3.2. Разработка методики формирования информационной базы для решения задачи по выявлению ключевых показателей при работе складов

Информационный поток может быть обеспечен следующими средствами: •

техникой сбора данных; •

техникой передачи данных;

?

техникой выдачи данных; ?

техникой обработки данных и расшифровки.

Важную роль среди информационных потоков играют сообщения документального характера, оформляемые чаще всего на бумажных носителях определенной формы, заполненных в установленном порядке и заверенных подписями и печатью отправителя сообщения. Такие сообщения называются документальными.

В информационных потоках документальные сообщения занимают большую долю.

В логистике информационный поток часто является сопровождающим (попутным) по отношению к материальному потоку и содержит информацию о материальном потоке, необходимую для управления его движением.

Часть информационных потоков в логистике обслуживает не материальные потоки, а процесс их формирования, хранения ресурсов на складе, процесс внутризаводского и внутрискладского перемещения материальных ресурсов.

Поскольку логистика имеет дело с большими массами материальных ценностей, документальные сообщения в ней играют большую роль.

Потоки документов, используемые в логистике, разнообразны по форме, содержанию, назначению, периодичности заполнения, пути движения, методам и срокам хранения и другим признакам. В каждой логистической системе они подбираются в соответствии с установленными в ней правилами учета, планирования и контроля приемки расхода материальных ресурсов и их запасов на складах.

Документальное обеспечение логистического процесса - важная задача логистики.

Документ- письменный акт установленной или общепринятой формы, составленный определенными и компетентными должностными лицами, а также гражданами для изложения сведений о фактах, или удостоверения фактов, имеющих юридическое значение, или для подтверждения прав и обязанностей.

Виды документов: •

первичные (путевой лист, товарно-транспортная накладная); •

вторичные (журнал учета приходных ордеров и др.). Обязательные реквизиты в первичных документах:

•

Наименование документа •

Дата составления документа •

Наименование организации, от имени которой был составлен документ •

Содержание операции •

Измерители операции в натуральном и денежном выражении •

Наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее выполнения •

Личные подписи указанных лиц

Маршрут документа- путь перемещения документа в процессе его обработки; упорядоченный список исполнителей между которыми документ перемещается в течение своего жизненного цикла.

Документооборот: •

движение документов в пространстве и во времени с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки; •

перемещение и (или) совместная обработка информации сотрудниками подразделений на предприятии, а также предприятием, его подрядчиками и логистическими партнерами.

Информационная готовность определяется способностью предприятия предоставлять запрашиваемые потребителем данные на всех стадиях выполнения заказа. Информационная готовность рассчитывается как отношение числа быстрых и точных ответов на запросы к общему числу запросов за определенный промежуток времени.

?

Таблица 3.3.

Интеграция показателей эффективности логистического процесса в систему информационного

обеспечения

Ключевые факторы Показатели эффективности и результативности Первичные документы Источник

первичн

ых

данных Результирующий документ Место создания Место получения Качество складского сервиса и удовлетворенн ость

потребителей 1.1. Обеспечение выполнения заказа точно и в срок Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству

Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству.

Книга оперативного учета поставки продукции покупателям склад Ежедневн ый отчет о

состояни и

хранящей ся

продукци и Склад

Отдел снабжения, отдел продаж,

пэо

по

1.2.

договоро

в

Склад Отдел снабжени я Карточка учета исполнен ия

договоро в

поставки Отдел продаж 1.3. Точность параметров заказа Сличительные ведомости Карточка учета исполнения договоров поставки.

Приходная накладная Склад

бухгалте

рия Данные косвенно используются 1.4. Точность поддержания уровня запаса Инвентаризационный ярлык

Сличительные ведомости Заказ-заявка

Журнал регистрации заказов покупателей. склад Данные косвенно используются 1.5. Число возвратов заказов, отсутствия запасов, повышения тарифов Карточка учета исполнения договоров поставки. склад Данные косвенно используются 1.6. Ошибки в выполнении заказов Сличительные ведомости Карточка

неудовлетворенного спроса. склад Карточка неудовле творенно го спроса. Склад Отдел снабжения 1.7. Случаи потерь, хищений, порчи и т.п. Акта о недостаче продукции

Инвентаризационный ярлык Склад Списание по

статьям баланса бухгалтерия 1.8. Возврат товаров покупателями Акта о ненадлежащем качестве продукции уведомлении о вызове Отдел

продаж

склад Данные косвенно используются 1.9. Жалобы потребителей Акта о ненадлежащем качестве продукции склад Передается без изменений в отдел продаж

1.10. Оценка потребителями степени удовлетворения сервисом Акта о ненадлежащем качестве продукции Карточка

неудовлетворенного спроса. склад Передается без изменений в отдел продаж Инвестиции

112 2.1, Скорость и число оборотов запасов Приходная накладная Указание на отгрузку Склад Ежедневн ый отчет

0

состояни и

хранящей ся

продукци и

Ежедневн ый отчет о приеме продукци и на склад Ежедневн ый отчет об

отгрузке

продукци

и Склад

Отдел снабжения, отдел сбыта, ПЭО

2.2. Ускорение оборота оборотного капитала Расчетный показатель ПЭО

2.3.

Сличительные ведомости Расчетный показатель ПЭО 2.4. Возврат на инвестиции в основные фонды Расчетные показатели. Создаются внутри ПЭО на основании фин. плана, данных бухгалтерских проводок

2.5. Инвестиции в складскую инфраструктуру

2.6. Инвестиции в технологическое (подъемно-транспортное) оборудование

Логистические издержки 3.1. Затраты на управление складскими запасами См. п. 2.1., 2.3.

Договор поставки Отдел закупки Отдел продаж общие Логистич еские издержки на тонну товара (условны й поддон или 1 ед. груза) Ежедневн ый отчет о приеме продукци и на склад

Ежедневн ый отчет об

отгрузке

продукци

и Планово-экономичес кий отдел, склад

3.2. Затраты на внутрискладскую транспортировку

3.3. Затраты, связанные с качеством продукции и сервиса (ущерб от недостаточного уровня качества, потери продаж, возврат товаров, устаревание запасов и т.п.)

3.4. Затраты на складскую грузопереработку и хранение

3.5. Затраты, связанные с процедурами заказов

Время

логических

циклов

113 4.1. Время пополнения запасов

4.2. Время обработки заказов потребителей Указание на отгрузку Приходный ордер (форма №М-4)

Лимитно-заборная карта (форма № М-8) Склад,

отдел

продаж Ежедневн ый отчет об

отгрузке

продукци

и Склад Отдел продаж 4.3. Время доставки заказа заборный лист склад Расчетный показатель отдела продаж 4.4. Время подготовки и комплектации заказа Указание на отгрузку Требование-накладная (форма№М-11) заборный лист Отдел

продаж,

бухгалте

рия,

склад Расчетный показатель отдела продаж 4.5. Продолжительность цикла закупки товаров Договор поставки Приходный ордер (форма №М-4) Отдел

продаж,

бухгалте

рия,

склад Расчетный показатель отдела продаж 4.6. Продолжительность цикла подготовки отчетов Указание на отгрузку заборный лист отдел

продаж,

склад Расчетный показатель отдела продаж Производите! ьность 5.1. Число обработанных заказов в единицу времени Карточка учета материалов (форма № М-17) отдел

продаж,

склад Расчетный показатель отдела продаж 5.2. Грузовые отправки на единицу складских мощностей и грузовместимости и транспортных средств Расчетный показатель отдела продаж 5.3. Использование складского пространства Ks Инвентаризационный ярлык

площадь, занятая под складирование Склад Коэффиц

иент

полезно

используе

мой

площади Планово-экономичес кий отдел 5.4. Число операций грузопереработки в час Карточка учета материалов (форма № М-17) склад Расчетный ПЭО показатель 5.5. Общие логистические издержки на единицу инвестированного в складские запасы капитала Расчетный показатель ПЭО 5.6. Общие логистические издержки на единицу складского товарооборота Расчетный показатель ПЭО В общем случае в целях получения данных об эффективности логистической распределительной сети используются следующие документы- табл. 3.3.

При умелом управлении информационными потоками снижаются затраты на их формирование, передачу, приемку и хранение информационных массивов, ускоряется информационный обмен, скорость их приемки, не допускается несоответствие скорости работ передатчика и приемника, учитывается пропускная способность средств связи на каждом участке информационного пути и квалификация операторов, занятых на них.

Планирование информационных потоков позволяет заранее определить пропускную способность средств связи, потребную для обслуживания данных потоков в пунктах передачи, координации, приемки информации.

При проектировании информационных потоков выбирается их рациональный путь и режим обслуживания средствами свези. В результате обеспечивается надежность материально-технического обеспечения ин-формационных потоков. Без этого надлежащее информационное обеспечение материальных потоков создать не удается. [12]

Внутренние информационные потоки - это потоки информации между различными службами и уровнями предприятия.

Внутренние информационные потоки четко характеризуют этапы логистического процесса: снабженческий, внутрипроизводственный, сбытовой.

Количество внутренних информационных потоков должно быть оптимальным. Ниже (табл. 3.4.)перечислены основные данные, образующие внутренние потоки информации.

Внешние информационные потоки- это потоки информации между данным предприятием и объектами, находящимися вне его пределов.

Ниже (табл. 3.5.) приведена структура внешних информационных потоков на предприятии.

В таблице показаны основные виды информационных систем, обеспечивающих представление плановой, оперативной и контрольной информации лицам, ответственным за принятие решений. Но информационные системы не являются отдельными или самостоятельными. Они объединяют, обеспечивают взаимодействие, связывают вместе подсистемы фирмы с помощью информационных потоков. Основные информационные системы и подсистемы предназначены для интеграции главных функций планирования, оперативного управления и контроля (табл.3.6.)

Таблица 3.6.

Системы и подсистемы Основная сфера применения

Планирование Оперативное управление Контроль Финансовая Кассовый баланс + + Баланс капитальных средств + Учет издержек производства + + Планирование прибыли + + + Учет заказов + + + Учет прибыльности + + Производственная/оперативная Планирование производства + + + Материально-производственные запасы + + + Закупки + + + Распределение + + + Рыночная Планирование сбыта + Сбыт и выписка накладных + Анализ сбыта + + Контроль кредитов + Изучение рынка + Кадровая Личные дела работающих на фирме + + Заработная плата + Занятость + Расстановка кадров + Профессионально-техническая подготовка + Материалы и содержание + Руководство осуществлением проектов Затраты, время и т.д. + + + Прочие системы Научные исследования и разработки + Стратегическое планирование + + Моделирование +

Предлагается формирование подсистемы оценки эффективности логистической распределительной сети информационной базы проводить в три этапа:

Первый этап - выбор источника данных о показателях эффективности.

Второй этап - сбор данных.

Третий этап - обработка собранной информации.

Источники информации о времени прохождения участка маршрута могут быть разделены на три группы; 1.

Существующие в информационной системе документы (табл.3.3.). 2.

Информация официальных источников. 3.

Результаты собственных обследований.

Если в качестве источника данных используются существующие документы, то для сбора информационной базы потребуется сгруппировать документы по однородным группам.

При организации собственного обследования большое значение имеет разработка формы.

Статистическая обработка полученной информации включает: •

построение гистограммы; •

расчет средних значений и средних квадратических отклонений;

• определение коэффициентов вариации, выбор закона распределения анализируемого параметра и расчет параметров распределения.