Разработка методики формирования информационной базы для решения задачи по выявлению ключевых показателей при работе складов

Логистическая информационная система - это размещение информации и средств обработки информационных потоков между собой и по отношению к другим предметам логистики с целью выполнения задач планирования, управления и контроля в системах.

Информационный поток может быть обеспечен следующими средства­ми:

• техникой сбора данных;

*

• техникой передачи данных;

• техникой выдачи данных;

• техникой обработки данных и расшифровки. [12]

Важную роль среди информационных потоков играют сообщения до­кументального характера, оформляемые чаще всего на бумажных носителях определенной формы, заполненных в установленном порядке и заверенных подписями и печатью отправителя сообщения. Такие сообщения называются документальными.

В информационных потоках документальные сообщения занимают ф большую долю.

В логистике информационный поток часто является сопровождающим (попутным) по отношению к материальному потоку и содержит информацию о материальном потоке, необходимую для управления его движением.

Часть информационных потоков в логистике обслуживает не матери­альные потоки, а процесс их формирования, хранения ресурсов на складе, процесс внутризаводского и внутрискладского перемещения материальных ресурсов.

Поскольку логистика имеет дело с большими массами материальных ценностей, документальные сообщения в ней играют большую роль.

Потоки документов, используемые в логистике, разнообразны по фор­ме, содержанию, назначению, периодичности заполнения, пути движения, методам и срокам хранения и другим признакам. В каждой логистической системе они подбираются в соответствии с установленными в ней правилами учета, планирования и контроля приемки расхода материальных ресурсов и их запасов на складах.

Документальное обеспечение логистического процесса - важная задача логистики.

Документ- письменный акт установленной или общепринятой формы, составленный определенными и компетентными должностными лицами, а также гражданами для изложения сведений о фактах, или удостоверения фактов, имеющих юридическое значение, или для подтверждения прав и обя­занностей.

Виды документов:

• первичные (путевой лист, товарно-транспортная накладная);

• вторичные (журнал учета приходных ордеров и др.).

Обязательные реквизиты в первичных документах:

• Наименование документа

• Дата составления документа

• Наименование организации, от имени которой был составлен доку­мент

• Содержание операции

• Измерители операции в натуральном и денежном выражении

• Наименование должностей лиц, ответственных за совершение опе­рации и правильность ее выполнения

• Личные подписи указанных лиц

Маршрут документа- путь перемещения документа в процессе его об­работки; упорядоченный список исполнителей между которыми документ перемещается в течение своего жизненного цикла.

Документооборот:

• движение документов в пространстве и во времени с момента их соз­дания или получения до завершения исполнения или отправки;

• перемещение и (или) совместная обработка информации сотрудника­ми подразделений на предприятии, а также предприятием, его подрядчиками и логистическими партнерами.

Информационная готовность определяется способностью предприятия предоставлять запрашиваемые потребителем данные на всех стадиях выпол­нения заказа. Информационная готовность рассчитывается как отношение числа быстрых и точных ответов на запросы к общему числу запросов за оп- ределенныи промежуток времени.

Таблица 3.3.

Интеграция показателей эффективности логистического процесса в систему информационного обеспечения

Инвестиции

1.9. Жалобы потребителей

Акта о ненадлежащем качестве продукции

склад

1.10. Оценка потребителями степени удовлетворения сервисом

2.1.

Скорость и число оборотов запасов

2.2. Ускорение оборота оборотного капитала

2.3. Средний уровень запасов на складе

Акта о ненадлежащем склад качестве продукции Карточка

неудовлетворенного

спроса._____________________

Приходная накладная Склад Указание на отгрузку

Передается без

изменений в отдел продаж

Передается без

изменений в отдел продаж

Расчетный показатель ПЭО

Инвентаризационный

ярлык

Сличительные ведомости

2.4. Возврат на инвестиции в основные фонды

2.5. Инвестиции в складскую инфраструктуру

Расчетные показатели. Создаются внутри ПЭО на основании фин. плана, данных бухгалтерских проводок

2.6. Инвестиции в технологическое (подъемно-транспортное) оборудование

Логистические

издержки

Время

логических

циклов

3.1. Затраты на управление складскими запасами

3.2. Затраты на внутрискладскую транспортировку

3.3. Затраты, связанные с качеством продукции и сервиса (ущерб от недостаточного уровня качества, потери продаж, возврат товаров, устаревание запасов и т.п.)

3.4. Затраты на складскую грузопереработку и хранение

3.5. Затраты, связанные с процедурами заказов

4.1. Время пополнения запасов

4.2. Время обработки заказов потребителей

См. п. 2.1.,

2.3.

Договор поставки

Указание на отгрузку Приходный ордер (форма №М-4)

Лимитно-заборная карта (форма № М-8)

Отдел

закупки

Отдел

продаж

Склад,

отдел

продаж

общие Логистич еские издержки на тонну товара (условны й поддон или 1 ед. груза) Ежедневн ый отчет о приеме продукци и на склад

Ежедневн ый отчет об

отгрузке

продукци

и

Планово- экономичес кий отдел, склад

Ежедневн ый отчет об

отгрузке

продукци

и

Склад

Отдел

продаж

В общем случае в целях получения данных об эффективности логисти­ческой распределительной сети используются следующие документы- табл.

3.3.

При умелом управлении информационными потоками снижаются за­траты на их формирование, передачу, приемку и хранение информационных массивов, ускоряется информационный обмен, скорость их приемки, не до­пускается несоответствие скорости работ передатчика и приемника, учиты­вается пропускная способность средств связи на каждом участке информаци­онного пути и квалификация операторов, занятых на них.

Планирование информационных потоков позволяет заранее определить пропускную способность средств связи, потребную для обслуживания дан­ных потоков в пунктах передачи, координации, приемки информации.

При проектировании информационных потоков выбирается их рацио­нальный путь и режим обслуживания средствами свези. В результате обеспе­чивается надежность материально-технического обеспечения ин-формационных потоков. Без этого надлежащее информационное обеспе­чение материальных потоков создать не удается. [12]

Внутренние информационные потоки - это потоки информации между различными службами и уровнями предприятия.

ф Внутренние информационные потоки четко характеризуют этапы логи­

стического процесса: снабженческий, внутрипроизводственный, сбытовой.

Количество внутренних информационных потоков должно быть опти­мальным. Ниже (табл. 3.4.)перечислены основные данные, образующие внут­ренние потоки информации.

Внешние информационные потоки- это потоки информации между данным предприятием и объектами, находящимися вне его пределов.

Ниже (табл. 3.5.) приведена структура внешних информационных по­токов на предприятии.

•

Таблица 3.4.

Основные данные, образующие внутренние потоки информации.

Таблица 3.5.

В таблице показаны основные виды информационных систем, обеспе­чивающих представление плановой, оперативной и контрольной информации лицам, ответственным за принятие решений. Но информационные системы не являются отдельными или самостоятельными. Они объединяют, обеспе­чивают взаимодействие, связывают вместе подсистемы фирмы с помощью информационных потоков. Основные информационные системы и подсисте-

*

мы предназначены для интеграции главных функций планирования, опера­тивного управления и контроля (табл.3.6.)

Таблица 3.6.

Предлагается формирование подсистемы оценки эффективности логи­стической распределительной сети информационной базы проводить в три этапа:

Первый этап - выбор источника данных о показателях эффективности.

Второй этап - сбор данных.

Третий этап - обработка собранной информации.

Источники информации о времени прохождения участка маршрута мо­гут быть разделены на три группы:

1. Существующие в информационной системе документы (табл.3.3.).

2. Информация официальных источников.

3. Результаты собственных обследований.

Если в качестве источника данных используются существующие доку­менты, то для сбора информационной базы потребуется сгруппировать доку­менты по однородным группам.

* При организации собственного обследования большое значение имеет разработка формы.

Статистическая обработка полученной информации включает:

• построение гистограммы;

• расчет средних значений и средних квадратических отклонений;

• определение коэффициентов вариации, выбор закона распределения анализируемого параметра и расчет параметров распределения.

*