиям или по отложенным плановым пожертвованиям. 9.

Материалы (проспекты, буклеты), рекламирующие различные предложения о крупных пожертвованиях, а также рассказывающие об основных спонсорах.

10. Политика принятия пожертвований, согласующаяся со структурой организации.

Разработайте стратегический план Организации необходим стратегический план на три года или пять лет, который определяет цели и задачи программы сбора крупных пожертвований. Например, стратегический план некой организации может содержать положение о том, что организация будет увеличивать объем собранных пожертвований ежегодно на определенный процент, чтобы к концу плановой пятилетки собрать порядка 100 млн дол.

Составьте базу данных клиентов

Небольшие или недавно созданные организации могут еще не иметь клиентов, от которых можно ждать крупных пожертвований, или иметь всего несколько. Этим организациям стоит потратить время и составить для себя базу данных по таким клиентам с помощью руководства и волонтеров. Для таких учреждений лучший способ — это набрать как можно больше волонтеров, которые будут сотрудничать с организацией, в свою очередь привлекая новых добровольцев. Со временем этих волонтеров можно будет просить о крупных пожертвованиях, а также о помощи организации в поисках новых перспективных клиентов.

Хочу предупредить организации с маленькой спонсорской базой: при наличии только нескольких разовых дарителей вам еще рано браться за программу по сбору крупных пожертвований. Потребуется какое-то время для расширения клиентской базы, вовлечения спонсоров в деятельность организации и доведения их взносов до уровня крупных пожертвований. Однако это вовсе не означает, что такие организации не могут получить од- но-два крупных пожертвования в процессе своего развития. Назначьте специалиста для координации программы и предотвращения конфликтов среди сотрудников

Когда организация сформировала базу клиентов по крупным пожертвованиям, она должна выделить человека, который будет координировать работу с ними.

В любой организации, независимо от ее размера, может возникнуть серьезная проблема, когда сборщики начинают «делить» клиентов между собой и конфликтовать из-за этого. В маленьких организациях президент или исполнительный директор может не поручать сборщику пожертвований контактировать с важнейшими клиентами и не рассказывать ему о своих контактах с ними. В средних и крупных организациях с региональными, национальными и зарубежными представительствами с подобным явлением ведется постоянная борьба. Подобная ситуация — результат отсутствия согласованного и четкого распределения клиентов между просителями. Нет ничего хуже, когда несколько сотрудников организации независимо друг от друга работают с одними и теми же клиентами, когда сотрудник А., не зная, что директор В. уже договорился со спонсором о встрече, добивается ее. Это все равно случается время от времени, но риск подобных ситуаций можно свести к минимуму, если между работающими с крупными клиентами существуют открытые и доверительные отношения.

Даже в самых маленьких организациях идеальным способом координации работы с клиентами являются встречи всего персонала, занятого в этой сфере.

Пользуйтесь соответствующим программным обеспечением

Каждой организации нужна надежная компьютерная система хранения и обработки информации о клиентах, о предложениях, обещаниях и сделанных пожертвованиях. Ударение здесь — на слове «надежная». Работа такой системы зависит, прежде всего, от полноты данных, занесенных в нее сотрудниками; координатор программы сбора крупных пожертвований должен также обратить внимание просителей на необходимость точного и своевременного внесения в компьютер информации о контактах со всеми клиентами, сделанных им предложениях, полученных от них обещаниях и пожертвованиях. Один из способов добиться этого — раздать на ежемесячных собраниях сборщиков размноженные таблицы с информацией о каждом просителе — визитах к клиентам, предложениях, полученных пожертвованиях. Если у кого-то из группы активность в этом месяце оказалась без уважительной причины нулевой — это сигнал просителю приниматься за дело, идти к клиентам за пожертвованиями. Помните, что лля сбора денег тоже нужны деньги

Сбор крупных пожертвований требует средств на поездки к клиентам, междугородние и международные телефонные переговоры, представительские расходы при общении с клиентами, выражение благодарности спонсорам за сделанные взносы. Бюджет на такие цели зависит, разумеется, не только от размера организации, но и от понимания руководством необходимости таких расходов. Во многих организациях начинают выделять деньги на подобные траты, убедившись, что это действительно приносит им крупные пожертвования. Однако вы не сможете успешно «обрабатывать» клиентов, если у вас не будет на это средств. Если у организации есть стратегический план, предусматривающий сбор крупных пожертвований, то такие расходы, скорее всего, не вызовут особых споров. Особенно следует опасаться того, что я называю «усеченным финансированием». В первый год организация выделяет подразделению по сбору пожертвований средства, необходимые для покрытия его организационных расходов, а затем с каждым годом уменьшает его бюджет под давлением внешних обстоятельств, таких как общее состояние экономики страны. Это, конечно, нельзя предсказать, однако наличие у организации стратегического плана с четкими целями поможет уберечь бюджет, предусмотренный для сбора крупных пожертвований, от существенных сокращений.

При необходимости приглашайте юриста

В какой-то период развития организации ей может понадобиться помощь юриста. Кто-то из клиентов может пожелать внести некоторые изменения, например, в процедуру акционирования или в страховую политику, предложить организации постепенно, в течение ряда лет вступать в права собственности на пожертвованную недвижимость с учетом всех возможных непредвиденных обстоятельств для этой сделки. Еще до возникновения подобной ситуации наймите юриста, тогда в нужный момент вы сможете четко ответить на вопросы клиента и обсудить с ним детали самых сложных договоров о пожертвованиях. Если у вашей организации есть собственный юрисконсульт, услугами которого вы можете пользоваться и который знаком со всеми нюансами кампании по сбору пожертвований, — вам повезло. Если его нет, руководству стоит подумать о приглашении консультанта со стороны, чтобы организация была готова к работе с клиентами и самыми сложными способами крупных пожертвований.

Создайте крепкую финансовую систему

В каждой организации должен быть человек или целый отдел, занимающийся ее финансами, включая прием и инвестирование крупных пожертвований. На первый взгляд, это совершенно очевидно, однако даже если у организации есть финансовый отдел, который депонирует и инвестирует все полученные пожертвования, его сотрудники могут не понимать необходимости расчета дохода от каждого пожертвования, а эту цифру хотят знать почти все клиенты, делающие крупные пожертвования. Например, если спонсор дал 50 тыс. дол. в стипендиальный фонд, организация должна, выражая благодарность, ежегодно сообщать клиенту сумму дивидендов, полученных от инвестирования его пожертвования, сумму, израсходованную на стипендии, и любую другую информацию о доходах, интересующую дарителя. При отсутствии взаимодействия между подразделением по сбору пожертвований и финансовым отделом эти цифры придется рассчитывать сборщику, что будет для него совершеннейшим кошмаром. Координируйте ваши действия, потому что люди, сделавшие крупные пожертвования, заслуживают, чтобы их время от времени информировали об инвестировании и распределении их пожертвований.

Имейте под рукой

эксперта по плановым пожертвованиям

Крупные пожертвования часто включают в себя плановую составляющую. Это называется смешанным пожертвованием. Например, если сборщик просит у клиента единовременное крупное пожертвование в размере 100 тыс. дол., а клиент после размышлений над этим предложением соглашается пожертвовать сразу только 25 тыс. дол., предлагая остальное передать постепенно в качестве благотворительной ежегодной ренты, то сборщику может понадобиться эксперт по плановым пожертвованиям — сотрудник организации, волонтер или консультант. В идеале всем занимающимся крупными пожертвованиями надо хотя бы в общих чертах быть знакомыми с принципами работы с завещательными дарениями, благотворительными рентами и фондами, благотворительными отчислениями от страховых сумм, с градациями этих пожертвований, с налоговыми льготами и выгодами как для клиентов, так и для организации. Это позволит без задержек и аккуратно вести процесс сбора крупных пожертвований. Если предложенный клиентом вариант крупного пожертвования включает плановую составляющую, то сборщик может привлечь к сотрудничеству кого-то из отдела плановых пожертвований, волонтера или стороннего консультанта, который поможет ему довести дело до успешного конца. Суть в том, что организация должна быть готова работать со смешанными пожертвованиями, которые являются «гибридом» крупного и планового пожертвования.

Подготовьте рекламные материалы для вашей программы

У каждой организации должны быть рекламные материалы, посвященные предложениям о крупных пожертвованиях, например брошюры, буклеты, журналы, DVD-диски или рекламные листовки. Визуальное изображение дает тот же эффект, что и тысяча слов, а описание пользы, которую принесет сделанное вашей организации пожертвование, стоит миллиона слов. Эти способы общения с клиентами являются частью программы сбора крупных пожертвований, и на них не надо жалеть денег. Они помогут прояснить миссию вашей организации, помогут «достучаться» до клиента с помощью доходчивых и выразительных средств, например фотографий спонсоров и ваших подопечных, а самое главное — объяснят клиентам важную роль, которую круп- ные пожертвования сыграют для выхода организации на более высокий уровень.

Выработайте политику принятия пожертвований

Политика принятия пожертвований, соответствующая структуре организации, является одной из важнейших составных частей программы сбора крупных пожертвований (см. перечень 6.2).

Меня не перестает удивлять, что у многих организаций такая политика отсутствует. Независимо от размера организации у нее должна быть политика принятия пожертвований. Например, вы непременно столкнетесь со спонсором, который попросит от вас ответной услуги, не имеющей ничего общего с миссией вашей

Перечень 6.2. Причины важности наличия политики принятия пожертвований 1.

Предотвращает путаницу между понятиями «спонсор» и «клиент». 2.

Гарантирует равное отношение ко всем спонсорам. 3.

Делает работу организации более понятной, как изнутри, так и извне. 4.

Стимулирует создание системы четкого управления финансами. 5.

Устанавливает иерархию пожертвований и формы признательности для каждого уровня. 6.

Защищает благотворительный статус организации. 7.

Помогает организации избегать скандалов в средствах массовой информации. 8.

Учит директоров и членов комитетов, как собирать крупные пожертвования. 9.

Помогает организации приспосабливаться к меняющимся внешним условиям (с помощью регулярных рекомендаций комитету по приему пожертвований).

10. Знакомит всех участников процесса с особенностями пожертвований. организации. Скажем, вы собираете деньги для больницы, и ваш постоянный и хорошо известный спонсор хочет, чтобы в благодарность за его пожертвование в холле больницы были выставлены макеты десяти домиков, которые он построил. Однако если политика принятия пожертвований вашей больницей оговаривает, на каких условиях она это делает, вам следует отказаться от такого дарения, тем самым продемонстрировав суть этой политики. При отсутствии такой политики спонсор может подумать, что вы относитесь к нему предвзято, и в будущем он, возможно, уже не выделит вам средств. Некоторые спонсоры могут даже вынести дискуссию на страницы печати, что для вашей организации, конечно, крайне нежелательно.

Вы наверняка сталкивались со случаями, когда клиент хочет пожертвовать ниже установленного уровня, но при этом воспользоваться всеми правами и преимуществами этого уровня. Допустим, у вашей организации минимальная сумма благотворительной ежегодной ренты составляет 25 тыс. дол., а спонсор хотя и хочет предоставить организации такую ренту, но дает только 10 тыс. дол. Если у организации нет фиксированной политики приема пожертвований, можно подумать, что она прикидывает, какую сумму спрашивать с какого клиента. Политика принятия пожертвований ставит всех спонсоров организации в равные условия.

Политика приема пожертвований также обеспечивает информированность всех участников процесса об уровнях пожертвований и форме признательности на каждом уровне. Каждый сборщик должен знать ее детали. Следует понимать, что в эту политику при необходимости можно вносить поправки и изменения, если учредить комитет по приему пожертвований, который будет периодически ее корректировать и обеспечивать соответствие общему и финансовому направлению развития организации. Например, 10 лет назад политика организации могла установить уровни пожертвований, которые теперь оказались слишком низкими, и комитет может порекомендовать совету директоров их пересмотреть. Какой бы ни была политика организации в сфере принятия пожертвований, правлению стоит учредить ко- митет для выработки проекта этой политики, готовый ежегодно давать отчет о ее результатах.

Примеры разработки грамотной политики принятия пожертвований можно получить в Ресурсном центре Ассоциации профессиональных сборщиков пожертвований, позвонив по телефону (800)666-FUND или посетив сайт www.afpnet.org и отыскав там «Ресурсный центр (Resource Center)». В этих примерах приведены пояснения для организаций различного размера и разной специализации.