ПОНЯТИЕ ОТЧЕТА В СУБД

Отчеты являются наилучшим средством представления информации из базы данных в виде печатного документа. Они предоставляют широкие возможности для группировки и вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборов данных.

Источником данных отчета могут быть как таблицы, так и запросы.

В отчете каждая группа данных и итоги по ней могут бЬггь представлены отдельно. Для иерархического представления данных можно задать до 10 уровней группировки. Для каждой из групп можно задать отдельные заголовки и примечания и производить сложные вычисления не только внутри группы или набора строк, но и по нескольким группам одновременно. Кроме верхнего и нижнего колонтитулов для всего отчета можно задать заголовок и примечание.

Так же как и в форме, вы можете вставлять в любой раздел отчета рисунки или диаграммы. В отчет также можно внедрять подчиненные отчеты. Главное отличие отчета от формы состоит в том, что в форме данные выводятся динамически, а в отчете — статически.

В Access имеется ряд инструментов для работы с отчетами. Они очень похожи на инструменты конструктора форм. Ниже приведен список этих инструментов и разделов отчета.

• панель элементов в точности повторяет панель элементов, применяемую в режиме конструктора форм, хотя некоторые элементы управления не имеют в отчете того смысла, который имеют в форме. Например, помещение в отчет набора вкладок не принесет пользы, поскольку в нем нельзя будет переключиться на другую вкладку;

• список полей содержит все поля из источника записей для отчета, в режиме конструктора отчета имеет точно такой же смысл,

как и в режиме конструктора формы, включая способы помещения полей в отчет;

• окно свойств показывает все свойства различных объектов, используемых в отчете, таких, как элементы управления, разделы отчета и сам отчет. И вновь инструменты в точности соответствуют инструментам конструктора форм. Однако свойства отличаются, поскольку в окне свойств появляются те свойства, которые наиболее полезны в отчетах.