Процес придбання матеріалівна підприємстві.

Процес придбання матеріалів включає виконання ряду взаємозв'язаних робіт:

• складання заявок;

• аналіз заявок;

• вибір постачальників;

• розміщення замовлень;

• контроль за виконанням замовлень:

• завершення процесу придбання.

Коротко охарактеризуємо перелічені роботи. Складання заявок. Заявки на

придбання матеріалів готуються співробітниками підрозділів підприємства. Вони містять інформацію про види, кількість необхідних матеріалів і терміни їх доставки. Заявки складаються з урахуванням випередження фактичних потреб в них підприємства. Час між розміщенням заявок і отримання матеріалів називається часом випередження. Терміни постачання матеріалів, що вказані в заявці, повинні бути складені з мінімальним випередженням. Заявка повинна враховувати можливості постачальника і потреби споживачів.

Аналіз заявки. Заявки на споживання матеріалів піддаються аналізу в службі матеріально-технічного постачання за участю фахівців з інших підрозділів. Мета аналізу — забезпечення мінімальних витрат по кожному виду матеріалів. Служба постачання не має права замінювати матеріали, вказані в заявках. Працівники відділу повинні аналізувати заявки, що поступають і пропонувати такі варіанти придбання матеріалів, які можугь привести до зниження вартості замовлень.

Вибір постачальників. При виборі постачальників основними критеріями є:

• надійність постачальника;

• здатність поставляти необхідні ресурси належної якості і в потрібні терміни;

• постачання матеріальних ресурсів за мінімальними цінами;

• віддаленість постачальника від споживача;

• наявність у постачальника вільних потужностей і т. д.

Основними джерелами відомостей (інформації) про постачальників і матеріали є:

• особисті контакти з «продавцями»;

• оголошення в рекламних виданнях;

• відвідування підприємств і вивчення практики постачання продукції;

• інформація, що одержується від банків, торгових асоціацій і т.

У результаті вивчення всіх джерел складається список постачальників,

що мають міцну репутацію. Потім вибираються ті з них, хто пропонує найбільш вигідні умови з погляду ціни і термінів постачання.

Розміщення замовлень. Придбання матеріалів здійснюється різними методами залежно від виду матеріалів і комплектуючих виробів. Основними методами закупівель є:

• придбання матеріалів однією великою партією за один раз (оптові закупівлі);

• регулярні закупівлі матеріалів, коли покупець замовляє їх необхідну кількість, і вони поставляються йому дрібними партіями протягом певного періоду;

• щоденні (щомісячні) закупівлі (цей метод використовується при закупівлях дешевих і швидко використовуваних матеріалів);

• одиничні закупівлі.

Документально замовлення оформляється за допомогою укладення контракту між постачальником і споживачем матеріального ресурсу, тобто сировини, комплектуючих тощо.

Структура контракту передбачає:

• визначення предмету контракту;

• вказівку якості і кількості товару;

• суму контракту;

• порядок постачання і приймання товару;

• відповідальності сторін;

• порядок розв'язання суперечок.

Контроль за виконанням замовлень здійснюється відділом матеріально- технічного постачання. При цьому можлива зміна графіків постачання матеріалів або уточнення графіків випуску продукції.

Завершення процесу придбання. Отримання замовлених матеріалів точним дотриманням умов контракту завершує операцію. В процесі прийому продукції необхідно впевнитися, що поставлений матеріал: - потрібної якості; -

у потрібній кількості; - надійшов в обумовлений час; - придбаний за обумовлену ціну.

Документальне оформлення постачань припускає отримання від постачальника повідомлення про відвантаження і супровідного листа. У супровідних листах вказується кількість товарів і час постачання. Надходження матеріалів на склад оформляється відповідними накладними і фіксується в книзі реєстрації товарів.

3.