Методики проверки учета операций, осуществляемых через подотчетных лиц

Характеристика счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Для

обобщения информации о расчетах по подотчетным суммам согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (приказ Минфина России от 31 октября 2000 г.

Факт обоснованной выдачи наличных денег подотчетному лицу сопровождается бухгалтерской записью:

Д-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — К-т 50 «Касса».

Расходы, оплачиваемые из подотчетных сумм, списывают согласно утвержденному авансовому отчету и предъявленным документам следующим образом:

Д-т 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» 41 «Товары» — К-т 71 — оприходованы материальные ценности;

Д-т 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» — К-т 71 — отражены соответствующие расходы.

Возврат остатка неиспользованных сумм в кассу оформляют следующей записью:

Д-т 50 - К-т 71.

Аналитический учет по данному счету ведут по каждой авансовой выдаче.

Пример 1. Работник организации был направлен в служебную командировку в г. Калугу сроком на пять дней. Выданный аванс на командировочные расходы составил 3600 ден. ед. Работником был своевременно представлен авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих расходы за пять суток по найму жилого помещения в сумме 3000 ден. ед. (включая НДС 500 ден. ед.), учтены суточные за пять дней по установленным нормам в размере 500 ден. ед., итого 3500 ден. ед.

Оформляются следующие бухгалтерские проводки:

Д-т 20, 25, 26 или 44 — К-т 71 — 500 ден. ед. — списана с подотчетного лица сумма суточных согласно нормам на себестоимость продукции;

Д-т 20, 25, 26 или 44 К-т 71 — 2500 ден. ед. — отражена сумма расходов по найму помещения без НДС;

Д-т 19 «НДС по приобретенным ценностям» — К-т 71 — 500 ден.

Д-т 68 «Расчеты по налогам и сборам» — К-т 19 — 500 ден. ед. — зачтен НДС по оплате жилого помещения.

Согласно ст. 166 Трудового кодекса служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Право на компенсацию командировочных расходов имеют только работники предприятия. Компенсация командировочных расходов лицам, не работающим на предприятии или работающим в соответствии с гражданско-правовыми договорами, законодательством не предусмотрена. Однако не существует и закрытого перечня лиц, которым могут выдаваться денежные средства под отчет.

Согласно ст. 264 Налогового кодекса РФ расходы на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией.

Направление работников в служебные командировки. Условия выдачи наличных денег под отчет приведены в π. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. Банком России 22 сентября 1993 г. № 40). Предприятия выдают работникам деньги под отчет в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. Выдача под отчет денег на расходы, связанные со служебными командировками, проводится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. При этом предприятия должны учитывать следующие требования Порядка ведения кассовых операций:

1) подотчетные лица обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который деньги выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и провести окончательный расчет по ним;

2) выдача наличных денег подотчет проводится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу;

3) передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Направление работника в командировку осуществляется руководителем организации и оформляется приказом (распоряжением) по форме № Т-9 или форме № Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку».

Сумма денежного аванса, выдаваемого на командировочные расходы, обычно рассчитывается по смете.

Пример 2. Смета командировочных расходов ООО «Калинка», на одного человека.

Место командировки — г. Архангельск.

Срок командировки — 3 дня.

Вид транспорта — самолет.

1. Суточные — 3 · 100 = 300 ден. ед.

2. Стоимость перелета г. Москва — г. Архангельск — г. Москва: 3500 · 2 = 7000 ден. ед.

3. Стоимость проживания в течение двух дней

600 · 2 = 1200 ден. ед.

Итого: 8500 ден. ед.

14.01.2009. Отчет составил бухгалтер__________________ (подпись)

Днем выезда в командировку считается день отправления транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия — день прибытия указанного транспортного средства на место постоянной работы. При этом в случае отправления транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее — последующие сутки. То же относится и ко дню приезда.

За командированным работником сохраняются место работы (должность) и средний заработок во время командировки, в том числе за время нахождения в пути. Кроме того, ему гарантируется возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).

При командировке лица, работающего по совместительству, средний заработок сохраняется в той организации, которая его командировала.

В случае временной нетрудоспособности находящегося в командировке работника, удостоверенной в установленном порядке, кроме пособия по временной нетрудоспособности возмещаются расходы по найму жилья и суточные. При этом дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки. Постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 г. № 26 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

Командировочное удостоверение должно обязательно содержать отметки о прибытии и выбытии работника, заверенные печатью. Если работник командируется в разные населенные пункты, то отметки должны заверяться печатью предприятия, отправляющего и принимающего работника. Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из него.

При соблюдении перечисленных требований на основании приказа (распоряжения) о направлении работников в командировку подотчетному лицу выдается аванс в размере утвержденной сметы, что оформляется расходным кассовым ордером.

Возмещение расходов. В случае направления в служебную командировку работодатель согласно ст. 168 ТК РФ обязан возмещать работнику:

• расходы на проезд;

• расходы по найму жилого помещения;

• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

• иные расходы, понесенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным актом организации. Однако для организаций, финансируемых из федерального бюджета, размеры возмещения не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ.

Перечень командировочных расходов, возмещаемых командированным, но не включаемых в налогооблагаемую базу для расчета налога на доходы физических лиц, содержится в п. 3 ст. 217 НК РФ.

При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством.

Согласно подп. 12 π. 1 ст. 264 гл. 25 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, отнесены следующие расходы налогоплательщика на командировки:

• проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

• наем жилого помещения. По этой же статье расходов подлежат возмещению расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационнооздоровительными объектами);

• суточные и (или) полевое довольствие в пределах норм, утвержденных Правительством РФ;

• оформление и выдача виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

• консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Обращаем внимание на то, что в подп. 12 π. 1 ст. 264 НК РФ расходы на наем жилого помещения не ограничены нормой.

Оплата проезда осуществляется по фактическим расходам, подтвержденным документами. Возмещение работникам затрат по проезду в мягких вагонах, в каютах I—ГѴ групп тарифных ставок морского и I, II категорий судов речного флота, а также на воздушном транспорте определенного класса осуществляется в каждом отдельном случае с разрешения руководителя организации (в письменной форме).

Расходы за пользование внутригородским транспортом должны покрываться суточными.

Руководитель организации имеет право возместить работнику расходы на оплату проезда без представления проездных документов по минимальной стоимости проезда.

При направлении работника в служебную командировку за границу ему должен быть выдан аванс в иностранной валюте на текущие расходы в зависимости от реальных потребностей в стране пребывания с учетом непредвиденных расходов в пути и по прибытии к месту назначения. Для этого с текущего валютного счета организации снимается наличная иностранная валюта на основании заявления, в котором должны быть указаны номер и дата приказа о направлении работника в служебную командировку за границу.

Для покрытия расходов, связанных с зарубежной командировкой, вместо наличной иностранной валюты может быть куплен банковский или дорожный чек в валюте. Порядок покупки и возврата чеков такой же, как для снятия и сдачи наличной иностранной валюты.

Выезжающему в служебную командировку работнику выдается денежный аттестат (справка-расчет), в котором указываются нормы выплат, маршруты, место назначения, срок командировки и все полученные им денежные выплаты. В течение трех дней по возвращении из командировки работник обязан представить письменный

доклад о результатах командировки и авансовый отчет об израсходованных денежных суммах. ‘

Учет расчетов с подотчетными лицами в иностранной валюте целесообразно вести на отдельных субсчетах к счету 71 в определенного вида валютах. Например, субсчет 71-1 предназначен для учета расчетов в рублях, субсчет 7122 — в долларах США, 71-3 — в евро и т.д. Так же поступают при открытии субсчетов к счету 50 «Касса».

Учет движения валютных средств в кассе и расчетов с подотчетными лицами в иностранной валюте сопровождается бухгалтерскими записями:

1) Д-т 50, субсчет 2 «Касса в долларах США», — К-т 52 «Валютные счета» — на сумму долларов США, полученных в кассу организации, согласно представленной в кредитное учреждение заявке и кассовому чеку;

2) Д-т 71, субсчет 2 «Расчеты с подотчетными лицами в долларах США», — К-т 50, субсчет 2 на сумму выданного командируемому лицу аванса в долларах США.

Наряду с правом выдавать наличные деньги под отчет на командировочные расходы организации могут выдать наличные деньги под отчет:

• на хозяйственно-операционные расходы;

• на операции по закупке товаров мелкооптовыми партиями;

• на представительские расходы.

Под хозяйственно-операционными расходами понимаются расходы работников на покупку в установленных пределах товаров, включая оплату ГСМ, оплату работ и услуг.

При этом необходимо учесть, во-первых, что установленный указанием ЦБ РФ от 20 июня 2007 г. № 1843-У предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке составляет 100 тыс. руб. Во-вторых, при покупке товаров сделки юридических лиц между собой и с гражданами должны совершаться в письменной форме, нотариально удостоверенной (ст. 160, 161, 163 ГК РФ, за исключением сделок в случаях, предусмотренных законодательством). В-третьих, при покупке у населения сельскохозяйственной продукции составляется закупочный акт, который должен содержать обязательные реквизиты (паспортные данные, местожительство продавца, наименование продуктов и т.п.).

Денежные средства могут быть выданы работнику на представительские расходы. Их состав установлен п. 2 ст. 264 НК РФ. Заметим, что к представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. Состав представительских расходов организация определяет при утверждении сметы общехозяйственных расходов на отчетный (налоговый) период. В течение отчетного (налогового) периода представительские расходы включаются в состав прочих расходов по норме, установленной п. 2 ст. 264 НК РФ. Размер расходов не должен превышать 4% расходов налогоплательщика на оплату труда за отчетный (налоговый) период.

При превышении установленной нормы сумма налогооблагаемой прибыли увеличивается для целей налогообложения.

Названные операции отражаются в учете следующими записями:

Д-т 71 — К-т 50 — выданы денежные средства под отчет на представительские расходы;

Д-т 26 — К-т 71 — отражены представительские расходы в составе затрат;

Д-т 19 — К-т 71 — отражен НДС;

Д-т 50 — К-т 71 — возвращена неиспользованная часть денежного аванса согласно авансовому отчету;

Д-т 71 — К-т 50 — выданы деньги в перерасход согласно авансовому отчету;

Д-т 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» — К-т 68 — восстанавливается сумма НДС, приходящаяся на перерасход в случае превышения фактических расходов над нормируемыми.

В установленные сроки подотчетные лица обязаны представить авансовые отчеты о фактически израсходованных суммах с приложением оправдательных документов. Так, в течение трех дней по возвращении должны быть представлены отчеты по командировкам. Подотчетные суммы, не возвращенные работникам в установленные сроки, отражаются в учете следующей проводкой:

Д-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

В дальнейшем эти суммы списывают со счета 94. Если эти суммы могут быть удержаны из заработной платы, оформляется следующая проводка:

Д-т 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — К-т 94.

Если подотчетные суммы не могут быть удержаны из оплаты труда работника, делается следующая проводка:

Д-т 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба», — К-т 94.

Типичные нарушения. При ревизии этого раздела могут быть обнаружены следующие типичные нарушения:

1) компенсация командировочных при отсутствии на нее права;

2) выдача наличных денег работнику под отчет при наличии задолженности подотчетного лица по ранее выданному ему авансу;

3) передача денег от одного авансодержателя другому;

4) нарушение сроков представления авансовых отчетов в бухгалтерию; ,

5) ошибки в расчетах суточных;

6) отсутствие оправдательных документов.