День 7: Основные понятия при работе с бухгалтерскими программами

Новая эра

Радикальный переворот в бухгалтерском деле произошел в течение последнего десятилетия XX в.

На столе бухгалтера появился персональный компьютер. И этот персональный компьютер стал его главным рабочим инструментом.

Бухгалтерия предприятия теперь ведется с помощью компьютерной бухгалтерской программы.

С помощью этой программы бухгалтер заполняет документы, записывает проводки, формирует бухгалтерские отчеты. Документы, сформированные с помощью программы, проводки и отчеты бухгалтер может просматривать на экране компьютера, а также распечатывать в бумажном виде.

Если бухгалтеров на предприятии несколько, то компьютер ставится на рабочее место каждого бухгалтера. Компьютеры соединяются между собой проводами, образуя между собой так называемую компьютерную сеть.

Компьютерная сеть — это удобно. Она позволяет всем бухгалтерам одновременно работать с одной и той же информацией — с одними и теми же документами и проводками, почти не мешая друг другу. Если один бухгалтер запишет новую проводку, то ее сразу же могут увидеть все остальные бухгалтеры.

Не любая бухгалтерская программа допускает совместную работу бухгалтеров с одной и той же информацией. Чтобы это было возможно, компьютерная программа должна быть специально рассчитана на работу в компьютерной сети, то есть быть сетевой.

Запись проводок по-прежнему остается основной текущей работой бухгалтера. Правда, теперь проводки записываются не с помощью шариковой авторучки в бумажный журнал проводок, а с помощью компьютера в электронный журнал хозяйственных операций.

Как легко догадаться, электронный журнал хозяйственных операций — это компьютерное хранилище для хозяйственных операций. А хозяйственной операцией, как уже говорилось в первой части книги, называется совокупность проводок, соответствующих одному хозяйственному событию.

В бумажной бухгалтерии работать с хозяйственной операцией как таковой было не слишком удобно. Основная работа там велась с отдельными проводками.

Но с появлением компьютера на рабочем месте бухгалтера ситуация изменилась.

Электронный журнал хозяйственных операций удобнее своего аналога — бумажного журнала проводок. В случае когда бухгалтеры работают в компьютерной сети, они могут открыть электронный журнал хозяйственных операций одновременно на нескольких компьютерах.

Текущая работа бухгалтера теперь и начинается, и заканчивается записью хозяйственных операций. Специально делать какие-либо записи в главную книгу больше не нужно — это дело компьютера.

Исчезла многовековая головная боль бухгалтеров — сверка остатков по счетам главной книги. Остатки теперь считает компьютер. А он не ошибается. Сумма дебетовых остатков у компьютера всегда совпадает с суммой кредитовых остатков.

Бухгалтерская программа на экране компьютера

Персональный компьютер работает под управлением программы, которая называется операционной системой.

Операционная система — это программа, которая начинает работать сразу же после включения компьютера. Операционная система управляет работой всех остальных программ. Она может закончить свою работу на компьютере только тогда, когда все остальные программы завершены.

Сейчас самая распространенная операционная система для персональных компьютеров — это операционная система Windows, разработанная фирмой Microsoft. Существует несколько версий этой операционной системы.

Современные бухгалтерские программы преимущественно рассчитаны на работу под управлением именно операционной системы Windows. Конкретная версия Windows для бухгалтерской программы обычно значения не имеет.

В этой части книги мы будем исходить из того, что наш читатель уже прошел начальный курс ликвидации безграмотно

сти по деловому применению персонального компьютера, работающего под управлением операционной системы Windows.

То есть вы, уважаемый читатель, представляете себе, что такое персональный компьютер и операционная система Windows, и вы имеете минимальный опыт полезной работы на персональном компьютере.

Минимальный опыт полезной работы означает, что вы умеете пользоваться и мышью, и клавиатурой компьютера. Вы умеете запускать компьютерные программы (или, как они еще могут называться на компьютерном языке, приложения), умеете завершать их работу. Вы понимаете, что единицей хранения информации в памяти компьютера является файл. Вы умеете выполнять с этими файлами основные операции: перемещать файлы с места на место, копировать и удалять.

Кроме того, вы умеете использовать персональный компьютер в качестве продвинутой пишущей машинки. То есть вы, наш читатель, умеете работать с текстами на экране компьютера, пользуясь компьютерной программой, которая относится к классу текстовых редакторов.

То есть вы умеете находить тексты (точнее, текстовые файлы) в памяти компьютера, умеете открывать их на экране компьютера, читать их, вносить в них свои изменения и сохранять измененные тексты в памяти компьютера. Вы умеете создавать новые тексты и умеете распечатывать их на бумаге.

Простейшим текстовым редактором является программа Блокнот (или Notepad, по-английски). Эта программа входит в стандартный комплект программ, сопровождающих операционную систему Windows.

Но наиболее популярным текстовым редактором на сегодняшний день является программа Microsoft Word из комплекта программ Microsoft Office.

Если вы не имеете описанного опыта работы, то его несложно приобрести за несколько вечеров, проведенных вместе с персональным компьютером и, что необязательно, с самоучителем работы на персональном компьютере. Навыки работы с компьютерными текстами вам все равно нужны как для работы с компьютерной бухгалтерией, так и для работы со многими другими деловыми и полезными программами.

Но вернемся к компьютерным бухгалтерским программам.

Бухгалтерские программы относятся к классу программ управления базами данных.

По определению база данных — это любой осмысленный набор информации. Правда, при использовании термина база данных молчаливо предполагается, что набор информации

имеет структуру не менее некоторого порогового уровня сложности. Так, отдельно взятый текст (текстовый файл), отдельно взятый документ, список документов и даже план счетов базой данных не назовут. А вот совокупность всей бухгалтерской информации предприятия — план счетов, документы, проводки — это, конечно, база данных.

В памяти компьютера база данных может храниться как в виде одного файла, так и в виде совокупности нескольких (скорее, нескольких десятков) файлов.

Бухгалтерскую программу еще можно назвать программой управления бухгалтерской базой данных.

Бухгалтерская программа соотносится с бухгалтерской базой данных так же, как текстовый редактор (например, программа Блокнот) соотносится с текстовым файлом. То есть бухгалтерская программа — это средство работы, или инструмент бухгалтера, а бухгалтерская база данных — это объект работы.

Точно так же, как текстовый редактор может работать с разными текстовыми файлами, так и бухгалтерская программа может работать с разными бухгалтерскими базами данных. Это могут быть, например, бухгалтерские базы данных, относящиеся к разным предприятиям или к разным периодам работы одного и того же предприятия.

Но следует понимать, что база данных — это более сложный объект работы, чем текстовый файл. В отличие от текстового редактора, в котором можно открыть несколько текстовых файлов одновременно, бухгалтерская программа не способна одновременно работать с несколькими базами данных.

Да это и не нужно.

Теперь посмотрим, что происходит после начала работы бухгалтерской программы, то есть после запуска программы, как это говорится на компьютерном языке. (Мы с вами договорились, что вы знаете, как запустить программу.)

Сразу же после начала работы бухгалтерской программы на экране компьютера появляется ее главное окно.

Главное окно бухгалтерской программы обычно сразу же занимает весь экран компьютера, загораживая собой все то, что было выведено на экран компьютера до его появления.

Типичный вид главного окна бухгалтерской программы после ее запуска представлен на рис. 9.

На компьютерном языке окно — это прямоугольный участок экрана компьютера с информацией, выведенной в него какой-либо программой. Программа в процессе своей

работы может выводить на экран несколько окон. Одно из них является главным — это то, которое выводится на экран первым после начала работы программы и закрывается последним. Остальные, «неглавные», окна выводятся программой, как правило, внутри главного окна, то есть на той части экрана компьютера, которая уже занята главным окном.

С понятием главное окно практически совпадает другое понятие компьютерного языка — пользовательский интерфейс.

Вообще говоря, интерфейс — весьма популярное слово в компьютерном языке. Под интерфейсом понимается совокупность средств и правил взаимодействия компьютерной программы с ее окружением: с другими программами (в частности, с операционной системой), с самим компьютером, с человеком, который с этой программой работает. Человек, который сидит за компьютером и работает с программой, на компьютерном языке называется пользователем. Поэтому совокупность средств и правил взаимодействия программы с пользователем называется пользовательским интерфейсом.

Взаимодействие пользователя с программой, то есть пользовательский интерфейс, обеспечивается главным окном программы.

Еще одно замечание по поводу понятий компьютерного языка. Самые важные действия, которые пользователь предпринимает относительно окон, называются открыть окно и закрыть окно.

Главное окно бухгалтерской программы после ее запуска

Главное окно, которое мы видим на рис. 9, по своему оформлению имеет много общего с главными окнами других деловых программ, в частности, с окнами уже упоминавшихся текстовых редакторов. Так же, как и главные окна многих других программ, наше главное окно можно разделить на следующие участки: заголовок; меню; панель инструментов; рабочий стол.

Mew/O ^ Предприятие План счетов ЖуРнал к°3- операций Журналы документов | Отчеты Настройки Помощь

|База данный: СЛВРгодгатг^Северный ветер, crw

Рис. 9. Главное окно бухгалтерской программы

Остановимся на составе главного окна программы поподробнее.

Заголовок — это самая верхняя строка окна. В заголовке главного окна программа обычно показывает свое название и название базы данных.

На рис. 9 изображено окно программы Учебная бухгалтерия, которая была разработана при участии автора книги в качестве специального учебного пособия, облегчающего знакомство с базовыми принципами компьютерной бухгалтерии. В то же время программа Учебная бухгалтерия имеет много общего с популярными отечественными профессиональными бухгалтерскими программами, такими, как 1С: Бухгалтерия, Инфо-бухгалтер и другими. Более подробную информацию о программе Учебная бухгалтерия можно найти в Интернете на сайте www.gartvich.com.

В правой части строки заголовка находятся три маленьких квадратика. Это стандартные кнопки управления окном операционной системы Windows. Первая из этих кнопок, на которой изображен знак подчеркивания, позволяет свернуть окно бухгалтерской программы, то есть уменьшить его до размеров заголовка и при этом сместить его в нижнюю часть экрана.

Вторая кнопка, на которой изображен символ квадрата, позволяет развернуть окно программы во весь экран компьютера (если оно еще не развернуто. Если же окно уже развернуто во весь экран, то на этом значке будут изображаться два смещенных квад

рата, а сам значок будет позволять уменьшить изображение так, чтобы окно занимало только часть экрана компьютера).

Последняя кнопка, на которой изображен диагональный крест, позволяет пользователю закрыть окно программы. Другими словами, эта кнопка позволяет завершить работу программы.

Чтобы произошло любое из этих действий, нужно навести курсор мыши на кнопку и нажать левую клавишу мыши.

Курсор мыши — это маленький значок, чаще всего стрелочка, которая изображается на экране компьютера и которую можно передвигать с помощью мыши.

Под строкой заголовка главного окна расположена другая строка — меню программы. Меню программы еще можно назвать главным меню.

Главное меню — это сводка команд, которые программа может выполнять по воле пользователя. Таких команд в программе обычно насчитывается не менее нескольких десятков, поэтому их принято объединять в группы. Названия групп команд и отдельных команд, не включенных в группы, составляют строку главного меню программы.

Иначе эти группы можно назвать пунктами главного меню.

На рис. 9 представлены следующие пункты главного меню: Предприятие — это команда для открытия специального окна, в котором можно увидеть и установить реквизиты предприятия (название предприятия, его регистрационные номера, фамилии и инициалы руководителей); План счетов — это команда для открытия плана счетов в отдельном окне, которая дает возможность просмотра и изменения плана счетов: переименования и удаления существующих счетов и субсчетов, ввода новых счетов и субсчетов; Журнал хоз. операций — это команда для открытия журнала хозяйственных операций в отдельном окне; Журналы документов - это группа команд по работе с документами; Отчеты — это группа команд по формированию бухгалтерских отчетов; Настройки - это группа команд по работе с базой данных в целом; Помощь — это группа команд по вызову на экран компьютера справочных сведений по работе с программой.

В профессиональной бухгалтерской программе главное меню может выглядеть по-другому. Например, в главном

меню популярной программы 1С: Бухгалтерия вообще не будет пункта, отвечающего за работу с базами данных. В этой программе база данных выбирается только в момент запуска программы. Чтобы переключиться на другую базу данных, пользователь должен запустить программу заново.

Если навести курсор мыши на какой-либо пункт главного меню, то программа откроет список команд, входящих в этот пункт. Другими словами, программа откроет подменю этого пункта.

На рис. 9 это проделано с пунктом Отчеты.

Чтобы программа стала выполнять команду, ее нужно выбрать: навести курсор мыши на строчку с названием команды и нажать левую клавишу мыши.

Но не все строчки подменю являются командами. Если в правой части строки изображен символ треугольника, то это означает, что эта строка является заголовком подменю. Если выбрать такую строчку с помощью мыши, то откроется следующее подменю.

Под строкой меню главного окна программы располагается следующая строка — панель инструментов.

Здесь инструментом называется небольшой рисунок, вписываемый в квадрат. Кроме того, инструмент может называться значком, пиктограммой, инструментальной кнопкой. Инструменты служат для выполнения наиболее часто используемых команд. Через панель инструментов можно выполнять те же самые команды, которые имеются в меню, только процесс запуска команды будет происходить быстрее: не придется копаться в пунктах меню и подменю.

Для запуска команды с помощью инструмента нужно навести на него курсор мыши и нажать левую клавишу мыши.

Часто по рисунку инструмента нелегко понять, для выполнения какой команды он предназначен. Но это не страшно. Для решения этой проблемы существуют подсказки. Подсказка — это небольшая строчка с поясняющим текстом, которая появляется под значком инструмента, если на этот значок навести курсор мыши и некоторое время подержать его без движения.

Ситуация, когда для выполнения одного и того же действия существует несколько способов, характерна для опе

рационной системы Windows. Для выполнения одной и той же команды можно использовать как меню, так и панель инструментов. Обычно ту же самую команду можно запустить с помощью клавиатуры, нажав специальную клавишу (или комбинацию клавиш).

Небольшое замечание по поводу панели инструментов. Обычно панель инструментов позволяет перемещать себя в пределах главного окна программы. С помощью мыши ее можно сдвинуть влево, вправо, вниз главного окна, сделать квадратной. Но все же самое естественное место для панели инструментов — это наверху, под строкой меню.

Оставшееся пространство главного окна, расположенное ниже панели инструментов, называется рабочим столом

программы. На нашем рисунке рабочий стол пуст — на нем ничего нет. Но он заполнится, как только пользователь начнет работать с программой.

В профессиональной бухгалтерской программе рабочий стол после запуска программы уже может быть заполнен инструментами и кнопками, предназначенными для выполнения особо важных команд.