Учет рабочего времени

Рабочим является время, в течение которого работник должен выполнять возложенные на него трудовые обязанности. В Российской Федерации нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 ч в неделю (исходная норма для работников всех организаций независимо от формы собственности).

Для отдельных работников законодательством установлена сокращенная продолжительность рабочего дня. Это касается, например, лиц в возрасте от 16 до 18 лет, работников с вредными условиями труда — не более 36 ч в неделю, лиц в возрасте до 16 лет — не более 24 ч в неделю, учащихся в возрасте до 18 лет, работающих в течение учебного года и в период каникул, — не более 12 ч в неделю, а инвалидов 1-й и 2-й групп — не более 35 ч в неделю.

По соглашению с администрацией организации работники могут работать в режиме неполного рабочего времени.

Оплата часов ночной работы. При определенных условиях организации труда допускается работа в ночное время (с 22 ч до 6 ч). Конкретные размеры доплат за работу в ночное время регламентируются специальными нормативными документами.

Час ночной работы оплачивается в повышенном размере, предусмотренном коллективным договором организации. Продолжительность ночной работы (смены) сокращается на 1 ч.

Сверхурочные работы допускаются в исключительных случаях. В соответствии с TK РФ они оплачиваются за первые два часа не менее чем в полуторном размере, а за последующие часы — не менее чем в двойном размере за каждый час сверхурочной работы. Сверхурочные работы не должны превышать для каждого работника четырех часов в течение двух дней подряд и 120 ч в год. Компенсация сверхурочных часов отгулом не допускается.

Исчерпывающий перечень случаев, когда работников можно привлекать к сверхурочной работе (с их письменного согласия), установлен TK РФ.

Работа в выходные и праздничные дни компенсируется работнику предоставлением другого дня отдыха или, по соглашению сторон, оплачивается не менее чем в двойном размере.

Оплата очередных отпусков регулируется Трудовым кодексом РФ. Право на отпуск за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.

Отпуск за второй и последующие годы работы может быть предоставлен в любое время года в соответствии с графиком отпусков. Продолжительность очередного ежегодного отпуска составляет 28 календарных дней без учета праздничных дней. Оплата за дни очередного отпуска рассчитывается по среднему заработку.

Средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,4 (среднемесячное число календарных дней). Для определения суммы отпускных'необходимо полученный средний дневной заработок умножить на количество дней отпуска.

Пример. Ассистенту Лавровой М. А. с 1 июля 2007 г. предоставлен очередной ежегодный отпуск. В расчетный период

необходимо взять 12 мес., предшествующих событию, которые отработаны полностью. Общая сумма начисленной заработной платы за этот период составляет 22 654,99 руб. Продолжительность отпуска Лавровой М. А. — 56 дней. Сумма заработной платы за отпуск Лавровой М. А. составит 3596,03 руб. (22 654,99: 12:29,4 х 56).

Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в рабочих днях, в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ, а также для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска определяется путем деления суммы начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели.

Особенности порядка исчисления средней заработной платы определяются Правительством РФ с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений.

Кроме очередного ежегодного отпуска некоторые категории работников имеют право на дополнительный оплачиваемый отпуск: работники, занятые на работах с вредными или опасными условиями труда; имеющие особый характер работы; работники с ненормированным рабочим днем и др. Организации могут самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска работникам согласно коллективным договорам или локальным нормативным документам.

При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском, причем время дополнительного отпуска оплачивается работнику по общей схеме расчета среднедневного заработка.

Работникам, совмещающим работу с обучением, Трудовой кодекс РФ предоставляет определенные гарантии и компенсации только в том случае, если учебное заведение имеет государственную аккредитацию, работник обучается в нем успешно и получает образование соответствующего уровня впервые. Учебный отпуск предоставляется только после предъявления работником справки — вызова учебного заведения.

Отпуск по беременности и родам предоставляется на основании заявления работницы и медицинского свидетельства, в котором

указан предполагаемый срок родов. Продолжительность отпуска регламентируется TK РФ. За все время нахождения работницы в отпуске по беременности и родам ей выплачивается пособие в размере среднего заработка. Пособие выплачивается на основании листка нетрудоспособности, выданного лечебным учреждением, где женщина состоит на учете.

Пособия по временной нетрудоспособности выплачивают из средств Фонда социального страхования РФ. Основанием для выплаты пособий являются листы нетрудоспособности, выдаваемые лечебными учреждениями.

Размер пособия по временной нетрудоспособности зависит от страхового стажа сотрудника (табл. 4.9) и его среднего заработка за последние 12 мес., предшествующих наступлению события нетрудоспособности.

Если в расчетном периоде (12 мес.) работник отработал меньше трех месяцев (90 дней), то размер пособия за полный календарный месяц не может превышать установленного размера минимальной месячной оплаты труда, увеличенной на районный коэффициент.

Максимальный размер ежемесячного пособия в результате несчастного случая также регламентируется законодательно.

Оплата перерывов в работе кормящих матерей. Для кормящих матерей и женщин, имеющих детей в возрасте до 1,5 лет, установлены дополнительные перерывы. Время этих перерывов засчитывается в счет рабочего времени и подлежит оплате: при повременной оплате — полная дневная ставка, а при сдельной оплате — средний заработок.

Оплата за время выполнения государственных и общественных обязанностей (участие в судебных заседаниях в качестве общественных обвинителей, экспертов или свидетелей; осуществление избирательного права и т.п.) производится по среднему заработку по месту работы, который рассчитывается исходя из заработной платы за 12 последних месяцев, предшествующих наступлению события.

Работа по совместительству. Работник организации может выполнять как основную, так и дополнительную работу (работать по совместительству). Перечень лиц, которые не допускаются к работе по совместительству, регламентируется TK РФ.

Работу по совместительству можно выполнять как по месту постоянной работы, так и в другой организации. При этом согласия руководителя с основного места работы не требуется.

C работником, поступившим на работу по совместительству, заключается трудовой договор, при этом продолжительность рабо-

чего времени по совместительству не должна превышать 4 ч в день и 16 ч в неделю.

Совместители имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск и дополнительные отпуска. Отпуск предоставляется одновременно с отпуском на основной работе. Если на работе по совместительству работник не отработал шесть месяцев, отпуск предоставляется авансом. Если продолжительность отпуска на работе по совместительству меньше, чем по основной работе, то на разницу в днях можно предоставить совместителю отпуск без сохранения заработной платы.

Выплата по договорам гражданско-правового характера. Договор гражданско-правового характера (подряда, поручения, аренды, купли-продажи, контракции, мены, комиссии, авторский договор и др.) заключается между организацией и работниками, привлекаемыми со стороны для выполнения конкретных работ, которые организация не может выполнить своими силами. Указанные договора составляются не менее чем в двух экземплярах: один из них выдается работнику-исполнителю, второй остается у организации. Форма договоров разрабатывается организацией самостоятельно на основе типовых договоров гражданско-правового характера. Договора регистрируются бухгалтерией или отделом кадров.

Выполненные работы принимаются в порядке, предусмотренном договором и оплачиваются по счету — заявлению исполнителя, форму которого также разрабатывает организация. Вместе с содержанием заявления заявителю необходимо указать дату договора, фамилию, имя, отчество, паспортные данные, сведения о льготах по налогам и другие типовые сведения.

Оплату работ по счету-заявлению разрешает руководитель организации.

Оформление приемки-сдачи работ, выполненных работником, осуществляется актом о приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы. Акт является основанием для окончательного или поэтапного расчета сумм оплаты выполненных работ. В акте указывают наименование выполненных работ, еуммы оплаты за выполненные работы, суммы аванса и всего к выплате (с учетом аванса, предоплаты). Акт может применяться по трудовому и гражданско-правовому договорам.

Заработная плата работникам начисляется на основании первичной документации. Для учета рабочего времени и начисления заработной платы применяются следующие документы:

Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом. Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

Приказы (распоряжения) о приеме работника (работников) на работу применяются для оформления и учета принимаемых на работу по трудовому договору (контракту); составляются лицом, ответственным за прием на работу в организацию. В приказах указывают наименование структурного подразделения, профессию (должность), испытательный срок, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника и др.). Подписанный руководителем или уполномоченным на это лицом приказ объявляют работнику (работникам) под расписку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется в отделе кадров личная карточка, а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника.

Учетная карточка научного, научно-педагогического работника применяется в научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников.

Карточка заполняется на основании соответствующих документов (диплома доктора и кандидата наук, аттестата доцента, профессора и проч.), а также сведений, сообщенных о себе работником. На каждого научного и научно-педагогического работника ведется также личная карточка.

Карточка-справка используется для регистрации справочных сведений о заработной плате работника; в ней помимо общих сведений о работнике, отражаются начисления сумм по всем видам оплат, удержанных суммах по видам и сумма к выдаче. Карточка- справка заполняется на основании расчетно-платежной ведомости. Карточка-справка может использоваться для получения сведений, например, о суммах выплаченного гонорара.

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы ведется по установленной форме лицами, назначенными приказом по учреждению в целом или в разрезе структурных подразделений (отделов, отделений, факультетов, лабораторий и др.).

Табель открывается ежемесячно за 2—3 дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц. Записи в табель новых сотрудников и исключение из него работников производятся только на основании документов по учету личного состава: приказов о приеме на работу, переводе, увольнении.

В табеле регистрируются случаи отклонения от нормального использования рабочего времени. В верхней половине строчки на каждого работника, у которого имелись такие отклонения (сверхурочные), записываются часы отклонений, а в нижней — условные обозначения отклонений. В нижней части строчки записываются также часы работы в ночное время.

Если у одного и того же работника в один и тот же период в использовании рабочего времени имелось два вида отклонений, одно из которых — работа в ночное время, то нижняя часть строки заполняется дробью, числитель которой — условное обозначение отклонений, а знаменатель — ночные часы. При наличии более двух отклонений в один день фамилия работника в табеле повторяется два раза.

В конце месяца работником, ответственным за ведение табеля, определяется общее количество дней (часов) явок, дней (часов) неявок, а также количество часов по видам переработки (замещение, работа в праздничные дни, ночные часы и другие виды оплаты) с записью их в соответствующие графы. Заполненный табель подписывается лицом, ведущим табельный учет.

Заполненный табель и другие документы, оформленные соответствующими подписями, в установленные сроки сдаются в бухгалтерию для проведения расчетов. После утверждения табеля руководителем учреждения он используется для составления расчетно-платежной ведомости.

График отпусков предназначен для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работникам всех структурных подразделений учреждения на календарный год по месяцам. График отпусков — сводный график. При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности организации и пожелания работника. График отпусков визируется руководителем кадровой службы, руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом. При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения.

Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и в других случаях применяется для расчета среднего заработка при определении сумм оплаты за отпуск, компенсации при увольнении и в других случаях в соответствии с действующим законодательством.

Сведения о виде отпуска, дате начала и конца отпуска, его продолжительности, периоде, за который предоставляется отпуск, заполняются на основании приказа. Номер записки-расчета соответствует номеру приказа, являющемуся основанием для предоставления отпуска.

В заголовочной части записки-расчета заполняются все необходимые реквизиты, указывается, за какой период предоставляется отпуск. Следует указать количество дней основного, дополнительного или (в свободной графе) иного вида отпуска.

Таблица «Заработная плата по месяцам» записки-расчета заполняется на основании Карточки-справки, если расчетный период при исчислении среднего заработка составляет 12 мес. (например, оплата за время обучения на курсах повышения квалификации). В записке указывается сумма начислений за отпуск, удержаний и причитающаяся на руки работнику.

Регистром аналитического учета является расчетно-платежная ведомость, предназначенная для начисления заработной платы, удержанных из заработной платы налогов и выплат, произведенных в течение месяца и причитающихся в окончательный расчет, а также других сумм.

Работникам, не состоящим в штате учреждения, работающим по договорам и разовым заказам, заработная плата начисляется по договорам оказания услуг и актам выполненных работ.

Расчетно-платежная ведомость составляется в целом по учреждению, подписывается исполнителем. Выплата заработной платы производится с разрешения руководителя учреждения и глав- ного бухгалтера. В конце ведомости кассир должен сделать надпись о фактически выплаченной сумме и о неполученной сумме заработной платы, сверить эти суммы с общим итогом по платежной или расчетно-платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью.

В централизованных бухгалтериях расчетно-платежная ведомость составляется раздельно на каждое обслуживаемое учреждение, подписывается руководителем соответствующего обслуживаемого учреждения, руководителем группы учета и исполнителем. Разрешение на выплату заработной платы дается руководителем учреждения, при котором создана централизованная бухгалтерия, и главным бухгалтером.

Платежная ведомость применяется в тех случаях, когда разовые расчеты по заработной плате при уходе в отпуск или увольнении не совпадают с составлением общего расчета, т.е. в межрасчетный период. Начисленные и выплаченные суммы по этим расчетам включаются в расчетно-платежную ведомость текущего месяца. При этом по графе «Сумма к выдаче» напротив данной фамилии делается прочерк, а выплаченная сумма записывается в графе «Выплаты в межрасчетный период». Порядок оформления платежной ведомости аналогичен порядку, предусмотренному для расчетноплатежной ведомости.

Реестр депонированных сумм составляется кассиром учреждения, если сотрудники не получили соответствующие выплаты. Указывается наименование структурного подразделения; номер платежной ведомости; фамилия, имя, отчество лица, не получившего заработную плату, денежное довольствие или стипендию; табельный номер и сумма.

Книга аналитического учета депонированной заработной платы, денежного довольствия и стипендий заполняется на основании Реестра депонированных сумм. Указывается табельный номер; фамилия, имя, отчество лица, не получившего заработную плату, денежное довольствие или стипендию; месяц, номер платежной ведомости, сумма. При получении работником соответствующих сумм указывается номер расходного кассового ордера, а также сумма задолженности по оставшейся депонированной оплате с начала года.

Начисление различных выплат работникам оформляется следующими бухгалтерскими записями:

Начислена работникам учреждения заработная плата и признаны текущие расходы:

Дебет счета 140101211 «Расходы по оплате труда»

Кредит счета 130201730 «Увеличение кредиторской задолженности по оплате труда».

Начислены работникам учреждения дополнительные выплаты и компенсации в соответствии с законодательством РФ и признаны текущие расходы:

Дебет счета 040101212 «Расходы по прочим выплатам»

Кредит счета 030202730 «Увеличение кредиторской задолженности по прочим выплатам».

Начислены пособия по временной нетрудоспособности, начиная с третьего дня болезни, пособия по уходу за ребенком до достижения им возраста 1,5 лет, выплаты по санаторно-курортному обслуживанию работников и членов их семей, а также другие выплаты за счет средств государственного социального страхования:

Дебет счета 130302830 «Уменьшение кредиторской задолженности по единому социальному налогу и страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в РФ»

Кредит счета 130203730 «Увеличение кредиторской задолженности по начислениям на оплату труда».

Начислены прочие выплаты гражданскому персоналу (пенсии): Дебет счета 140101261 «Расходы на пенсии, пособия и выплаты по пенсионному, социальному и медицинскому страхованию населения»

Кредит счета 130215730 «Увеличение кредиторской задолженности по пенсиям, пособиям и выплатам по пенсионному, социальному и медицинскому страхованию населения».

Начислена оплата труда лицам, не состоящим в штате учреждения по договорам гражданско-правового характера:

Дебет соответствующих счетов аналитического учета счета 040101200 «Расходы учреждения» (040101221, 040101222,

040101223, 040101224, 040101225, 040101226, 040101290)

Кредит соответствующих счетов аналитического учета счета 030200730 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (030204730, 030205730,030206730,030207730,030208730,030209730,030218730).