Інформаційні потоки в системі контролінгу

Нормальну роботу суб'єкта підприємництва забезпечують ін­формаційні потоки, що представляють собою фізичне переміщення інформації від одного співробітника до іншого або від одного під­розділу до іншого.

Сукупність фізичних переміщень інформації, яка дає можливість здійснити будь-який процес, реалізувати будь-яке рішення, стано­вить систему інформаційних потоків.

Сама загальна система інформаційних потоків - це сума пото­ків інформації, яка дозволяє підприємству вести фінансово-госпо­дарську діяльність.

Основною метою і призначенням інформаційних потоків є опти- мізація роботи суб'єкта підприємництва.

Інформація, яка збирається в системі контролінгу для обробки і аналізу, має відповідати таким вимогам:

• своєчасність, тобто інформація має надаватися в необхідний для конкретної ситуації час;

• достовірність, тобто інформація має містити дійсні факти гос­подарського життя;

• релевантність (істотність), тобто інформація має допомагати ухвалювати рішення;

• корисність, тобто ефект від використовування інформації має перекривати витрати на її отримання;

• повнота, тобто інформація не має бути без упущень;

• зрозумілість, тобто інформація не повинна вимагати значних зусиль для «розшифровки»;

• регулярність надходження, тобто інформація має збиратись і надаватись в певній періодичності;

• доречність, тобто інформація має впливати на рішення корис­тувачів допомогаючи їм оцінити минулі, теперішні та майбутні події;

• зрівнюваність, тобто інформація повинна надаватись із мож­ливістю порівняти дані, що містяться в ній із має чи майбутніми даними;

• об'єктивність та нейтральність, тобто інформація має бути вільна від однобокості.

Для оперативного, поточного та перспективного управління не­обхідною є раціоналізація збору інформації за такими принципами:

1) концепція функцій управління в центрах прийняття рішень, що дає можливість узгодити дії з планування, обліку, контролю, ана­лізу на всіх управлінських рівнях;

2) делегування повноважень і відповідальності лінійним та функціональним працівникам;

3) координація роботи облікового апарату, який знаходиться в лінійних та функціональних центрах, прийняття рішень і відпові­дальності;

4) удосконалення системи комунікації (інформаційних зв'язків) всередині підприємства;

5) підпорядкування систем планування, обліку, контролю і ана­лізу службі контролінгу.

Сьогодні щодо інформації, яка використовується, виділяють такі основні проблеми:

• кількісну;

• якісну;

• часову;

• комунікаційну;

• потреби в інформації (попиту);

• вартісну.

Суть кількісної проблеми полягає у визначенні раціонально­го обсягу інформації, необхідної для стратегічного контролінгу. На даний час відсутні критерії його обчислення. Значній кількості ін­формації, яка необхідна для стратегічного і тактичного планування, часто дають не зовсім точну або взагалі неточну кількісну оцінку. Тому на перший план сьогодні поставлено розвиток побудованих за принципом модуля систем часткової інформації, які мають розвива­тися на основі розподілу праці і використовуватися для одержання і об'єднання раціональних показників.

Проблема якості зумовлена необхідністю достатнього обґрун­тування інформаційних характеристик тих чи інших показників. Не всі вони однаково добре обґрунтовані, що позначається в багатьох випадках на хибних напрямках прийняття рішень, що, у свою чергу, впливає на важливість вибору стратегії розвитку суб'єкта підпри­ємництва.

Проблема часу отримання необхідної інформації набуває над­звичайної актуальності. Адже, через швидкий розвиток світової

науки і практики, який веде до значного скорочення актуалізацій- них циклів, важливість і цінність інформації знижується за відносно короткі проміжки часу, тобто вона «морально» старіє.

Проблема комунікації стосується питання напряму передачі інформації, оскільки інформація виникає часто не там, де вона по­трібна. Комунікація є суттєвим компонентом системи управління і при не продуманій моделі подання інформації вона може виявитись непотрібною навіть у тому випадку, коли в ній є певна цінність. Не­дооцінка досліджень процесу комунікації є причиною того, що зна­чна частина даних обліку обробляється безсистемно і безадресно, а це ускладнює її застосування з боку управлінського персоналу. Таку ситуацію можна пояснити тим, що методологія ведення бухгалтер­ського обліку регламентована різними інструкціями, які передба­чають єдині вимоги до обробки інформації і залишають за своїми межами проблему комунікаційних процесів.

Основні вимоги до облікових працівників щодо комунікації по­лягають в забезпеченні поточності обробки інформації й її передачі в певному лінгвістичному коді. Для запобігання збоям в інформа­ційних потоках їх необхідно формалізувати, визначивши, хто, яку інформацію, в якій формі, в які строки, кому повинен передавати і яка відповідальність покладається на посадових осіб при затриман­ні та викривленні поданої інформації.

Для упорядкування комунікаційних потоків необхідним є дослі­дження можливостей бухгалтерського обліку, з одного боку, та за­питів споживачів, з другого.

Важливе значення для контролінгу щодо визначення проблем та слабких місць комунікаційного процесу має класифікація комуніка­цій, яка передбачає їх поділ в такий спосіб:

1) між рівнями організаційної структури суб'єкта підприємни­цтва (вертикальні), при яких інформація переміщується всередині суб'єкта підприємництва «знизу вгору» та «згори вниз»;

2) між різними підрозділами суб'єкта підприємництва (гори­зонтальні), при яких інформація циркулює на одному ієрархічному рівні управління між окремими структурішми підрозділами та від­ділами;

3) між керівниками, при яких здійснюється обмін інформацією безпосередньо між керівниками структурних підрозділів, які витра-

чають на розмови від 50 до 90 % свого робочого часу. Тому раці­ональна побудова таких комунікацій дозволить вирішити питання розвантаження керівників.

Комунікації тісно пов'язані з інформаційним обміном між чле­нами колективу, керівниками та підлеглими, тому проектування ко­мунікаційного процесу починається після того, як буде сформовано організаційну структуру та визначено функціональні обов'язки всіх членів управлінської команди, описано, яку інформацію, в які стро­ки і в якій формі слід подавати кожному з управлінців, без узгоджен­ня інтересів в цьому процесі неможливо досягнути мети підприєм­ства та координувати дії колективу.

Важливим для контролінгу є виявлення попиту на інформацію, що здійснюється через процеси планування і контролю.

• стратегічне планування використовує насамперед зовнішню, некількісну інформацію, яка значною мірою є одноразовою, зорієн­тованою на майбутнє, і неточною;

• тактичне планування використовує поточну інформацію в по­стійній формі;

• оперативне планування передбачає використання значною мі­рою кількісних даних, даних часу, потужності, які мають надаватись дуже швидко і бути точними.

Сучасна практика засвідчує, що отримання необхідної інформа­ції потребує щоразу все більших фінансових затрат. Тому, суть вар­тісної проблеми і полягає у необхідності пошуку резервів зниження вартості інформаційного забезпеченим. Головним напрямком реалі­зації даної проблеми є оптимізація інформаційного попиту в сис­темі контролінгу. З цією метою необхідно заздалегідь визначитись у необхідності конкретної інформації, яка стосується виробничих питань, ринкових партнерів, можливих конкурентів, зовнішнього середовища тощо.