День 2: Документ

Документ — это деловая бумага. В принципе, документом можно назвать любой лист бумаги с нанесенным на него текстом.

Но с точки зрения бухгалтерии документ — это лист бумаги с таким текстом, который подтверждает или хотя бы

предвещает какое-либо событие хозяйственной жизни предприятия.

Иногда документ занимает несколько листов.

Для изготовления документа можно взять готовый бланк документа и впечатать в него нужную информацию с помощью пишущей машинки или вписать ее авторучкой.

Но гораздо удобнее делать и печатать документ с помощью компьютера.

Образцы форм документов утверждаются правительственными органами. Такие формы документов называются типовыми или унифицированными.

Предприятия могут изменять унифицированные формы в сторону усложнения, могут изобретать свои собственные формы.

Но в любом случае документ должен содержать следующие обязательные сведения (или следующие реквизиты, как это называется на бухгалтерском языке): наименование документа; дата составления; наименование предприятия, составившего документ; содержание хозяйственного события; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; фамилии и должности ответственных лиц; личные подписи указанных лиц.

Кроме перечисленных обязательных реквизитов, обычно присутствует реквизит под названием номер документа. С помощью этого реквизита удобно различать документы между собой.

Если документ является внешним документом, то есть предназначенным для использования не только внутри предприятия, но и за его пределами, то помимо личных подписей на документе должна быть проставлена круглая печать предприятия.

В качестве примера заполненного документа приведем на рисунке документ под названием накладная на внутреннее перемещение.

Накладная на внутреннее перемещение является материальным документом.

Приведенный документ подтверждает событие хозяйственной жизни предприятия Северный ветер, которое заключается в том, что в конкретный день конкретное количество гвоздей и шурупов было передано из подразделения Склад материалов предприятия Северный ветер в подразделение Цех

№ 1 того же предприятия. При этом материальная ответственность за указанные гвозди и шурупы перешла от материально ответственного лица Ивановой М.И. к материально ответственному лицу Сидорову А.П.

Накладная на внутреннее перемещение

Общество с ограниченной ответственностью «Северный ветер»

Накладная на внутреннее перемещение № 17 от 27 мая 20** года

От подразделения              Склад материалов

Подразделению              Цех № 1

Итого на сумму: Сто девяносто рублей 00 копеек

Выдал:               М.И. Иванова, кладовщик

Получил:               А.П. Сидоров, заместитель на

чальника цеха

По общепринятому и вполне логичному порядку материальный документ заполняет та сторона, которая выдает имущество. В данном случае это кладовщик Иванова М.И. Кладовщик Иванова М.И. печатает накладную на внутреннее перемещение в трех экземплярах.

Приведенный документ является внутренним документом, то есть он не предназначен для использования за пределами предприятия. Поэтому на него ставить печати не нужно.

Форма приведенного документа унифицированной не является. Но, как видим, документ содержит все обязательные реквизиты.

Заметим, что по характеру структуры документ разделяется на две части: шапка документа; табличная часть документа.

Табличная часть документа — это таблица для перечисления однотипных сведений. В таблице указываются детали и измерители хозяйственного события. В табличной части должна быть заполнена хотя бы одна строка.

Шапка документа — это остальная часть документа за пределами табличной части. В шапке содержатся реквизиты документа и общие характеристики описываемого хозяйственного события.

Чисто формально шапку документа можно разделить на две части: собственно шапка документа, или заголовочная часть документа,— это часть документа, располагающаяся выше табличной части; подвал документа — это часть документа; располагающаяся ниже табличной части.

В подвале документа обычно содержатся итоговые числа и подписи ответственных лиц.

Некоторые документы могут не иметь табличной части. До сих пор здесь шла речь о бумажных документах, то есть о документах, которые печатаются на бумаге. Но бумажному документу существует альтернативная идея — электронный документ.

Электронный документ содержит ту же самую информацию, что и бумажный документ. Но создается электронный документ с помощью компьютера и в его же памяти хранится.

Содержание электронного документа можно просмотреть на экране компьютера.

Но электронный документ проще подделать, чем бумажный, если, конечно, не предпринимать специальных мер защиты.

Проблема защиты от подделок электронных документов решаема. В России, как и во многих других странах мира, принят Закон об электронной подписи, направленный на решение указанной проблемы.

Электронные документы уже широко используются в общении предприятий с банками и с налоговыми органами. Но материальные документы, видимо, еще не скоро удастся перевести в электронную форму. Перевозка грузов между предприятиями еще долгое время будет сопровождаться бумажными документами. Ведь любой дорожный инспектор может остановить автомобиль и проверить у водителя документы на перевозимый груз. Не будет же водитель показывать инспектору дискету!

Виды документов и их назначение

В бурном потоке документов, которые циркулируют по предприятию, бухгалтерия вылавливает далеко не все. Приведенная ниже таблица — это список наиболее ценных документов с точки зрения бухгалтерии. Список далеко не полный.

Кроме самих документов, в таблице показаны хозяйственные факты, которые могут им соответствовать.

Основные документы с точки зрения бухгалтерии предприятия

Как уже говорилось, бухгалтерия предприятия получает от других структурных подразделений материальные документы. Денежные документы и расчетные документы печатаются в самой бухгалтерии.

Все эти документы в бухгалтерии тщательным образом проверяются. Проверка должна подтвердить, что документы оформлены правильно, что на них стоят нужные подписи и нужные печати и что они не противоречат другим имеющимся документам. Если в документе будет что-то не так, то бухгалтерия вернет его на переоформление.

Документ, который был проверен придирчивым бухгалтером, в нехорошей ситуации предприятие может смело предъявить в суд. И там этот документ пройдет судебную экспертизу и послужит основанием для предъявления судебного иска обидчику.

После проверки документы регистрируют в журналах регистрации документов. (В бухгалтерии должно быть по одному журналу регистрации на каждый вид документа.) Затем документы подшиваются в папки, в которых хранятся по многу лет.

В приведенной выше таблице указаны далеко не все документы, которые могут оказаться в бухгалтерии предприятия. Только унифицированных форм документов у нас в стране существует не одна сотня.

Но кое-какие документы в таблице не указаны сознательно. Сознательно не упомянуты документы, которые являются важными с точки зрения руководства предприятия, но не слишком существенны с точки зрения бухгалтерии. Это договора, которые заключает предприятие с другими предприятиями. Это счета, которые предприятие выписывает (как говорят бухгалтеры, выставляет) другим предприятиям для оплаты.

Именно на основе договоров и счетов руководитель организует работу предприятия.

Но с точки зрения бухгалтерии что договора, что счета — это лишь предвестники хозяйственных событий. Скорее всего, эти события произойдут. Поэтому договора и счета тоже надо собрать и подшить в соответствующие папочки с целью последующей сверки с другими документами.

Но главным для бухгалтерии будет документ, который засвидетельствует уже свершившееся событие. Этим документом будет товарно-транспортная накладная или акт выполнения работ.

В таблице не упомянуто платежное поручение, которое печатается в бухгалтерии и представляет собой указание банку переслать некоторую денежную сумму с расчетного счета предприятия на другой расчетный счет. Причина та же самая: платежное поручение является предвестником события. Это событие наверняка произойдет не позже следующего дня после того, как платежное поручение окажется в банке. Но, тем не менее, документом, подтверждающим факт свершения самого события, является выписка с расчетного счета предприятия. Этот документ в таблице есть.

В таблице не указаны документы, которые являются дополнениями к каким-то другим документам.

Например, когда на предприятии печатается товарно-транспортная накладная, попутно может печататься пропуск на вынос имущества. Этот документ нужен для службы охраны и представляет собой разрешение на вынос указанного имущества с территории. Еще попутно с товарно-транспортной накладной может печататься лист отбора. Этот документ нужен кладовщику и представляет собой указание, чего, сколько и с какой конкретно полки ему взять при формировании комплекта отгружаемого имущества.

Бухгалтерии предприятия все эти мелкие подробности не интересны.

Но существует еще один документ, который печатается заодно с товарно-транспортной накладной. Этот документ — счет-фактура.

Счет-фактура — это приложение к товарно-транспортной накладной, составленное в интересах налоговой инспекции. Вот это уже для бухгалтерии представляет живой интерес. Счета-фактуры она собирает с особой тщательностью.

К счету-фактуре мы еще вернемся в третьей части книге, в главе Налог на добавленную стоимость.

А здесь мы вернемся к товарно-транспортной накладной. Товарно-транспортная накладная относится к унифицированным документам. Она составляется в обязательном порядке в случае отправки товара автомобильным транспортом. Товарно-транспортная накладная является сопроводительным документом к товару, то есть водитель автомобиля обязан иметь ее при себе.

При перевозке железнодорожным транспортом используется другой документ — железнодорожная накладная, при перевозке речным транспортом или самолетом также используются другие формы накладных. А для международ-

ных перевозок существуют особые международные формы накладных.

Однако не каждое предприятие имеет собственные железнодорожные пути, собственный речной причал или собственный аэродром. Поэтому отправка товара с предприятия обычно происходит автомобильным транспортом и с заполнением товарно-транспортной накладной. Товарно-транспортная накладная — это документ, содержащий большое количество разнородной информации. По объему информации товарно-транспортная накладная в несколько раз превосходит накладную на внутреннее перемещение, которая была показана выше. Из-за своего большого размера товарно-транспортная накладная в книге не приводится.

В товарно-транспортной накладной указываются те же самые две стороны, что были указаны в накладной на внутреннее перемещение: получатель груза и отправитель груза. Но к ним добавляется третья сторона — перевозчик. Перевозчик — это предприятие, выполняющее автомобильную перевозку товара. Этим предприятием может быть или отправитель товара, или получатель, или совершенно другое предприятие.

Предприятие-перевозчик принимает на себя материальную ответственность за товар в процессе перевозки. Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов — товарного раздела и транспортного раздела. Для взаимоотношений между предприятием-отправителем и предприятием-получателем важен только товарный раздел. В этом разделе содержится информация о предприятии-отправителе, предприятии-получателе, а также табличная часть с перечнем товаров.

А транспортный раздел товарно-транспортной накладной бухгалтерии предприятия — отправителя груза и бухгалтерии предприятия — получателя груза мало интересен. Этот раздел содержит информацию, касающуюся процесса перевозки товара.

Так что эти две бухгалтерии вполне могли бы обойтись документом попроще, чем товарно-транспортная накладная. Такой документ в принципе существует. Он называется товарной накладной и относится к унифицированным документам. Товарная накладная содержит ту же самую информацию, что и товарно-транспортная накладная, но только без транспортного раздела.

Но на практике обойтись без товарно-транспортной накладной не получается.