3.16. Организационный план и менеджмент

Деловое расписание или организационный план - необходимая часть вашего бизнес-плана. Нужно установить временной график ключевых действий, таких, как разработка продукта и процесса его производства, анализ рынка, разработка программы продаж.

Табл п ца 12

Критические события бизнсс-плапа

Грамотно составленное расписание, помимо прочего, демонстрирует партнеру профессионализм управленческой команды. Предприниматели имеют склонность недооценивать время, требуемое для выполнения различных задач, поэтому постарайтесь быть реалистичЛыми. •

Покажите на графике решающие для успеха вашего бизнеса события:

♦ создание предприятия;

♦ окончание НИОКР;

♦ создание прототипа;

♦ достижение договоренности с торговыми представителями;

♦ выход на торговые показы;

♦ подписание соглашений с оптовиками;

♦ заказы материалов в количествах, необходимых для производства первых партий продукции;

♦ начало производства;

♦ получение первых заказов;

♦ поставка первых партий продукции;

♦ получение первых платежей и поступлений на счета.

На отдельном графике покажите, сколько времени проходит от момента приобретения сырья до получения денежной выручки по каждому выпускаемому продукту или услуге.

Покажите на графике, как меняется численность управленческого и производственного персонала, идет процесс приобретения или строительства зданий, сооружений и оборудования по мере развития вашего бизнеса.

Кроме того:

♦ выделите ключевые области деятельности; просмотрев разделы бизнес-плана, составьте список видов деятельности, которые жизненно важны в вашем деле;

♦ определите дату начала каждой работы; для этого вам следует рассмотреть место этой работы в общем плане работ;

♦ для каждой работы определите срок завершения;

♦ назначьте ответственных за каждую ключевую область деятельности; необходимо, чтобы за каждую область отвечало одно лицо;

♦ обсудите возможные сбои в расписании и действия по их корректировке;

♦ обсудите влияние отклонений в расписании на потенциальную жизнеспособность предпринимаемого дела.

Организационная структура управления делом, личностные характеристики и квалификация персонала, формы юридического и банковского обслуживания - ключевые моменты, особенно в малом бизнесе, для успеха дела в целом.

Особенностью малой формы бизнеса является то, что в организационном плане формальная структура предприятия может быть в максимальной степени совмещена с конкретными характеристиками и требованиями к ключевому персоналу.

При формировании структуры управления вы должны помнить, что наиболее существенное отличие установления организационной структуры от выработки технических решений заключается в решающей роли человеческого фактора на всех стадиях деятельности. Индивидуальные и групповые интересы, опыт и традиции, квалификационные и социально-психологические характеристики руководителей и специалистов необходимо учитывать уже на ранних этапах подготовки структуры проекта. Вовлечение ключевых работников и специалистов в творческий процесс формирования структуры управления будет залогом эффективной работы коллектива.

Наиболее известны следующие типовые организационные структуры управления:

♦ линейная;

♦ функциональная;

♦ программио-целевая;

♦ матричная.

При формировании организационной структуры управления важно обратить внимание на основные принципы ее построения: оптимальное распределение обязанностей, информационную обеспеченность руководителя, заинтересованность исполнителя в результате, наличие контроля и, наконец, единоначалие. Помните известный афоризм: «Тело с двумя головами - чудовище».

В малом бизнесе эффективную организационную структуру рекомендуется формировать под определенную команду. Важно помнить, что работа персонала вашей фирмы будет успешной лишь в том случае, когда интересы производства, способности и интересы работника будут согласованы.

Известны два наиболее распространенных подхода к организации управления персоналом: американский и японский.

Американский подход основан на индивидуальном принятии решений и индивидуальной ответственности, специализации, достаточно быстрой оценке и продвижении по служебной лестнице, найме работника на определенное время.

Для японского подхода характерны коллективное принятие решений и коллективная ответственность, неспециализированная деятельность, медленное продвижение по службе, пожизненный наем работников.

При подборе сотрудников и дальнейшей работе с ними указанные наборы признаков должны быть трансформированы и дополнены с учетом специфики вашего дела и конкретных видов работ, поскольку каждый из них будет оказывать прямое воздействие на положение и доходы предприятия.

В бизнес-плане должна быть отражена политика в отношении ключевого персонала и определены способы изменения квалификации. Особые требования предъявляются к квалификации персонала для работы на внешнем рынке.

Наконец, необходимо указать форму юридического обслуживания бизнеса. Юридическая защита часто имеет определяющее значение для успеха. Продумайте также вопрос о консультантах и референтах.

Эффективная команда

Эта часть организационного плана включает описание того, какова будет структура управления предприятием, как будут распределены роли между основными членами управленческой команды и как они дополняют друг друга (пример приведен на рис. 17). Инвесторы, зарубежные партнеры хотели бы видеть управленческую команду, члены которой владели бы как административными навыками, так и навыками управления финансами, маркетингом, производством. Поэтому необходимо отразить: послужной список учредителен, опыт работы в данной области, обязанности и ответственность, поощрения, ресурсы, которыми располагает предприятие.

Рис. 17. Организационная структура корпорации «Уиджет мэйкерс»

Рекомендуемая схема данного раздела бизнес-плана состоит из следующих пунктов.

A. Организационная структура. Перечислите ключевые управленческие должности на предприятии и назовите людей, которые их займут (полезно представить схему организационной структуры). Если невозможно заполнить все должности без чрезмерного увеличения накладных расходов, поясните, как и кем будут выполняться соответствующие функции (с использованием работпиков-совместитслей, консультантов или функции будут совмещаться). Дайте примеры успешной совместной работы главных действующих лиц управленческой команды, чтобы продемонстрировать, как навыки и опыт каждого взаимодополняются и позволяют создать эффективную управленческую команду.

і>. Главные руководители предприятия. Опишите права и обязанности каждого члена команды управления: кто какую работу выполняет; кто кому подчинен; кто принимает окончательные решения; на каждого руководителя составьте подробное резюме, необходимое как иллюстрация деловых качеств и достигнутых результатов в управлении и свидетельствующее о способности данного руководителя справиться с будущими обязанностями.

Резюме состоит из следующих основных частей:

1) имя, фамилия;

2) адрес;

3) телефон;

4) должность, на которую рекомендуется кандидат;

5) краткая характеристика (укажите возраст, способности, интересы и квалификацию кандидата, мотивы занятия предпринимательской деятельностью, подходит ли он по состоянию здоровья для работы в этой должности);

6) трудовой опыт (начните с последнего места работы и перечислите их в обратном порядке; отметьте, имеется ли опыт работы в данной сфере предпринимательской деятельности, есть ли навыки управления);

7) образование (начните перечень с указания последнего учебного заведения, которое окончил кандидат, и перечислите их в обратном порядке);

8) семейное положение;

9) рекомеіщации (адреса и телефоны людей, которые могли бы рекомендовать кандидата).

B. Компенсация за руководство и вопросы собственности. Укажите величину заработной платы каждого члена управленческой команды, сравнив ее с той, что они получали па последнем месте работы (общая практика на Западе состоит в том, что на начальном этапе работы предприятия его руководители довольствуются скромным вознаграждением - на уровне вознаграждения на предыдущем месте работы и ниже).

Если предприятие планируется как акционерное общест во, отметьте, сколько акций находится в собственности его руководителей, какой собственный капитал они вложили в дело.

Г. Другие инвесторы. Опишите других инвесторов вашего предприятия, укажите число и долю акций, принадлежащих им, дату приобретения и стоимость одной акции.

Д. Наем, другие соглашения, опционы и премиальные системы. Опишите существующие или предполагаемые условия найма ключевых сотрудников. Укажите любые ограничения па приобретение акций и вложение капитала, которые повлияют па распределение собственности. Обобщите все подходы к распределению акционерного капитала, существующие и планируемые, которые важны для ключевого персонала и сотрудников. Опишите намечаемую систему опционов и премиальных выплат.

Е. Совет директоров. Приведите решение вашего предприятия относительно размеров и структуры совета директоров. Перечислите предполагаемых его членов и очень кратко расскажите, что они смогут дать предприятию.

Ж. Другие держатели акций. Перечислите остальных держателей акций, их права и обязанности, письменные гарантии (если таковые имеются).

3. Профессиональные советники и услуги. Все предприятия независимо от их размера нуждаются в бухгалтере, юристе, банкире, страховом агенте или брокере.

Помните: банкир может оказаться наиболее полезным по роду своей профессии. Банки торгуют информацией наравне с кредиторами и обладают обширными сведениями о фирмах.

Назовите имена и организации ваших советников-профессио- налов по аудиторству, рекламе, праву и банковским операциям.

Согласно многочисленным исследованиям факторов, обусловливающих банкротство мелких фирм, 98% неудач объясняется скверным управлением, 2% - причинами, независящими от предприятий. Это обстоятельство нужно учесть в вашем плане. Если вы составляете финансовую заявку, следует убедиться в том, что ваш предполагаемый спонсор в курсе принятых или предпринимаемых мер по исправлению каких бы то ни было ошибок, допу- щепных вами или вашими управляющими. Если вы составляете план для себя лично, в данном разделе нужно высветить сильные и слабые стороны управления. Ориентиром может послужить перечень наиболее распространенных причин банкротства:

Противоядия от некомпетентности не существует, зато есть два падежных средства защиты от узкого профессионализма или неопытности: добыть необходимый опыт своими силами, пригласить партнера или нанять человека, обладающего опытом. Банкротства по последним трем причинам из приведенного списка почти всегда можно избежать. Так, страхование предохранит предприятие от потерь, связанных с обманом или стихийными бедствиями.

Персонал

Управление персоналом по силам немногим. Быть может, имеет смысл нанять специалиста, который отладил бы систему управления, найма и подготовки кадров, а также обучил бы вас методам руководства ими. Поначалу это может показаться слишком дорогим удовольствием. Однако издержки, возникшие вследствие неумелого найма, иногда приводят к катастрофическим последствиям.

Управление персоналом, как и всякое управление, нуждается в тщательном планировании. Вот несколько кадровых вопросов, над которыми нужно задуматься:

♦ сколько людей вам нужно сейчас, в ближайшем будущем, через 5 лет?

♦ в каких специалистах вы нуждаетесь, есть ли они, где?

♦ на каких условиях (полной или частичной занятости) специалисты будут приняты на работу?

* как будет вознаграждаться их труд (твердые оклады или почасовая оплата)?

♦ какие дополнительные выплаты вы намерены делать?

❖ собираетесь ли вы оплачивать работу в сверхурочное время?

♦ будете ли вы заниматься подготовкой кадров; если да, то во что это обойдется предприятию?

Помните, что затраты на обучение, внешне неприметные, могут оказаться неприятным сюрпризом. К найму дополнительных работников нужно прибегать только в том случае, когда это повысит доходность предприятия, а потому прежде чем принимать на работу новых людей, подумайте, действительно ли они нужны.

В целом данный раздел бизиес-плана можно представить следующим образом.

А. Потребности в ключевых работниках. Чтобы заполнить этот пункт, нужно определить, какие виды работ вам потребуются в ближайшей перспективе, укажите необходимую квалификацию по таким видам работ, установите ключевой персонал, в том числе ответственного за операции на внешнем рынке. Покажите, имеют ли ваши ключевые работники опьгг работы в области внешнеэкономических связей.

Квалификационная матрица по видам работ представлена в табл. 13. Укажите в ней имена ключевых работников, ответственных за выделенные виды работ. Пометьте крестиком работы, которые будут закреплены за ними. Если строка матрицы оказалась пустой, в последней графе делается пометка. В этом случае вам потребуется найти соответствующего работника.

Б. Политика в отношении персонала. Наметьте работы на перспективу и соответствующую политику в отношении ключевого персонала.

Квалификационная матрица персонала для работ на внешнем рынке дана в табл. 14.

Ваша цель - экспертиза соответствия между квалификацией наличного персонала и требованиями к нему при выходе предприятия на внешний рынок. Если у вас есть сотрудник соответствующей квалификации, пометьте клетку в графе «Уровень знаний -достаточные». Если такого сотрудника у вас нет, поставьте другой знак в одной из последующих граф в соответствии с тем, необходимо повышение квалификации или получение такой квалификации в полном объеме.

Таблица 13

Квалификационная матрица по видам работ

Таблица 14

Квалификационная матрица для работ на внешнем рынке

В. Способы повышения квалификации. Для каждой области (строки матрицы), по которой имеются данные о недостаточной квалификации, укажите способы ее пополнения (компенсации).

Г. Форма юридического обслуживания вашего дела. Укажите, будете ли вы регулярно пользоваться услугами юридических организаций или организуете собственную юридическую службу.