Обробка й виконання замовлень

Сучасне комплексне споживче навколишнє середовище потребує від фі­рми пошуку всіх можливих шляхів і джерел отримання інформації відносно замовлення за допомогою комунікаційних технологій (рис.

Традиційно замовлення надходять у фірму, що виробляє ГП або в певний дистрибутивний центр від пунктів роздрібної торгівлі, торговельних агентів або інших джерел поштою, телефоном, телеграфом, факсимільним зв'язком.

Замовлення, що надходять безпосередньо від споживачів поштою, фак­сом, телефонним або кур'єрським зв'язком, можуть бути документованими або бездокументними (мовними).

Усе більше поширюються для прийому й передачі замовлень із підпри­ємств роздрібної торгівлі й від торговельних посередників системи, засновані на сучасних інформаційних технологіях, зокрема з використанням оптичного сканування й наступної комп'ютерної обробки штрих-кодів товарів (див. табл. 6.2).

Рис. 6.3 - Інтегрована схема прийому-передачі інформації про замовлення

Таблиця 6.2 - Порівняльні характеристики процедури введення інформа­ції стосовно замовлення

У контексті менеджменту замовлень кожне замовлення складається з пе­вних реквізитів, що являють собою сукупність продуктових і сервісних атрибутів.

Для подальшого визначення джерел виконання замовлень і складання плану необхідно мати конфігурований список параметрів замовлення, що у ба­гатьох фірмах являє собою стандартний бланк замовлення.

Процедура обробки замовлень представлена на рис. 6.4.

Рис. 6.4 - Характеристика процедури попередньої обробки замовлень

Менеджмент замовлень після їхнього отримання й попередньої обробки повинен визначити ті джерела в логістичному каналі, які здатні виконати агре- говані вимоги на замовлення.

Після визначення джерел виконання замовлень необхідно розробити план реалізації кожного замовлення з відповідного джерела й доставки його спожи­вачам. Якщо джерел виконання замовлень небагато, то основне завдання плану­вання полягає у виборі:

1) відповідного перевізника,

2) виду транспорту,

3) вантажних обсягів,

4) графіків відправлення замовлень споживачам.

Це стосується до випадків високоцентралізованої дистрибуції з великих територіальних розподільних центрів при продажі по каталогах, наприклад, ве­рстатів, автомобілів, будівельної техніки й т.п.

При продажі таких товарів широкого вжитку як бакалійні товари, побу­това електроніка, косметика й т.п. використовуються розгалужені дистрибути­вні мережі, тому завдання планування виконання замовлень ускладнюється.

У таких дистрибутивних мережах необхідно підтримувати інтенсивне поповнення запасів і високу швидкість їхнього обігу. Менеджмент виконання замовлень у них повинен бути більш швидким і гнучким.

У деяких фірмах, особливо у таких, чия продукція є комплексною (ком­п'ютери, верстати, медичне встаткування й ін.) план виконання замовлень зви­

чайно спрямований на координацію усіх елементів доставки замовлень спожи­вачам.

Цей план схожий на проект-менеджмент план, що включає повну схему (графік) виробництва-доставки замовлення у вигляді відповідної вантажовідп- равки з певного джерела (рис. 6.5).

Рис. 6.5 - План-графік виконання замовлення

План-графік виконання замовлення може включати не тільки логістичні активності у збуті (доставку, передпродажний сервіс й ін.), але й власне вироб­ництво (зборку) ГП.

З погляду логістичного менеджменту важливі інформаційні й фінансові активності плану виконання замовлень.

Планування менеджменту замовлень дозволяє мати наступні переваги:

- по-перше, приймати більш ефективні рішення стосовно реалізації плану з позицій зниження витрат і поліпшення логістичного сервісу ЛЛС (наприклад, перевізник може оптимальним способом організувати експедицювання, підіб­рати транспортні засоби, що забезпечують максимальне використання ванта­жопідйомності (місткості) і надійність доставки й т.д.);

- по-друге, дозволяє знаходити вузькі місця й резерви зниження витрат і часу циклу виконання замовлення, координувати функціонування окремих джерел і ЛЛС в інформаційному, фінансовому й дистрибутивному аспектах.

Ключовим фактором менеджменту замовлень є здатність до монітори­нгу й контролю за планом виконання замовлень, що забезпечує зворотний зв'я­зок для прийняття логістичним персоналом фірми ефективних рішень при ви­никненні нестандартних ситуацій.

Кінцева стадія процесу керування замовленнями укладається в складанні звіту про виконання замовлення й оцінки ступеня задоволеності споживача.