Основные подходы к созданию АРМа руководителя

Чаще всего руководителю информация необходима в связи с осуществлением процесса управления. Характер потребностей в информации зависит, главным образом, от двух факторов: личных качеств руко­водителя (знание информационных систем, стиль управления, представление о потребностях в информа­ции) и организационной структуры управления, в рамках которой принимаются решения.

Чем выше компетентность руководителя в области информационных систем, тем более сложными и точными будут его потребности в информации. Реальные представления о возможностях и требующихся затратах ставят его в гораздо более выгодное положение в отношении оказания помощи в разработке эф­фективной системы.

Техническая подготовка руководителя, стиль руководства и способность принимать решения — все это оказывает влияние на характер и объем требуемой им информации. Некоторые руководители предпочи­тают принимать решения на основе детальной информации, другие же — на основе информации более общего характера, используя при этом личные консультации с подчиненными.

Собственные представления руководителя о потребностях в информации также оказывают большое влияние на состав программного обеспечения АРМа. Зачастую руководители колеблются между желани­ем знать только необходимые данные или же знать всю информацию. Многие руководители не представ­ляют себе, какая информация им необходима. Существует несколько точек зрения руководителей относи­тельно их обязанностей в отношении распространения информации среди своих подчиненных. Руководи­тель, который не может или не хочет распределять полномочия, обычно стремится задержать информацию.

Проблемы информационного обеспечения управления зависят от масштабов организации и сложности ее организационной структуры. Более крупные организации, имеющие более сложную организационную структуру, требуют применения более формальных информационных систем, а потребность в информа­ции приобретает более важное значение для осуществления операций.

На каждом уровне управления необходима информация разного рода и, как правило, в разной форме. На уровне планирования требуется одноразовое сообщение, выводы или единичный запрос. На уровне ка­лендарно-планового руководства требуется сообщение об отклонениях, выводы и различные сообщения о периодических оценках. На уровне оперативного контроля необходимо формальное сообщение об уста­новленных процедурах, ежедневное сообщение об осуществлении операций для обеспечения оперативно­го контроля деятельности.

Чем сложнее структура организации, тем легче определить потребности в информации. Там, где права и обязанности четко определены, взаимосвязи понятны, а сферы принятия решений ограничены, потреб­ности в информации установить легче.

Обязанности руководителя заключаются в следующем:

♦ принятие управленческих решений в пределах своего круга обязанностей;

♦ анализ и обобщение информации, необходимой для принятия данных решений;

♦ определение необходимых действий для реализации принятых решений и определение круга лиц, которые должны обеспечить их выполнение;

♦ формулирование заданий для конкретных сотрудников, участвующих в процессе реализации управ­ленческого решения, и доведение до них этих заданий;

♦ контроль исполнения заданий.

Очевидно, что большинство современных АРМов не может выполнить функции принятия управлен­ческих решений, но они могут существенно облегчить и ускорить выполнение руководителем этой функции. В состав функционального программного обеспечения АРМа руководителя целесообразно включить следующие программные средства:

♦ текстовый процессор;

♦ табличный процессор;

♦ личную информационную систему (органайзер);

♦ СУБД (для работы с базами данных по всем аспектам деятельности организации, получения необхо­димой архивной и оперативной информации);

♦ прикладную экспертную систему (по необходимости);

♦ Web-броузер;

♦ программу электронной почты.