Тема 5. Организация, планирование и техника контрольно-ревизионного процесса

1. Организация контрольно-ревизионной работы в министерствах, ведомствах. Основные стадии контрольно-ревизионного процесса.

2. Планирование контрольно-ревизионной работы. Подготовка к ревизии.

3. Порядок составления акта комплексной ревизии, требования к акту.

Вопрос 1: В процессе осуществления контрольно-ревизионной работы все контролирующие органы выполняют следующие функции:

§ разрабатывают согласованные планы контрольно-ревизионной работы;

§ осуществляют контроль за выполнением этих планов;

§ разрабатывают инструкции и программы ревизий и проверок;

§ анализируют и обобщают результаты проведенных ревизий и проверок, разрабатывают мероприятия по устранению и предупреждению выявленных нарушений;

§ обобщают и распространяют положительный опыт контрольно-ревизионной работы;

§ проводят специальные занятия по подготовке контролеров.

Основные стадии контрольно-ревизионного процесса.

В контрольно-ревизионном процессе выделяют следующие стадии четыре: организационную, исследовательскую и стадию обобщения и реализации результатов контроля.

1 — Организационная стадия включает в себя выбор объекта ревизии и ее организационно-методическую подготовку.

Выбор объекта ревизии обуславливается нормативными сроками проведения ревизии, а также отклонениями отдельных показателей работы предприятий от нормативных, что обуславливает потребность в неотложных контрольных действиях (хищения, стихийные бедствия и т.п). Исходя то характера деятельности предприятия формируется ревизионная бригада. После этого издается организационно-распорядительный документ-приказ, в котором указывается наименование проверяемой организации, вид контрольной проверки (ревизия, тематическая проверка и т.п.), период, за который проверяется деятельность, список бригады, ее руководитель и срок проведения ревизии.

Организационно-методическая подготовка ревизии начинается с изучения состояния экономики объекта контроля То есть, до выезда на объект изучаются планы хозяйственной деятельности предприятия и их выполнение. Для этого используется бухгалтерская и статистическая отчетность, акты предыдущих ревизий и документы тематических проверок всех контролирующих органов. При этом анализируется финансовое состояние предприятия, его платежеспособность, деловая активность, сохранность собственности и т. п.

На основании изучения экономики предприятия руководителем ревизионной бригады разрабатывается программа ревизии. В ней указывается объекты контроля, последовательность проверки, периоды для выборочного и сплошного контроля.

Затем осуществляется выбор методики ревизии - те определяются методические приемы, контрольно-ревизионные процедуры, способы их прр1менения при проверке различных объектов контроля (аналитическая проверка, сплошное наблюдение, внезапная инвентаризация, хронометраж, контрольный запуск сырья в производство и т.п.) и методы использования средств вычислительной техники.

Завершается организационно-методическая подготовка ревизии до выезда на предприятие составлением рабочих планов ревизоров, в которых каждый исполнитель по выделенному ему объектам и срокам завершения контроля определяет промежуточные интервалы времени по каждому типу и элементу выполняемых работ.

2 — Исследовательская стадия осуществляется ревизионной бригадой непосредственно на предприятии и заключается в выполнении контрольно-ревизионных процедур про проверке финансово-хозяйственной деятельности, путем применения методологических приёмов контроля, в том числе с помощью ЭВМ.

3 — Стадия обобщения результатов контроля представляет собой систематизацию недостатков в деятельности проверяемого предприятия. При этом выявлении недостатки группируются, результаты промежуточного контроля оформляются соответствующими документами, составляются аналитические таблицы, дается следственно-юридическое обоснование, результаты ревизии излагаются и обобщаются в акте.

4 — Реализация результатов контроля является завершением контрольно-ревизионного процесса, куда входит, прежде всего, доведение и обсуждение итогов проверки в трудовом коллективе. Таким образом, контрольно-ревизионный процесс представляет собой системное воздействие на процесс хозяйственной деятельности с целью его планового и нормативного правового регулирования.

В ходе осуществления контрольно-ревизионного процесса контролеры обязаны руководствоваться законодательством Украины, а также нормативно-правовой документацией (приказами, положениями, инструкциями) министерств и ведомств, к которым относятся проверяемые предприятия. В наиболее общем виде права, обязанности и ответственность контролеров регламентируются Законами Украины «О государственной контрольно-ревизионной службе», «О государственной налоговой службе», «Об организации аудиторской деятельности», а также различными Положениями о ведомственном контроле.

Вопрос 2: Відповідно до Положення "Про державну контрольно-ревізійну служ­бу в Україні", затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 05.07.93 № 515, планування контрольно-ревізійної роботи, згідно з до­веденими управлінням завданнями, проводиться керівником ревізійно­го органу з урахуванням встановленої періодичності ревізій.

Плани ревізій у системі міністерств і відомств складаються конт­рольно-ревізійними управліннями (відділами) й затверджуються керів­никами вищестоящих організацій. План проведення ревізій і пере­вірок зберігається у керівника контрольно-ревізійного органу й не підлягає розголошенню з метою забезпечення раптовості кожної ревізії чи перевірки. У планах вказується:

· на яку дату ревізовані підприємства,

· вид ревізії,

· затрати часу в днях,

· за який період має проводитись ревізія,

· час її проведення і робиться відмітка про виконання.

В перспективных планах контрольно-ревизионной работы предусматриваются мероприятия по выполнению научно-исследовательских работ в области контроля, проектирования автоматизированных систем контрольно-ревизионных процессов на ПЭВМ, в них включаются мероприятия по подготовке и повышению квалификации специалистов по контролю и ревизии с распределением по годам, учебным заведениям и регионам.

Текущие планы контрольно-ревизионной работы составляются на предстоящий год (квартал) с учетом периодичности ревизий, установленной для подведомственных предприятий, а также наличия работников контрольно-ревизионной службы и других подразделений, привлекаемых к работе.

В этих планах конкретизируются мероприятия по контролю и ревизии, указываются предприятия, деятельность которых будет контролироваться, ориентировочный срок проведения ревизий, а также отмечается дата последней ревизии и ревизионный период, что позволяет определить объем контрольной работы и предусмотреть вид ревизии.

План составляется руководителем контрольно-ревизионной службы за 1-1,5 месяцев до начала планируемого года, утверждается руководителем организации и храниться как документ, не подлежащий оглашению (т.е. каждая планируемая ревизия должна быть внезапной).

Во избежание дублирования ревизий и проверок, ведомственные органы доводят свой план контрольно-ревизионной работы соответствующим государственным органам - налоговой инспекции, народному контролю, учреждениям банков. Эти органы могут принять участие в проведении ревизий путем выделения своего представителя для включения его в состав бригады.

Конкретизация годовых планов контрольно-ревизионной работы осуществляется в квартальных планах, которые составляются за 20-30 дней до начала планируемого квартала. Они содержат те же данные, что и годовой план, но в них конкретно указываются даты проведения ревизий (начало и окончание), а также конкретизируется состав лиц, которым поручено их проведение.

Продолжительность ревизии в днях устанавливается из расчета качественного ее выполнения в полном объеме, обсуждения ее результатов и оформления материалов, но не свыше 30 дней.

Предприятия, работающие нерентабельно, у которых выявлено неудовлетворительное состояние сохранности ценностей, плохая организация бухгалтерского учета контролируется чаще путем проведения контрольных тематических проверок.

Если в штате ревизующей организации имеется несколько ревизоров, то нежелательно, чтобы один и тот же ревизор проводил подряд две ревизии на одном предприятии.

При определении очередности ревизий и тематических проверок необходимо учитывать:

§ время, прошедшее после предыдущей ревизии;

§ наличие растрат, хищений, недостач и других недостатков в хозяйственной деятельности;

§ поступление сигналов от постов и групп народного контроля о злоупотреблениях или незаконных действиях;

§ материалы проверок, поступающие от финансовых органов, учреждений банков, статистических органов и др.;

§ данные текущей отчетности, поступившие в вышестоящую организацию

На основании квартальных планов руководитель контрольно-ревизионной службы составляет индивидуальные планы для каждого контролера. Вручаются исполнителям эти планы не позднее чем за 10 дней до планируемого квартала, чтобы они имели соответствующее время для подготовки.

При планировании контрольных мероприятии преимущество отдается комплексным ревизиям финансово-хозяйственной деятельности предприятий с привлечением широкого круга специалистов и экспертов.

Вопрос 3 Порядок составления акта комплексной ревизии, требования к акту.

Обобщение результатов контроля включает комплекс методических приемов по систематизации результатов проверок и ревизий, необходимых для (оставления заключительного акта и принятия решений по устранению выявленных недостатков в деятельности проверяемого предприятия При обобщении результатов ревизии используют следующие приемы группировку выявленных недостатков, документирование результатов промежуточного контроля и следственно-юридическое обоснование

Группировка недостатков производится по мере их выявления каждым членом ревизионной бригады в группировочном журнале ревизора, в котором для каждого объекта контроля (основные фонды, материальные ценности, денежные средства и т.п. ) отводится несколько страниц для записи однородных недостатков При этом указываются:

- отчетный период, к которому относятся выявленные недостатки;

- наименование нормативного документа, который нарушен;

- должностные лица, ответственные за допущенные недостатки;

- размер материального ущерба и материально-ответственное лицо;

- предлагаемые мероприятия по устранению допущенных недостатков, ликвидации их последствий и предупреждение в будущем.

Документирование результатов промежуточного контроля используется как методический прием при оформлении контрольных действий в процессе их выполнения на промежуточных стадиях. Для того, чтобы заключительный акт ревизии не был перегружен однородными фактами, их следует оформлять в специальных ведомостях и актах, таких как:

- акт проверки наличных денежных средств в кассе;

- акт выборочной инвентаризации материальных ценностей;

- ведомость превышения лимита остатков наличных денег в кассе;

- ведомость использования денежных средств не по назначению;

- ведомость превышения лимитов наличного денежного обращения;

- ведомость переплаты по авансовым отчетам;

- ведомость неполного удержания налогов из заработной платы, необоснованное списание ценностей сверх норм естественной убыли, расчет сумм штрафных санкций и т.п. Эти ведомости, акты и справки подписываются контролером, руководителем и главным бухгалтером проверяемой организации и прилагаются к заключительному акту ревизии

Следственно-юридическое обоснование применяется тогда, когда необходимо обосновать сумму причиненного ущерба или установить ответственность должностных лиц проверяемого предприятия. При этом контролер выполняет определенные следственно-юридические действия Он собирает доказательства, удостоверяющие факты, т.е. такие, с которыми закон связывает возникновение, изменение или прекращение правоотношений объекта с субъектом права. По источникам получения юридические доказательства делятся на личные и вещественные, первоначальные и производные.

К личным, относятся доказательства, источниками которых являются люди (объяснение сторон и пояснения третьих лиц, заключения экспертов и т.п.), к вещественным относятся подлинники первичных документов, изъятые ревизором, решения инвентаризационных комиссий и др., подтверждающие правонарушения. Первоначальным являются доказательства, полученные из первоисточников (первичных документов), к производным относятся учетные регистры, машинограммы, полученные путем обобщения данных первичных документов.

В получении доказательств важнейшей процедурой, выполняемой ревизором, является изъятие подлинников документов из текущего архива проверяемого предприятия. Изъятие документов ревизором проводится в порядке, предусмотренном действующим законодательством - на основании постановления следственных или судебных органов. Вместо подлинника в делах предприятия оставляется копия изъятого документа.

Процедура изъятия документа оформляется специальным актом, составленным ревизором с участием руководителя и главного бухгалтера предприятия, а также понятых, т е. лиц не участвующих в контрольно - ревизионном процессе. Для того, чтобы не загружать акт описанием реквизитов документов, составляется отдельный реестр изымаемых подлинников документов, который служит приложением к акту.

В процессе выполнения следственно-юридических процедур обосновываются судебно-арбитражные иски на возмещение материального ущерба, причиненного проверяемому предприятию.

Согласно действующему законодательству, результаты ревизии оформляются актом, который подписывается руководителем и главным бухгалтером проверяемого предприятия. Акт комплексной ревизии финансово-хозяйственной деятельности предприятия состоит из вступительной и результативной частей, включает в себя промежуточные акты, аналитические таблицы и другие приложения

Проміжні акти — це разові докумен­ти, які відображають результати перевірки окремих ділянок або об'єктів перевірки. За виявленими фактами порушень від посадо­вих осіб необхідно взяти письмові пояснення.

Акт комплексной ревизии финансово-хозяйственной деятельности предприятия - это документ, являющийся юридическим доказательством недостатков, нарушений законодательных актов, материального ущерба, выявленных в ходе контроля. Поэтому он должен составляться с учетом требований действующего законодательства и национальных стандартов, определяющих правила оформления служебных документов. Это, прежде всего, относится к вступительной части акта, где обязательно должны быть отражены следующие моменты:

- наименование и подчиненность проверяемого предприятия;

- состав ревизионной группы и ее руководитель;

- основание для проведения ревизии и сроки ее проведения;

- охваченный проверкой период;

- фамилия, имя, отчество руководителя и главного бухгалтера, время их работы на проверяемом предприятии;

- участки деятельности и виды: операций, подвергнутые в процессе ревизии сплошной и выборочной проверки.

Если в ревизуемом периоде произошла смена руководящих работников, в акте указывается фамилия лица, занимавшего ранее долж­ность, и продолжительность его работы, а также фамилия лица, назначенного на должность, и дата назначения. Это необходимо для объективного установления меры ответственности за нарушения и недостатки, вскрытые ревизией. Далее приводятся сведения о предыдущей ревизии (кем проведена и за какой период деятельности предприятия). Это позволяет установить преемственность ревизии, т.е. не был ли оставлен без контроля какой-либо период деятель­ности ревизуемого предприятия. Здесь же указывается, что ревизия проведена с ведома руководителя предприятия и в присутствии главного бухгалтера.

В результативной части, выявленные в ходе ревизии недостатки систематизируются в акте по их однородности в отдельных разделах. Перечень и конкретное содержание недостатков регламентируется ведомственными инструкциями по ревизии финансово-хозяйственной деятельности объединений и предприятий

Обычно акт комплексной ревизии состоит из следующих разделов;

І. Вступительная часть

ІІ Результатівная часть

1. Ревизия выполнения планов производства и реализации продукции

2. Контроль себестоимости продукции, ревизия издержек производства и обращения.

3. Ревизия операций с денежными средствами.

4. Ревизия с операцией с основными фондами.

5. Контроль операций материально-технического снабжения и ревизия использования материальных ресурсов

6. Ревизия использования трудовых ресурсов и расходования средств на оплату трудя.

7. Ревизия расчетно-кредитных операций

8. Ревизия фондов, финансовых результатов и расчетов с бюджетом

9. Ревизия капитального строительства.

10.Проверка состояния учета, отчетности и внутрихозяйственного контроля.

11.Проверка выполнения решений по результатам предыдущих проверок

Более сокращенная структура акта предусмотрена для ревизии, проводимых по требованию следственных и судебных органов.

Руководитель предприятия и главный бухгалтер подписывают акт и одновременно прилагают к нему свои письменные замечания или возражения, составленные не позднее трех дней со дня подписания акта. После акта следуют необходимые приложения.

Акт комплексной ревизии и приложения к нему должны быть сброшюрованы в специальных папках, пронумерованы, где также должна быть опись всех материалов ревизии.

Материалы каждой ревизии принимаются от руководителя ревизионной группы руководителем контрольно-ревизионной службы, о чем на последней странице акта делается отметка «АКТ РЕВИЗИИ ПРИНЯТ», указывается дата приемки и подпись лица, принявшего акт. Одновременно проверяется задание на проведение ревизии, правильность составления акта и приложений. Об этом составляется справка, в которой указываются замечания по выполнению задания и составлению акта и даются предложения по улучшению качества ревизии.

4. Подготовка решения за материалам ревизии. Контроль выполнения решений по материалам ревизии, формы контроля выполнения решений

По результатам финансово-хозяйственного контроля организация, которая провела ревизию или тематическую проверку, принимает управленческое решение по ликвидации выявленных недостатков в работе и нарушений нормативных и законодательных актов. Кроме того, принимаемые решения должны предусматривать профилактические мероприятия по обеспечению сохранности денежных средств и материальных ресурсов.

Организационно - распорядительными документами по результатам ревизий являются приказ и распоряжение .

Приказ издается в тех случаях, когда в процессе контроля выявлены серьезные нарушения в деятельности и отдельных работников. Состоит приказ из КОНСТАТИРУЮЩЕЙ и ПРИКАЗНОЙ части.

В КОНСТАТИРУЮЩЕЙ части излагается содержание результатов ревизии, отмечаются положительные и отрицательные стороны деятельности проверяемого предприятия. Особое внимание уделяется использованию выявленных резервов, ликвидации причин, которые отрицательно влияют на деятельность предприятия.

ПРИКАЗНАЯ часть содержит решения по результатам контроля и подразделяются на два раздела. В ПЕРВОМ разделе руководитель организации, которая осуществила контроль, в пределах предоставленных ему прав. налагает административные взыскания на виновников выявленных недостатков, или на лиц, допустивших хищения и причинивших материальный ущерб предприятию. Во ВТОРОМ разделе приказной части излагаются конкретные мероприятия, направленные на ликвидацию выявленных нарушений и предупреждение их в дальнейшем, и меры по возмещению причиненного ущерба.

Распоряжение по результатам контроля составляется контролирующим органом аналогично приказу в тех случаях, когда выявленные нарушения и недостатки незначительны, не связаны с корыстными целями определенных лиц и не являются причиной материального ущерба. Приказ и распоряжение подписываются руководителем контролирующего органа после тщательной проверки акта ревизии и пояснений лиц, ответственных за финансово-хозяйственную деятельность предприятия, и объяснений материально-ответственных лиц, у которых выявлении недостатки ценностей.