Сущность информационно-аналитического обеспечения и классификация коммерческой информации

Коммерческая деятельность, как всякая предпринимательская деятельность, осуществляется на основе принятия управленческих решений в рамках общих функций управления материально-техническим обес­печением и сбытом.

Информация, будучи своего рода ресурсом для принятия управленческого решения и его продуктом, предполагает наличие источника информации и получателя (пользователя). Процесс взаимодействия меж­ду ними определяется понятием информационного обеспечения.

Информационно-аналитическое обеспечение, предоставленное в виде процесса, предполагает выпол­нение следующих операций:

• сбор данных;

• обработка данных и формирование информационных банков пользователей;

• хранение информации;

• поиск информации, преобразование информации и аналитическая обработка;

• передача информации;

• использование информации.

В сущности все эти операции носят логистический характер. Осуществляемые в определенной после­довательности, они обусловливают движение информационных потоков.

Исходной и главной в определенном смысле операцией считается сбор данных. От качества выполне­ния ее зависит соблюдение требований полноты, достоверности и оперативности, предъявляемых не толь­ко к самим сведениям, но и в отношении всего процесса информационного обеспечения.

Сбор данных происходит в форме приема сообщений, каждое из которых представляет собой совокуп­ность данных, содержащих какие-либо сведения, предназначенные (специально подготовленные) для пере­дачи по каналу связи от источника к пользователю информации. Технически эта операция совершается с помощью специальных средств передачи (приема) данных - модемов, факсов, телефонов и т. п.

Информация, используемая в управлении коммерческой деятельностью, носит название коммерческой информации. Коммерческая информация структурируется по критерию полезности.

По источникам возникновения коммерческая информация подразделяется на три категории:

• нормативная информация, в том числе нормативно-правовая, нормативно-справочная;

• учетно-аналитическая информация;

• информация распорядительного характера.

Понятием нормативно-правовой информации определяется перечень предписаний органов законода­тельной и исполнительной власти: законов и актов официального толкования, международных соглаше­ний, регулирующих экономические отношения в сфере коммерческой деятельности производственного предприятия. В Белоруссии это - Гражданский кодекс Республики Беларусь, Налоговый кодекс Республи­ки Беларусь, Таможенный кодекс Республики Беларусь и другие своды законодательных норм; указы Президента Республики Беларусь, постановления Правительства Республики Беларусь, приказы и распо­ряжения Министерства экономики Республики Беларусь, Министерства финансов Республики Беларусь и других ведомств. К этой же категории информации относятся нормы международных коммерческих дого­воров, разработанные Международным институтом унификации частного права (УНИДУА) - междуна­родной организации, базисные условия договоров купли-продажи, систематизированные Международной Торговой Палатой в ее издании «INCOTERMC» и др.

К нормативно-справочной информации относят нормы и нормативы, которые устанавливаются руко­водством предприятия, руководителями его коммерческих служб и действует локально - в сфере коммер­ческой деятельности данного производственного предприятия. Это нормы, которые используются в ос­новном при организации и планировании материально-технического обеспечения и сбыта - нормы расхо­да сырья, материалов, нормы запасов, нормативы оборотных средств, нормы выработки и др.

Учетно-аналитической информацией считают разнообразные сведения, которые поступают от различ­ных источников, относящихся к сфере коммерческой деятельности предприятия (ее объектов, предметов), составляющих в совокупности управляемую подсистему.

Особое значение учетно-аналитической информации состоит в том, что она составляет основу для при­нятия решений при выполнении функций организации, планирования и регулирования коммерческой дея­тельности. Сведения, раскрывающие содержание этих решений, определяются понятием информации распорядительного характера. Эта категория характеризует не только специфику управленческой инфор­мации, но и особенности движения информационных потоков в системе управлений, выступает одновре­менно и пользователем информации (информантом), и источником информации (информатором). Распо­рядительная информация исходит из управленческих подразделений службы сбыта и службы материаль­но-технического обеспечения (логистической службы) и представляет собой форму управленческого воздействия, обеспечивающего функционирование и (или) развитие сферы коммерческой деятельности предприятия.

По направлению движения информационных потоков относительно управляющей системы информация подразделяется на три категории:

• входящую;

• исходящую;

• информацию внутреннего пользования.

По стабильности движения относительно управляющей системы информация делится на:

• периодическую (регулярную) информацию;

• эпизодическую информацию;

• разовую информацию.

По степени преобразования в управляющей системе информация бывает следующих видов:

• первичная (исходная);

• промежуточная;

• итоговая.

По значимости принимаемых управленческих решений, при обосновании которых информация использу­ется, она подразделяется на следующие виды:

• стратегического характера;

• тактического характера;

• оперативную.

По объектам коммерческой деятельности информация подразделяется на три категории:

• Информация о поставщиках-партнерах при закупках, в том числе о производственных предприятиях, торговых (лизинговых) посредниках.

• Информация о получателях-партнерах при сбыте, в том числе о производственных предприятиях, торговых посредниках.

• Информация о посредниках, в том числе специализированных посредниках, оказывающих услуги в реализации отдельных этапов хозяйственных связей (информационно-консалтинговых фирмах, аудитор­ских фирмах, транспортно-экспедиторских фирмах, страховых фирмах, арбитражных и третейских судах, банках и других финансовых посредниках); информация о неспециализированных (ассоциированных) по­средниках, оказывающих услуги в реализации нескольких этапов хозяйственных связей, в комплексе).

Эта информация может быть детализирована по целевом ряду дополнительных признаков (характер специализации, масштаб деятельности, финансовое состояние и т. д. вплоть до названий фирм и их юри­дических адресов).

По предметам коммерческой деятельности информация подразделяется на две категории:

• информация о товарах;

• информация об услугах.

По аналогии с предыдущей признаком классификации эта информация может быть детализирована вплоть до наименований специфицированной номенклатуры товаров.

По степени доступности информация подразделяется на две категории:

• конфиденциальная, предназначенная для ограниченного круга пользователей;

• открытая, доступная для всех пользователей.

По способу фиксирования информация бывает следующих видов:

• устная;

• документированная, в том числе представленная на бумажных и машинных (электронных) носителях.

Описанные и другие признаки классификации информации являются одновременно признаками ее идентификации (кодификации) при представлении в документальной форме и используются в операции поиска информации.

Признаки классификации используются в системах кодирования избирательно с учетом востребован­ности соответствующих видов информации, например, в системах АРМов специалистов коммерческой службы предприятия.

2.