Учет результатов инвентаризации Учет отклонений при инвентаризации товарно-материальных ценностей

При обнаружении отклонений данных инвентаризации имущества от данных бухгалтерского учета составляются сличительные ведомости: по основным средствам - унифицированной формы № ИНВ-18 (приложение № 37); по товарно-материальным ценностям - унифицированной формы № ИНВ-19 (приложение № 31).

Суммы излишков и недостач в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

На ценности, которые находятся у организации на ответственном хранении или в аренде, составляются отдельные сличительные ведомости.

Сличительные ведомости допускается составлять как ручным способом, так и с использованием компьютера.

Сличительная ведомость ИНВ-18, приведенная в приложении № 37 составляется на основании инвентаризационных описей основных средств ИНВ-1 (приложение № 36). Описи основных средств составляются раздельно по каждому материально ответственному лицу, а также по собственным, арендованным и переданным в аренду основным средствам.

Подробнее рассмотрим порядок составления сличительной ведомости и отражения в учете результатов инвентаризации товарных остатков.

Согласно Положению по бухгалтерскому учету и отчетности (приказ Минфина № 34н) расхождения, выявленные при инвентаризации, отражаются в учете следующим образом: излишек имущества приходуется в балансе на дату проведения инвентаризации; сумма излишка отражается в составе прочих доходов организации; недостача и порча имущества в пределах норм естественной убыли относятся на издержки обращения (расходы на продажу); недостача и порча имущества сверх норм естественной убыли относятся за счет виновных лиц; если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании ущерба с них, убытки списываются в прочие расходы.

Обратите внимание, нормы естественной убыли могут применяться только при фактическом выявлении недостач. При этом нормы убыли применяются только после зачета недостач ценностей излишками по пересортице.

В случае обнаружения пересортицы материально ответственное лицо должно представить инвентаризационной комиссии объяснительную в письменном виде с подробным изложением причин пересортицы.

Если при зачете пересортицы стоимость недостающих ценностей будет выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, то разница в стоимости относится за счет виновных лиц.

Если виновники пересортицы не установлены, то разница по пересортице рассматривается как потери сверх норм естественной убыли и списывается в прочие расходы.

Если после зачета по пересортице, которая произошла не по вине материально ответственных лиц, недостача не покрылась, то к этой недостаче применяются нормы естественной убыли. При этом в протоколе инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым разница по пересортице не отнесена на виновных лиц.

Приведем схему бухгалтерских проводок, которыми отражают результаты инвентаризации товаров:

Пример 8.10/1

Розничная торговая организация (магазин) учитывает товары по продажным ценам.

Недостача сахара в пределах норм естественной убыли составила 10 кг. Недостача сверх норм естественной убыли - 40 кг. Заведующая отделом Петрова, материально ответственное лицо, признала вину в допущенной недостаче и написала заявление об удержании суммы недостачи из заработной платы в следующем порядке: в июне - 30% суммы ущерба, в июле - 20%, в августе - 50%.

В бухгалтерском учете 15 июня сделаны следующие записи:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 41-2 «Товары в розничной торговле» 1250 руб (25 руб. х 50 кг) - отражена недостача сахара в учетных (продажных) ценах

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 42 «Торговая наценка» (500) руб. (10 руб. х 50 кг) - сторнирована торговая наценка по недостающему товару

Дебет 44 «Расходы на продажу» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» 150 руб. (15 руб. х 10 кг) - списана недостача в пределах норм естественной убыли (в ценах поставщика)

Дебет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» 600 руб. (15 руб. х 40 кг) - сумма недостачи сверх норм естественной убыли (в ценах поставщика), которую должно возместить виновное лицо

Дебет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кредит 98 «Доходы будущих периодов» 400 руб. (10 руб. х 40 кг) - сумма торговой наценки по недостающему сверх норм естественной убыли товару. Эта сумма включается в общую сумму ущерба, которую должно возместить виновное лицо

Дебет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кредит 19-4 «НДС, предъявленный поставщиками товаров» 60 руб. (1,50 руб. х 40 кг) - сумма НДС, предъявленная поставщиком, на стоимость недостающего товара. Эта сумма также включается в общую сумму ущерба, подлежащую возмещению виновным лицом.

Итак, общая сумма ущерба, которую должна возместить зав. отделом Петрова, отражена по дебету субсчета 73-2 и составляет 1060 руб. (600 руб. + 400 руб. + 60 руб.).

Одновременно с начислением заработной платы бухгалтер удерживала сумму ущерба из заработка Петровой согласно ее заявлению. Удержание отражено такими проводками: 30 июня:

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Дебет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» 318 руб. (1060 руб. х 0,3) - удержано 30% ущерба

Дебет 98 «Доходы будущих периодов» Кредит 91-1 «Прочие доходы» 120 руб. (400 руб. х 0,3) - в составе прочих доходов отражена частичная сумма торговой наценки, возмещенная виновным лицом, приходящаяся на общую сумму фактически возмещенного ущерба (30%) 31 июля:

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Дебет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» 212 руб. (1060 руб. х 0,2) - удержано 20% ущерба

Дебет 98 «Доходы будущих периодов» Кредит 91-1 «Прочие доходы» 80 руб. (400 руб. х 0,2) - в составе прочих доходов отражена частичная сумма торговой наценки, возмещенная виновным лицом, приходящаяся на общую сумму фактически возмещенного ущерба (20%) 31 августа:

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Дебет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» 530 руб. (1060 руб. х 0,5) - удержано 50% ущерба

Дебет 98 «Доходы будущих периодов» Кредит 91-1 «Прочие доходы» 200 руб. (400 руб. х 0,5) - в составе прочих доходов отражена частичная сумма торговой наценки, возмещенная виновным лицом, приходящаяся на общую сумму фактически возмещенного ущерба (50%).

Пример 8.10/2

При инвентаризации товаров на складе № 1 (зав.складом Иванова) обнаружено: недостача конфет шоколадных «Мишка на Севере» (по цене 60 рублей за килограмм) составляет 40 кг на сумму 2400 рублей; излишки конфет шоколадных «Мишка косолапый» (по цене 50 рублей за килограмм) составляют 40 кг на сумму 2000 рублей.

Зав.складом написала объяснительную, в которой указала, что ею допущена пересортица в результате того, что вместо конфет «Мишка косолапый» (как значилось в товарной накладной) она отпустила покупателю конфеты «Мишка на Севере».

Инвентаризационная комиссия приняла решение: перекрыть недостачу конфет «Мишка на Севере» излишками конфет «Мишка косолапый» в количестве 40 кг на сумму 2000 руб. Таким образом, в сумме недостача перекрыта по цене конфет, находящихся в излишке (40 кг х 50 руб.). Недостача, не перекрытая зачетом по пересортице, в размере 400 руб. (2400 руб. - 2000 руб.) отнесена за счет зав.складом Ивановой.

В бухгалтерском учете на дату проведения инвентаризации сделаны проводки:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 41-1 «Товары на складах» 2400 рублей - отражена недостача конфет «Мишка на Севере»;

Дебет 41-1 «Товары на складах» Кредит 94 «Недостачи и потери

от порчи ценностей» 2000 рублей - недостача конфет «Мишка на Севере» перекрыта излишками конфет «Мишка косолапый»

Дебет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» 400 руб. - недостача, не перекрытая излишками, отнесена за счет виновного лица.

Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета инвентаризационная комиссия представляет на утверждение руководителю организации. Руководитель организации принимает окончательное решение о зачете.

В документах, которые представляются в бухгалтерию для списания недостач ценностей и порчи сверх норм естественной убыли в прочие расходы, должны быть:

решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц или отказ от взыскания ущерба с виновных лиц; материалы служебного расследования, проведенного инвентаризационной комиссией, по результатам которого установлено отсутствие виновных в недостаче лиц; заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела товарных экспертиз или соответствующих специализированных организаций.

Пример 8.10/3

В приложении № 31 приведена сличительная ведомость по результатам инвентаризации по состоянию на 01 октября 2008 г., которая проводилась на складе № 21 в ООО «Красоптторг».

Как видно из сличительной ведомости в ходе проведения инвентаризации были выявлены излишки эмали белой и недостача эмали голубой. Зав. складом Савельев С.П. написал объяснительную, в которой указал, что причиной пересортицы явился ошибочный отпуск эмали голубой вместо эмали белой, как было указано в товарной накладной. Поскольку пересортица произошла по товару одного и того же наименования, то было принято решение перекрыть недостачу эмали голубой в количестве 80 кг излишками эмали белой в тождественном количестве (80 кг). Цена эмали белой и голубой совпадает и составляет 10 рублей за 1 кг, поэтому недостача была перекрыта полностью в размере 800 рублей.

Излишки эмали белой в количестве 20 кг на сумму 200 рублей были оприходованы.

Кроме этого, по результатам инвентаризации была обнаружена недостача 10 кг олифы на сумму 90 рублей. Так как олифа и эмаль белая не являются товарами одного и того же наименования, то перекрыть недостачу олифы излишками эмали белой нельзя. По решению руководителя организации недостача в пределах норм естественной убыли в размере 60 рублей была списана в расходы на продажу, а недостача сверх норм естественной убыли в размере 30 рублей была отнесена на виновное лицо - зав. складом Савельева С.П.

Составим проводки по результатам инвентаризации, используя следующие аналитические счета к субсчету 41-1:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 41-1.021.055.017898 800 руб. - отражена недостача эмали голубой

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 41-1.021.055.017235 90 руб. - отражена недостача олифы

Дебет 41-1.021.055.017897 Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» 800 руб. - недостача эмали голубой перекрыта излишками эмали белой

Дебет 41-1.021.055.017897 Кредит 91-1 «Прочие доходы» 200 руб. - оприходованы излишки эмали белой

Дебет 44 «Расходы на продажу» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» 60 руб. - списана недостача олифы в пределах норм естественной убыли

Дебет 73-2.055 «Расчеты по возмещению материального ущерба (Савельев С.П.)» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» 30 руб. - недостача олифы сверх норм естественной убыли отнесена за счет виновного лица.