4.3. Организация аналитической работы на предприятии

Для обеспечения систематического и глубокого проведения экономического анализа на предприятии, в объединении и ассоциации важное значение имеют четкие организационные формы проведения аналитической работы.

Организация аналитической работы зависит от масштабов производства, состояния учета и отчетности, технического уровня управления и структуры управленческого аппарата, наличия АСУ, АРМ или их отсутствие на предприятии и объединении. Вместе с тем только правильная организация работы по анализу результатов производственно-коммерческой деятельности хозяйствующих субъектов может обеспечивать его действенность и эффективность, основательно влиять на ход работы предприятия.

Поэтому организация аналитической работы на предприятиях должна базироваться на общих, единых для всех уровней управления принципах.

Одним из основополагающих принципов организации аналитической работы является научный характер анализа. Это означает, что он должен базироваться на новейших достижениях науки и передового опыта, строиться с учетом действия экономических законов, проводиться с использованием научно обоснованных методов.

К числу важнейших принципов организации анализа хозяйственной деятельности относится обязательность выполнения аналитической работы на всех иерархических ступенях управления производством: по предприятию в целом, отдельным его структурным подразделениям (цехам, участкам, бригадам). Только в этих условиях будет обеспечено рациональное управление такой сложной экономической проблемой, как производственно-коммерческая деятельность предприятия, объединения или ассоциации в целом.

Следующий важный принцип организации аналитической работы - четкое определение перечня объектов, подлежащих анализу на отдельных уровнях управления, и установление периодичности проведения анализа. Объекты анализа на отдельных уровнях управления различны.

Одним из принципов организации аналитической работы является и четкое распределение обязанностей по выполнению аналитической работы на всех уровнях управления.

Усиление экономических методов управления производством требует развития аналитических функций не только экономических, но и технических служб и отдельных производственных подразделений предприятия, объединения. Поэтому в проведении экономического анализа на предприятии или объединении должны участвовать не только экономические (планово-экономический, организации труда и заработной платы, бухгалтерия, финансовый), но и технические отделы в соответствии с выполняемыми ими функциями. Например, служба главного механика должна анализировать выполнение графиков ремонта оборудования, проверок и осмотров, а также простои оборудования по техническим причинам; изучать выполнение планов организационно-технических мероприятий по улучшению состояния ремонтной службы и эксплуатации оборудования, а также графиков монтажа, наладки и сдачи в эксплуатацию нового оборудования, транспортных средств, различных технологических установок и т.д.

Осуществлять экономический анализ должны и руководители производственных подразделений (бригад, участков и цехов). Это позволит более экономно использовать трудовые, материальные, денежные ресурсы и производственные мощности. Поэтому для проведения экономического анализа на каждом полиграфическом предприятии в соответствии со структурой аппарата управления и регламентацией функций и прав каждого его звена должна быть разработана схема распределения обязанностей между ними. При этом разделение функций между структурными подразделениями должно исключать дублирование и параллелизм в их работе, обеспечивая в то же время полноценное осуществление задач, связанных с проведением глубокого, детального экономического анализа их деятельности.

В схеме распределения обязанностей по проведению экономического анализа должно быть указано подразделение, ответственное за проведение соответствующего направления аналитической работы, а также подразделения, участвующие в проведении того или иного направления анализа.

Все функциональные и производственные подразделения должны иметь планы аналитической работы, предусматривающие содержание анализа, периодичность его проведения, непосредственных его исполнителей, сроки проведения и порядок использования его результатов.

Для организации экономического анализа важно наличие координационного и методического центра руководства аналитической работой, который должен обеспечивать согласованность функциональных подразделений в проведении экономического анализа; контроль за своевременностью получения и полнотой аналитических выводов, поступающих от многочисленных исполнителей; системное обобщение результатов и совместную разработку мероприятий по повышению эффективности хозяйствования и дальнейшему развитию производства. На предприятиях должны существовать специальные подразделения или лица, отвечающие за координацию и методическое руководство аналитическими исследованиями всех подразделений, оказывающие необходимую помощь в проведении и обобщении материалов по всестороннему комплексному анализу хозяйственной деятельности.

Как показывает практика, на большинстве предприятий отсутствуют проекты организации аналитической работы, определяющие место, роль и задачи анализа в системе управления производством. В проведении анализа участвуют не все функциональные подразделения, что снижает качество аналитических выводов и возможность системного выявления имеющихся резервов. На многих предприятиях, как правило, экономический анализ проводится в основном работниками планово-экономического отдела, бухгалтерии, отдела организации труда и заработной платы. Недостаточное внимание на предприятиях уделяется планированию работ по проведению анализа, между тем только четкое планирование обеспечивает регулярность аналитической работы и своевременное использование ее результатов в руководстве деятельностью предприятия.

Поэтому важнейшим принципом организации аналитической работы является ее планирование, т.е. на предприятии должен составляться комплексный план аналитической работы на определенный период и план проведения тематических анализов.

Комплексный план аналитической работы целесообразно составлять на один год, где определяются отдельные аналитические исследования с указанием цели, сроков их проведения, ответственных исполнителей, субъектов, для которых готовится это исследование.

Более углубленное исследование отдельных результатов хозяйствования осуществляется с помощью тематического анализа (анализ материалоемкости продукции, пути повышения рентабельности продукции, анализ использования производственной мощности и др.).

Для реализации указанных выше принципов организации аналитической работы важное значение имеет: 1) выделение специального подразделения в составе заводоуправления или лица в планово-экономическом отделе, отвечающего за координацию и методическое руководство аналитической работы и обобщающего материалы по всестороннему, комплексному экономическому анализу по предприятию или объединению в целом; 2) разработка положения об организации анализа с учетом его специфики, где нашли бы отражение объекты анализа, периодичность и последовательность его проведения. Конкретные исполнители, сроки представления аналитической информации и т.д.

При проведении экономического анализа можно выделить следующие основные этапы.

Первый этап - определение цели и объекта анализа. Для обеспечения конкретности и целеустремленности экономического анализа важно четко сформулировать цель его проведения и указать объект изучения, например изучение итогов работы предприятия за предыдущий период с целью составления научно обоснованного бизнес-плана; анализ использования рабочего времени с целью выявления резервов роста производительности труда. Объектом исследования в данном случае могут быть итоги деятельности предприятия или отдельных цехов и т.д.

Второй этап - составление плана аналитической работы. Исходя из цели анализа составляется программа его проведения, где указывается круг вопросов, подлежащих изучению. Кроме того, определяются конкретные исполнители и обязанности каждого из них. Важное значение имеет составление календарного графика, где отражаются сроки проведения анализа.

В соответствии с программой проведения анализа определяется круг информации и ее источники, а также способ восполнения недостающей информации. Разрабатываются макеты аналитических таблиц и методические указания по их заполнению, а также способы графического оформления материалов и результатов анализа.

Третий этап - подготовка материалов для анализа, т.е. сбор необходимой информации, проверка на точность, полноту и достоверность, аналитическая обработка информации. В частности, проверяется наличие всех реквизитов на плановых и отчетных документах, правильность подсчета данных, взаимная увязка отдельных источников информации и т.д. В связи с тем, что сбор информации и ее проверка - процесс трудоемкий, важно более точно определить объем необходимых данных, чтобы избежать сбора лишней информации.

Хозяйственные явления, процессы и результаты хозяйственной деятельности находят свое отражение в тех или иных показателях. Однако отдельные экономические показатели могут рассчитываться по-разному и определяться в разных единицах измерения. Например, производительность труда может исчисляться в натуральных, стоимостных и трудовых единицах измерения. В связи с этим, исходя из цели анализа, выбирают тот метод расчета показателей и те единицы измерения, которые позволяют точнее и глубже изучить сущность рассматриваемых процессов и явлений.

Аналитическая обработка экономической информации производится путем составления аналитических таблиц, рядов динамики, исчисления средних и относительных значений показателей, проведения группировок и балансовых увязок и т.д.

Четвертый этап - предварительная оценка результатов хозяйственной деятельности, которая включает характеристику выполнения бизнес-плана по изучаемым показателям, их изменения по сравнению с предшествующим периодом, данные о степени использования ресурсов. Предварительная оценка делается по материалам аналитической обработки собранной информации.

Пятый этап - анализ причин динамических изменений и отклонений от плана (или другой базы). Это один из важных и сложных этапов, который требует от его исполнителей хороших знаний метода и приемов экономического анализа, умения устанавливать круг взаимодействующих факторов и их группировать; раскрывать связи и зависимости между отдельными факторами; элиминировать влияние факторов, не зависящих от изучаемого объекта; устанавливать влияние факторов; определять размеры потерь в связи с отрицательным влиянием тех или иных факторов; выявлять неиспользованные возможности улучшения изучаемых показателей. Наиболее сложно определить зависимость отдельных показателей от тех или иных факторов и рассчитать влияние каждого из них.

Использование ЭВМ в сочетании с экономико-математическими методами позволяет снизить трудоемкость аналитической работы и установить наличие и тесноту связи между отдельными показателями.

Шестой этап - систематизация и обобщение результатов анализа - один из наиболее ответственных этапов. Здесь на основе собранной, обработанной и изученной информации делаются выводы по результатам анализа и дается итоговая оценка деятельности предприятия (объединения, ассоциации), отмечаются достижения и недостатки, показываются факторы, положительно и отрицательно повлиявшие на итоги работы, проводится сводный подсчет резервов и указываются пути их мобилизации.

Результаты анализа оформляются в виде заключений, докладных записок, справок и пр. Так, материалы анализа хозяйственной деятельности предприятия за год в целом отражаются в объяснительной записке к годовому отчету, а при проведении отдельных тематических анализов - в справках или докладных записках.

Седьмой этап - разработка организационно-технических мероприятий по использованию выявленных резервов или устранению вскрытых недостатков в работе предприятия и его подразделений. Экономический анализ имеет действенный и мобилизующий характер только в том случае, если по его материалам разработаны конкретные предложения и мероприятия по использованию выявленных внутрихозяйственных резервов, распространению передового опыта и устранению причин, приводящих к недостаткам в работе.

Восьмой этап - обеспечение гласности результатов анализа и контроля за реализацией его результатов. Успешному претворению в жизнь рекомендаций (мероприятий) по материалам анализа и контролю за их выполнением способствует гласность результатов анализа. Широкое обсуждение материалов анализа на постоянно действующих совещаниях и хозяйственных активах, освещение результатов анализа в многотиражных и стенных газетах, отражение основных показателей хозяйственной деятельности участков, цехов и предприятия в целом, в простых таблицах, графиках и диаграммах, привлечение широкого круга работников предприятия к его проведению - все это обеспечивает гласность результатов анализа.