1. Правила выдачи денежных средств под отчет

Порядок выдачи денежных средств под отчет должен быть установлен в учетной политике учреждения.

Учреждения вправе выдавать денежные средства под отчет на расходы, связанные с осуществлением своей деятельности, с соблюдением общих требований, установленных Положением N 373-П.

В правила организации и ведения бухгалтерского учета с подотчетными лицами могут включаться положения, предусматривающие расчеты с ними как в наличном, так и в безналичном порядке (с использованием банковских карт) (Письмо Минфина России от 05.10.2012 N 14-03-03/728).

Учет расчетов бюджетными и автономными учреждениями с подотчетными лицами ведется на счете 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами" (п. 212 Инструкции N 157н, п. 103 Инструкции N 174н, п. 106 Инструкции N 183н).

Денежные средства выдаются под отчет из кассы учреждения согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме выдаваемых в подотчет наличных денег, подпись руководителя и дату. В данном заявлении указываются назначение аванса и срок, на который он выдается (п. 213 Инструкции N 157н, п. 4.4 Положения N 373-П). На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется соответствующий счет 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами" в разрезе кодов группы и вида синтетического счета объекта учета.

Обращаем внимание на то, что выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу (абз. 3 п. 4.4 Положения N 373-П, п. 214 Инструкции N 157н).

Учреждения могут выдавать наличные деньги под отчет на административно-хозяйственные нужды, на командировочные расходы (в пределах сумм, причитающихся на эти цели) (п. 4.4 Положения N 373-П), для выплаты заработной платы (стипендий, пенсий, пособий).

Денежные средства, выданные под отчет, можно использовать только на те цели, на которые они были выданы.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Образец написания заявления о выдаче наличных │

│ денежных средств под отчет │

│ │

│ Директору ГОУ │

│ "Полиграфический колледж"│

│ Иванову И.И. │

│ от заведующего складом │

│ Петрова А.И. │

│ │

│ Заявление о выдаче наличных денежных средств под отчет │

│ │

│ Прошу выдать мне наличные денежные средства под отчет в размере│

│1000 руб. для приобретения канцелярских товаров. │

│ │

│ Петров │

│"__" __________ 20__ г. -------------│

│ (дата) (подпись) │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘