Понятие документооборота (п. 4 схемы 6)

Под документооборотом понимается движение документов от момента их составления или получения от других организаций до сдачи в архив

Четкая организация документооборота обеспечивает полноту и своевременность получения необходимой информации для работы предприятия и отдельных лиц, что повышает действенность бухгалтерского контроля.

Руководитель предприятия должен утвердить формы применяемых на предприятии первичных учетных документов, а также систему обработки учетной информации и приемы организации документооборота При этом принятая система документооборота, как элемент учетной политики, должна обеспечивать- Полно 1у отражения в учете всех фактов хозяйственной деятельности. Каждый факт хозяйственной деятельности должен быть зафиксирован в первичном документе, поскольку именно первичные документы, с одной стороны, являются подтверждением самого факта совершения хозяйственной операции, а с другой — на основании первичных документов формируется бухгалтерская отчетность предприятия и данные о его финансовом положении, осуществляется планирование и прогнозирование деятельности предприятия. Рациональное и экономное ведение бухгалтерского учета исходя из условий хозяйственной деятельности и величины предприятия.

При организации системы документооборота необходимо стремиться к тому, чтобы каждая хозяйственная операция офрмлялась только одним документом, а ряд однотипных операций — одним накопительным документом. Например, перечисление налогов в бюджет целесообразно оформлять сводным платежным поручением.

Без правильной организации документооборота нельзя обеспечить рациональное разделение учетного груда, равномерность нагрузки счетных работников, своевременность бухгалтерских записей (ажур)

Пример организации документооборота предприятия приведен в табл. 6.1.

Организация документооборота

Основные этапы документооборота: • составление и оформление документов; движение документов по рабочим местам; прием документов в бухгалтерии; обработка документов в бухгалтерии; сдача документов в архив.

Процесс документооборота регулируется графиком, который составляет главный бухгалтер и утверждает руководитель предприятия.

График должен устанавливать на предприятии рациональный документооборот, т. е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, повышению контрольных функций бухгалтерии. График может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, в ней перечисляются исполнители, документы, сроки их предоставления и подразделения предприятия, куда предоставляются документы.

Для каждого предприятия график документооборота должен разрабатываться с учетом его конкретных особенностей: размера предприятия, вида деятельности, структуры управления и т. п. По каждому документу в график документооборота следует включить следующие разделы: Порядок составления документа: количество экземпляров; ответственный за выписку; ответственный за оформление; ответственный за выполнение; срок исполнения. Порядок проверки документа: ответственный за проверку; кто представляет; порядок представления; срок представления.

Порядок обработки документа: исполнитель; срок исполнения. Порядок передачи документа в архив: исполнитель; срок исполнения.

Работники предприятия, которые имеют дело с прохождением учетной документации, создают и представляют документы, связанные с их деятельностью в соответствии с графиком.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов и их передачу несут лица, составившие документ. Контроль за процессом документооборота на предприятии осуществляет главный бухгалтер.

Пример графика документооборота приведен в табл. 6.2.

Таблица 6.2

В условиях рыночной экономики большое значение имеет охрана экономической информации, содержащейся в документах, от конкурентов. Для ее защиты необходимо разработать и соблюдать схему движения охраняемой информации, использовать программу дезинформации конкурентов, заботиться о материальной заинтересованности сотрудников, чтобы уберечь их от искушения похищать и продавать секреты предприятия. Руководство должно проводить политику взысканий и поощрений, направленную на профилактику возможных нарушений.

Руководители предприятия должны предусмотреть в контрактах, соглашениях и договорах четко выраженные письменные обязательства сотрудников о неразглашении коммерческой тайны, продумать организацию движения информационных потоков в документообороте, определить степень их секретности, предусмотреть вопросы защиты конфиденциальных данных в документах.

В настоящее время законодательство РФ предусматривает ответственность главного бухгалтера за разглашение коммерческой информации предприятия.

Переход на компьютерную форму организации бухгалтерского учета вьщвигает задачи защиты информации от чужого вторжения. К средствам защиты относят идентификацию субъектов и объектов, разграничение доступа к информации на компьютере, регистрацию действий.

В процедуре идентификации используются ключи, пароли, средства анализа индивидуальных характеристик (голос, отпечат-

пальцев и др.). Только идентифицировав себя, сотрудник подучает доступ к вычислительной системе, где необходимо предусмотреть три уровня защиты: аппаратуры, программного обеспечения и данных.

Основные направления совершенствования документооборота. Документация предприятий и их обработка составляют около 50% объема учетных работ, поэтому снижение затрат по составлению и обработке документов является резервом сокращения времени по ведению бухгалтерского учета.

На практике различают три направления совершенствования документооборота: Использование документов с заранее заполненными постоянными реквизитами (фирменные бланки) и широкое применение компьютерных программ с разовым вводом исходных данных и многократным получением выходной информации. Сокращение количества выписываемых и обрабатываемых документов в результате применения накопительных и многострочных документов, удобного расположения реквизитов, широкого применения унификации и стандартизации документов.

Унификация документов представляет собой установление единой формы первичных документов для отражения в них однородных хозяйственных операций. Постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997 г. № 35 «О первичных учетных документах» на Госкомитет РФ по статистике1 возложены функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной документации и их электронных версий. Федеральным органам исполнительной власти с Госкомстатом РФ предоставлено право разрабатывать и внедрять специализированные формы первичных учетных документов на предприятиях. Унификация сокращает работу по ведению учета и упрощает работу с документами.

Совершенствованию документации способствует и стандартизация, под которой понимается установление одинаковых форм и размеров документов одного названия. Стандартизация облегчает хранение документов в архиве, способствует его быстрому усвоению, позволяет рационально использовать бумагу. Третье направление совершенствования документооборота — рационализация его путем сокращения количества лиц, участвующих в составлении документа, ликвидации бесполезной документации, применения прогрессивных форм

С 25 мая 1999 г. Российское статистическое агентство.

организации учета, предварительного планирования документооборота.

Ускорение движения документов с целью получения своевременной и достоверной информации, необходимой для управления хозяйственной деятельностью, является одной из важнейших задач бухгалтерского учета.

Хранение бухгалтерских документов играет значительную роль в деле правильной постановки бухгалтерского учета. Рациональная система хранения обеспечивает не только целостность и сохранность документов в течение установленных законом сроков, но и возможность пользоваться ими в любой момент для всякого рода справок.

Подлежащие сдаче в архив документы предварительно располагаются в удобном для отыскания порядке, подшиваются и переплетаются в особых папках, которые называются делами.

Расположение в делах документов в зависимости от их характера и назначения может производиться по следующим признакам: по предметному признаку (например, кассовые, материальные документы); по корреспондентскому признаку {по наименованию организаций, к которым относятся данные документы); по хронологическому признаку (по месяцам, а в пределах месяца — по дням); по номерам документов.

В архиве дела располагаются в определенном порядке — по алфавиту, по номерам и т. п.

Документы должны храниться в закрывающемся помещении в специально предназначенных для этого шкафах или сейфах, исключающих возможность их пропажи или порчи.

Перед передачей в архив первичные документы, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива, содержащей: наименование учетного регистра, к которому относятся данные первичные документы; хронологические рамки периода, за который скомплектованы документы; перечень скомплектованных первичных документов; дату комплектации и передачи документов в архив; подпись ответственного лица.

Кассовые документы, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов (например, наряды на работу) могут храниться непереплетенными, но должны быть подшиты в папки во избежание их утери и злоупотреблений.

Предприятие обязано хранить всю бухгалтерскую документацию не менее пяти лет (п. 98 Положения по ведению бухгалтерского учета). Для отдельных первичных документов (например, для документов, подтверждающих размер заработной платы работников) действующим законодательством предусмотрены более длительные сроки хранения.

Конкретные сроки хранения первичных документов установлены Главным архивным управлением при Совмине СССР 15.08.88 г. (в ред. Госналогслужбы России и Росархива от 27.06.96 г.).

Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов и бухгалтерской отчетности несет руководитель предприятия (п. 101 Положения по ведению бухгалтерского учета).

Организация защиты экономической информации. На

предприятиях должна разрабатываться программа защиты коммерческой информации о финансово-хозяйственной деятельности. Такая программа является одним из элементов системы превентивных мер по обеспечению экономической безопасности предприятия. Потребность в системе этих мер определяется следующими факторами: конкурентной борьбой; важностью сохранения секретности экономической информации; текучестью кадров и др.

Одним из направлений программы по защите коммерческой информации в документообороте является шифрование: данные хозяйственных операций шифруются перед вводом в компьютер, а расшифровываются при выходе из него, что позволяет надежно скрыть смысл информации от нежелательных пользователей.

Другой подход к построению средств защиты доступа к бухгалтерской информации основан на контроле информационных потоков и разделении пользователей по категориям и уровням полномочий. Руководитель и главный бухгалтер принимают решение о доступе сотрудников к информации на различных уровнях в зависимости от их полномочий. Средства контроля на компьютере должны разрешать

доступ к потоку информации для чтения и для записи в зависимости от полномочий сотрудников. Например, исходные данные о сотруднике, необходимые для начисления заработной платы, доступны уровню отдела кадров и отделу по начислению заработной платы бухгалтерии, но сведения о расчете заработной платы доступны только отделу по начислению заработной платы и не доступны отделу кадров, вся информация по этой операции доступна только уровню главного бухгалтера.

Использование средств контроля за доступом к бухгалтерской информации позволяет эффективно противодействовать несанкционированному вторжению в базу данных учета и отчетности. В связи с этим на практике необходимо использовать не только средства контроля за доступом к коммерческой информации, но и средства регистрации, позволяющие обнаружить уже совершенные действия или их попытки по проникновению в учетные данные.

К коммерческой информации, от которой во многом зависит экономическое будущее предприятия и которую необходимо охранять, относится: список клиентов, поставщиков, покупателей; сведения о заключенных контрактах, договорах или намерения по их заключению; планы реализации продукции или товаров; система мероприятий по маркетингу; анализ конкурентоспособности и платежеспособности; заработная плата работников; бухгалтерская и финансовая отчетность.