ЭКСПОРТ ИНФОРМАЦИИ ИЗ ACCESS

Данные можно экспортировать в целый ряд поддерживаемых баз данных, программ и форматов файлов. Большинство объектов базы данных из базы данных MS Access можно экспортировать в другую базу данных MS Access.

Нельзя экспортировать схемы базы данных. При экспорте данных можно экспортировать главную таблицу и все связанные таблицы. При экспорте в другую базу данных одновременно можно экспортировать только один объект. Если необходимо экспортировать в базу данных несколько объектов, можно выполнить им-

Рис. 4.12.1. Диалоговое окно «Экспорт объекта»

порт этих объектов, открыв базу данных, в которую необходимо экспортировать объекты.

Для экспорта объекта нужно выбрать пункт меню «Файл» -> «Экспорт». Откроется окно, представленное нарис. 4.12.1. В поле «Тип файла» выбираем приложение, в которое экспортируется объект, и нажимаем на кнопку «Экспорт».

Существуют три способа использования данных MS Access с текстовыми процессорами.

• В базе данных MS Access можно с помощью мастера составных документов MS Word создать составной документ в MS Word, связанный с данными MSAccess. После создания связи можно в любое время открыть документ в MS Word для печати нового пакета документов на бланке или наклеек с использованием текущих данных MS Access.

• Для любой версии MS Word допускается экспорт данных MS Access в файл источника данных для слияния, который может быть использован средством слияния MS Word.

• Выходные данные таблицы, формы или отчета можно сохранять в виде файлов формата RTF (.rtf) или текстового формата (.txt). Файлы в формате RTF сохраняют форматирование, такое, как шрифты и стили, и могут быть открыты в MS Word и других текстовых процессорах и издательских программах для MS Windows.

Также существуют различные возможности использования данных MS Access с MS Excel или другими редакторами электронных таблиц.

• Таблицы можно экспортировать в MS Excel или другие программы электронных таблиц в виде неформатированных данных.

• Выходные данные таблиц, форм или отчетов можно сохранить непосредственно в виде файла (.xls) или листа Excel. В этом способе лучше всего сохраняются элементы форматирования, такие, как шрифты и цвета. Уровни группировки отчета сохраняются как уровни структуры MS Excel, а форма как таблица данных.

Профессиональные пользователи могут создать макрос или процедуру VBA, для того чтобы сделать более удобным частое выполнение операций экспорта объектов базы данных.