Тема 3. Метод финансово—хозяйственного контроля.

1. Классификация приёмов познания в хозяйственном контроле.

2. . Методические приемы финансово - хозяйственного контроля.

В общенаучном понимании метод — это способ исследования, характеризующийся совокупностью специфических принципов, путей и средств, которые определяют путь научного познания и установления истины.

собственные методические приемы финансово - хозяйственного контроля

1. Общенаучные методические приемы, применяемые в контрольно-ревизионной работе, включают в себя: 1)анализ и синтез, 2)индукцию и дедукцию, 3)аналогию и моделирование, 4)абстрагирование и конкретизацию, 5)системный и функционально-стоимостной анализ.

Среди расчетно-аналитических приемов можно выделить: экономический анализ; статистические расчеты; экономико-математические методы.

2. Собственные методические приемы финансово - хозяйственного контроля включают:

1. способы документального контроля,

2. способы фактического контроля

3. приемы обобщения и реализации результатов контроля.

В основе разграничения способов контроля на документальный и фактический, лежат источники используемых данных при осуществлении контрольных действий.

2.1. Документальный контроль

Источниками информации для документального контроля служат:

· первичные документы, включая технические носители информации; (таблицы, журналы-ордера и вспомогательные ведомости к ним); (

· данные оперативно-технического чета;

· оперативная, бухгалтерская и статистическая отчетность;

· плановая, нормативная, проектно-конструкторская, технологическая и прочая документация.

Среди основных приёмов документального контроля можно выделить:

- формальную проверку документов;

- арифметическую проверку документов;

- нормативно – правовую проверку документов;

- логический контроль объективной возможности выполнения документально оформленных хозяйственных операций;

- взаимный контроль, который заключается в сопоставлении различных документов и учетных данных, в которых прямо или косвенно отражается проверяемая операция.

- встречную проверку документов или записей в учетных регистрах путем сличения их с одноименными или взаимосвязанными данными предприятий и организаций, с которыми проверяемое предприятие имеет хозяйственные связи;

- способ обратного счета, основанный на предварительной экспертной оценке материальных затрат с целью последующего определения (обратным счетом) величины необоснованных списаний сырья и материалов на производство определенных видов продукции;

- оценку законности и обоснованности хозяйственных операций по данным корреспондирующих счетов бухгалтерского учета;

- хронологическое исследование операций

- балансовые увязки движения товарно-материальных ценностей.

В контрольно-ревизионной практике сложилось два способа изучения документов, учетных записей и отчетных показателей.

Первый - от первичных документов к регистрам аналитического и синтетического учета (машинограммам, журналам-ордерам и др. ), а от них к показателям баланса и отчетности, (т.е. индуктивный метод - от единичного к общему), который применяется чаще при внутреннем контроле.

Второй используется при осуществлении внешнего контроля и более эффективен. Это – дедуктивный метод, в котором последовательность контрольных действий идет от обобщенных показателей бухгалтерской и статистической отчетности через регистры синтетического и аналитического учета к не сплошному рассмотрению первичных документов. Это позволяет наиболее удачно отобрать круг первичных документов и учетных записей, подвергаемых детальному изучению, сосредоточить внимание на наиболее вероятных нарушениях и недостатках. следовательно, дает возможность сократить число проверяемых документов и сроки проведения ревизии или проверки.

Применение специальных знаний в области бухгалтерского учета при выявлении нарушений действующего законодательства также связано с использованием ряда приемов документального контроля. Эти приемы являются едиными как при проведении ревизии, так и в ходе судебно—бухгалтерской экспертизы Конкретные же процедуры исследования бухгалтерских документов зависят от способов использования учетных данных для нарушений законодательства и маскировки злоупотреблений.

При этом в учетных документах нарушение законодательства находят свое отражение в трех формах:

— противоречия (несоответствия) в содержании отдельного документа;

— противоречия в содержании нескольких взаимосвязанных документов;

— нарушение действующего порядка отражения хозяйственных операций.

Поэтому приёмы исследования учетной информации в соответствии с изучаемыми явлениями можно подразделить на три труппы

А) приемы исследования отдельного документа;

Б) приемы исследования нескольких документов, отражающих одну и ту же или взаимосвязанные операции;

В) приемы проверки отражения содержания хозяйственных операций в бухгалтерском учете.

А) Приемы исследования отдельного учетного документа способствуют выявлению нарушений в тех случаях, когда в результате незаконных действий возникают противоречия в содержании документа или между отдельными его реквизитами. К этой группе процедур относятся: проверка документа по форме (формальная), арифметическая проверка и нормативно-правовая проверка.

При формальной проверке документов, прежде всего, устанавливают наличие в документах всех предусмотренных реквизитов. Выявляя документы, где отсутствуют отдельные реквизиты (подписи, даты и т.п), ревизор должен тщательно проверить эти документы, а при наличии подчисток или сомнительных исправлений передать их следовательно для разрешения вопроса о назначении криминалистической экспертизы. Эксперт-бухгалтер должен также сопоставить реквизиты сомнительного документа с аналогичными в других документах (например, подписи, выполненные от имени одного и того же лица в различных документах). При этом проверяется не содержание операций, а только внешний вид отдельных документов. А для окончательного решения вопроса о полноценности исследуемого документа эксперт-бухгалтер может проверить его и другими способами.

При арифметической проверке устанавливается правильность итоговых показателей подсчитанных, как по горизонтальным строкам документа (например, правильность суммы выписанного счета-фактуры путем умножения цены одного изделия на количество отпускаемой продукции), так и по вертикальным графам (например, правильность подсчета расчетно-платежной ведомости по графам «Всего начислено» или «К выдаче на руки».

При нормативно-правовой проверке совершенных операций (на соответствие действующему законодательству и нормативным актам) выявляются правильно оформленные документы, которые являются незаконными по своему содержанию. Так, например, предприятиям всех форм собственности в зависимости от их размеров в соответствии с «Порядком ведения кассовых операций в народном хозяйстве Украины» от 20 02.1995 г установлены лимиты выдачи наличных денег на текущие потребности. Превышение выдачи наличных денег сверх этого лимита будет являться нарушением законодательства, хотя первичные документы и учетные записи будут оформлены надлежащим образом.

Б) Приемы исследования нескольких документов, отражающих одну и ту же или взаимосвязанные операции, применяются в тех случаях, когда отдельные документы не содержат в себе противоречий. В то же время сопоставление нескольких документов, относящихся к одной и тон же или взаимосвязанным операциям, может привести к выявлению несоответствия этих документов.

Для обнаружения такого несоответствия применяются методы: встречной проверки и взаимного контроля.

Метод встречной проверки состоит в сопоставлении разных экземпляров одного и того же документа, так как большинство первичных бухгалтерских документов оформляется в двух или даже в большем количестве экземпляров. Причем экземпляры этих документов могут быть получены как от разных структурных подразделений одного предприятия, так и от других организаций, с которыми предприятие имеет хозяйственные связи. Цель такого сопоставления -установить тождественность данных, которые содержаться во всех экземплярах соответствующего документа.

Например, кассир, получая деньги от отдельных лиц, в корешке приходного ордера, выдаваемого этим лицам, правильно указывает полученную сумму, а в экземпляре приходного ордера, служащего для отражения операции в бухгалтерском учете предприятия, показывает меньшую сумму.

Разновидностью встречной проверки является сопоставление учетных записей, отражающих одну и ту же хозяйственную операцию, в двух различных организациях.

Например, при отпуске и приходовании товарно-материальных ценностей преступниками может заполняться подложный экземпляр накладной, которые не отличается от подлинных по дате, номеру и итоговой сумме, но различается по количеству указанных ценностей. Поэтому при сопоставлении разных экземпляров таких документов, изъятых из разных организаций можно обнаружить расхождения, а следственным путем установить совершенное преступление

Метод взаимного контроля заключается в сопоставлении различных документов и учетных данных, в которых прямо или косвенно отражается проверяемая операция. При этом сопоставляться могут данные различных видов учета - бухгалтерского, статистического и оперативного.()

Наиболее распространенными примерами взаимного контроля являются:

- сопоставление данных документов, отражающих операции получения, выдача материальных ценностей, с данными документов, отражающих совершение других операции, вытекающих и связанных с этими операциями. Например, начисление зарплаты работникам за погрузку-разгрузку этих ценностей, оплата транспорта за перемещение этих грузов и т п;

- сопоставление данных о перемещении товарно-материальных ценностей с данными о таре и грузоподъемности транспортных средств, в которых они перевозились. Этот прием связан с тем, что определенные виды грузов нуждаются в специальной таре, учет которых ведется отдельно по специальным правилам. Например, данные о грузоподъемности транспортных средств дают информацию о максимально возможном количестве груза, которая может быть вывезена данным количеством транспорта;

- сопоставление данных бухгалтерского учета с данными оперативного учета

Например, данные о начисленной заработной плате по определенной операции необходимо сопоставить с данными маршрутных листов, где указывается, сколько деталей прошло указанную операцию;

- сопоставление данных бухгалтерского учета с материалами других служб предприятия, связанных с отдельными операциями (картотеки складов, транспортные документы, пропуска, данные отдела кадров). Например, бухгалтерские документы об отгрузке продукции на предприятиях, где существует пропускная система, должны быть сопоставлены с пропусками на вывоз продукции, где также указывается количество мест, вес или количество продукции. Однако результаты такого сопоставления не могут являться основанием для категорических заключений ревизоров, а дают лишь направление для правильного расследования, а также выступают в качестве одной из улик; ставящих под сомнение данные бухгалтерского учета;

- сопоставление данных документов, отражающих выдачу денежных средств с документами, являющимися основанием для начисления и выплаты денежных сумм. При этом приеме чаще всего выявляются несоответствия платежных ведомостей по выдаче заработной платы документам, подтверждающим выполнение оплаченных работ;

- соответствие данных учетных регистров данным первичных документов.

В) Приемы проверки отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете помогают выявить отклонения в составлении бухгалтерских записей (проводок) и корреспонденции счетов по сравнению с действующим законодательством, стандартами и нормами ведения бухгалтерского учета.

К таким приемам, в частности, относится восстановление количественно-суммового учета, которое состоит в том, что на основе первичных документов полностью восстанавливается количественный учет. Это дает возможность дать оценку законности и обоснованности хозяйственных операций по данным корреспонденции счетов бухгалтерского учета.

Таким образом, использование в финансово-хозяйственном контроле документальных методических приемов позволяет дать количественную и качественную оценку выявленных недостатков, установить за них должностных лиц и определить размер их материальной ответственности.

2.2. Фактический контроль представляет собой изучение фактического состояния проверяемых объектов на основе данных органолептических (осязаемых) приемов, к которым относятся: осмотры, контрольные обмеры работ, выборочные и сплошные наблюдения, технологический контроль экспертизы проектов и сметной документации, , эксперименты.

Осмотры применяются для проверки в натуре

Контрольные замеры работ применяются для проверки в натуре выполненных строительно-монтажных, работ и услуг.

Сплошные наблюдения - прием статистического контроля фактического состояния объекта (например, проведение хронометражных наблюдений при контроле норм выработки).

Выборочные наблюдения - прием статистического контроля качественных характеристик объекта, когда сплошной контроль технически невозможен, например, при определении дефектов товаров, поступающих в торговлю

Технологический контроль - проверка инженерной и технической подготовки производства, а также качества выпускаемой продукции. Одним из видов технологического контроля является контрольный запуск сырья и материалов в производство, который применяется для обоснованности норм расхода материальных ресурсов и выхода готовой продукции.

Экспертиза проектов и сметной документации - прием проверки экологической защищенности, технологического уровня, прогрессивности норм и нормативов, отраженных в проектно-сметной документации.

Эксперимент — научно поставленный опыт с целью проверки результатов выполненных процессов.

Инвентаризация по мнению многих специалистов является на только формой контроля, но и важнейшим приёмом фактического контроля, как и бухгалтерского учета. Основные задачи инвентаризации заключаются в установлении фактического состояния и наличия основных средств и дебиторской и кредиторской задолженности. В процессе инвентаризации используются контрольно-ревизионные процедуры, позволяющие осуществить проверку материальных ценностей и денежных средств в натуральном выражении путем пересчета., взвешивания, обмера, а средств в расчетах - взаимной сверкой сумм с другими предприятиями и лицами, имеющими с проверяемым предприятием хозяйственные связи. Документы, отражающие результаты инвентаризации, являются доказательством фактического состояния ценностей на определенную дату, подтверждаются подписями членов комиссии и материально ответственных лиц.

Фактический контроль позволяет повысить полноценность и неопровержимость доказательств первичных документов и учетных записей. Поэтому, ревизии проводимые только с использованием приемов документального контроля, (без фактического.) по существу сводятся к проверке бухгалтерских документов и учетных регистров и не обеспечивают всесторонней характеристики финансово-хозяйственной деятельности проверяемого предприятия.

2.3. Обобщение и реализация результатов контроля - это совокупность приемов синтезирования результатов проведенного контроля и принятия решений по устранению выявленных недостатков и предупреждению их повторения в будущем

К таким приемам относятся-

Группировка недостатков путём систематизации и обобщения недостатков по экономической однородности, времени совершения и значимости и нарушений одних и тех же нормативно правовых актов.

Документирование результатов промежуточного контроля, т.е. способы оформления результатов на промежуточных стадиях ревизии, путем составления промежуточных актов, справок, решений о финансовых санкциях (акт инвентаризации кассы);

Аналитическая группировка - совокупность приемов статистических группировок по однородности признаков контролируемых объектов и выявленных недостатков (расчет естественной убыли, возникновения брака, и т.п.)

Юридическое обоснование включает способы добычи доказательств в части недостатков и нарушений нормативно-правовых актов, размеров причиненного ущерба и ответственности за него конкретных лиц. Реализуется этот прием путем изъятия в установленном порядке первичных документов, содержащих доказательство нарушения законов, нормативно-правовых актов при осуществлении хозяйственных операций;

Систематическое изложение недостатков в акте ревизии в соответствии с правилами единой системой делопроизводства;

Принятие решений - прием воздействия субъекта на объект контроля. Применяется при разработке приказа или распоряжения по результатам контроля;

Контроль за выполнением принятых решений осуществляется путем проверки выполнения распорядительных документов по возмещению причиненного ущерба и т.п.