Расчеты с персоналом торговой организации Учет расчетов по оплате труда

Для учета расчетов с работниками (как состоящими, так и не состоящими в списочном составе организации) по оплате труда используется балансовый счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

По кредиту этого счета отражаются суммы: оплаты труда, причитающиеся работникам торговой организации, - в корреспонденции со счетом 44 «Расходы на продажу»; вознаграждений за счет прибыли организации по решению ее собственников - в корреспонденции с субсчетом 91-2 «Прочие расходы»; оплаты труда, начисленные за счет резервов на оплату отпусков, на ежегодное вознаграждение по итогам года, на вознаграждение за выслугу лет (если оно выплачивается раз в год) - в корреспонденции со счетом 96 «Резервы предстоящих расходов». Создание резервов предстоящих расходов должно быть предусмотрено учетной политикой организации. Если организация не создает такие резервы, то начисленные суммы отпускных,

вознаграждений по итогам года и за выслугу лет относятся непосредственно в расходы на продажу (балансовый счет 44); начисленных пособий по социальному страхованию, пенсий, других аналогичных выплат - в корреспонденции с балансовым счетом 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»; начисленных доходов от участия в капитале организации - в корреспонденции со счетом 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)».

По дебету балансового счета 70 отражают: выплаченные суммы оплаты труда, иных вознаграждений, пособий, пенсий, дивидендов и пр. - в корреспонденции со счетами учета денежных средств (50-1, 51, 52, 55, 57); начисленного НДФЛ, подлежащего удержанию из вознаграждения работника - в корреспонденции с субсчетом 68 «Расчеты с бюджетом по НДФЛ»; суммы других обязательных удержаний из заработной платы (по исполнительным листам, по возмещаемому материальному ущербу, по договорам займа, по подотчетным суммам, за товары, проданные в кредит и т.п.) - в корреспонденции со счетами учета расчетов (71, 73, 76, 94); суммы удержаний по заявлениям работников (для перечисления в кредитные, страховые организации; перечисления профсоюзных взносов, квартирной платы, оплаты за электроэнергию, телефон и т.п.) - в корреспонденции с балансовым счетом 76 «Расчеты с разными кредиторами и дебиторами».

Выплата причитающейся к получению заработной платы, иных вознаграждений и пособий может производиться: наличными денежными средствами из кассы организации; путем перечисления на лицевые счета работников, открытые в кредитных организациях (только по письменным заявлениям работников); путем перечисления на банковские карты работников (только по письменным заявлениям работников).

Денежные средства на выплату заработной платы и пособий организация получает в банке. Полученные суммы имеют целевое назначение и могут быть израсходованы только на выдачу заработной платы.

Зачастую торговая организация имеет достаточную выручку для выдачи заработной платы. Чтобы израсходовать эту выручку на оплату труда, организация должна получить разрешение в банке. Такое разрешение банк дает в «Расчете лимита остатка кассы». Указанный расчет каждая организация ежегодно составляет и представляет на утверждение в банк, в котором организация обслуживается.

Если в результате неявки работников им не выплачены начисленные суммы оплаты труда, то они отражаются в составе депонентов. На основании платежной ведомости, в которой проставлен штамп (или сделана запись): «Депонировано», бухгалтер сделает проводку:

Дебет 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам» Кредит 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» на сумму депонированной заработной платы.

Суммы депонированной заработной платы должны быть сданы в кредитную организацию, которая выдавала денежные средства на выплату заработной платы.

Депонированные суммы записываются в специальный журнал учета депонентов. В этом журнале следует указать: дату депонирования; ф.и.о. и табельный номер работника, не получившего заработную плату; сумму депонированной заработной платы; дату погашения задолженности перед работником по депонированной сумме (то есть дату, когда работник получил указанную сумму).

Аналитический учет по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и субсчету 76 «Расчеты по депонированным суммам» ведется по каждому работнику организации.

Приведем схему проводок для учета расчетов с персоналом по оплате труда:

На практике встречаются ситуации, когда работнику выплачиваются излишне начисленные суммы заработной платы или иных выплат.

Обратимся к действующему законодательству.

Согласно пункту 3 статьи 1109 ГК РФ излишне выплаченные в результате счетной ошибки или недобросовестности гражданина: суммы заработной платы и приравненные к ней платежи, пенсии, пособия, стипендии, возмещение вреда, причиненного жизни и здоровью, алименты, иные денежные суммы, предоставленные гражданину в качестве средства к существованию, рассматриваются как неосновательное обогащение и подлежат возврату.

В действующем законодательстве нет определения счетной ошибки. На практике к счетным ошибкам приводят: неправильные арифметические действия, ошибки при вводе исходной информации в бухгалтерскую программу, другие неосторожные действия, совершаемые механически, технические ошибки, связанные со сбоем в работе бухгалтерской программы.

Статьей 137 Тк РФ установлен срок, в течение которого работодатель может удержать излишне выплаченные в результате счетной ошибки суммы из заработной платы работника:

не позднее одного месяца со дня, когда истек срок, установленный по соглашению с работником для добровольного возврата неправильно

исчисленных сумм, и при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержаний.

При удержании из заработной платы работника излишне выплаченных сумм действует ограничение, установленное статьей 138 ТК РФ - общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%.

Пример 8.9/1 февраля 2008 г. работнику Иванову в результате счетной ошибки была излишне выплачена сумма отпускных в размере 2000 рублей. Ошибка была обнаружена 15 марта 2008 г. Бухгалтер произвел расчет излишне выплаченной суммы и представил руководителю служебную записку. Руководитель по материалам служебной записки издал приказ на удержание излишне выплаченной Иванову суммы. Иванов расписался в приказе в том, что он согласен с удержанием излишне полученной суммы в размере 2000 рублей. Заработная плата Иванова составляет 11 000 рублей в месяц. Поскольку Иванов в марте был еще в отпуске, то в этом месяце у него отработано 5 рабочих дней.

В бухгалтерском учете организации сделаны такие проводки:

Документирование операций по расчету и выплате заработной платы

Унифицированные формы по учету труда и его оплаты утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05 января 2004 г. № 1.

Учет рабочего времени работников для начисления им заработной платы производится в Табеле учета рабочего времени (форма Т-13) или в Табеле учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма Т-12).

Расчет заработной платы производится с использованием одной из унифицированных форм, а именно:

Т-12 «Табель учета использования рабочего времени и расчета оплаты труда» (приложение № 55);

Т-49 «Расчетно-платежная ведомость» (приложение № 56);

или Т-51 «Расчетная ведомость» (приложение № 57).

Выдача заработной платы производится по ведомостям унифицированных форм:

Т-49 «Расчетно-платежная ведомость» или Т-53 «Платежная ведомость» (приложение № 58).

Формы Т-12 и Т-13 применяют для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации. Эти формы применяются для: получения данных об отработанном времени; расчета оплаты труда; составления статистической отчетности по труду.

Форма Т-13 применяется только для учета рабочего времени.

Форма Т-12 состоит из двух разделов: «Учет рабочего времени»

(раздел 1) и «расчет с персоналом по оплате труда» (раздел 2). Допускается использовать форму Т-12 только для учета рабочего времени, то есть раздел 1.

Форма Т-12 и Т-13 заполняют в одном экземпляре. Заполнение табелей учета рабочего времени производит работник, назначенный приказом руководителя. Это может быть табельщик, инспектор отдела кадров, бухгалтер, иное уполномоченное приказом лицо. Заполненный табель подписывают руководитель структурного подразделения, работник кадровой службы (или лицо, ведущее учет кадров предприятия) и руководитель организации.

Отметки в табеле о причинах неявки работников, неполном рабочем дне, работе сверх нормальной продолжительности рабочего вре

мени производятся только на основании надлежащим образом оформленных документов: листок нетрудоспособности; справка о выполнении государственных или общественных обязанностей; письменное предупреждение о простое; приказ на работу по совместительству; приказ и письменное согласие работника на сверхурочную работу; заявление работника и приказ на предоставление отпуска без сохранения заработной платы; приказ на предоставление работнику очередного отпуска; приказ о направлении работника в командировку и т.д.

Затраты рабочего времени учитываются в табеле или методом

сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.).

На титульном листе формы Т-12 представлены условные обозначения отработанного и неотработанного времени. Эти же обозначения применяются и при заполнении табеля формы Т-13.

В приложении № 55 представлен табель формы Т-12, заполненный для магазина. У работниц Щедриной и Еремеевой - суммированный учет рабочего времени. Поэтому для них предварительно должен быть утвержден график сменности.

Формы Т-49, Т-51 и Т-53 применяются для расчета и выплаты заработной платы работникам организации.

При применении расчетно-платежной ведомости по форме Т-49 другие расчетные и платежные документы при выдаче заработной платы не составляются. Выдача аванса за 1-ю половину месяца производится по платежной ведомости Т-53.

На работников, получающих заработную плату с применением платежных карт, составляется только расчетная ведомость (форма Т-51), а расчетно-платежная и платежная ведомости не составляются.

Ведомости составляются в одном экземпляре в бухгалтерии.

Начисление заработной платы (формы Т-49 и Т-51) производится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и других документов.

В графах «Начислено» проставляются суммы по видам оплат из фонда оплаты труда, а также другие доходы, например, стоимость раз

личных социальных и материальных благ, предоставленных работнику, оплаченных за счет прибыли организации. Одновременно производится расчет всех удержаний из суммы заработной платы и определяется сумма, подлежащая к выплате.

На титульном листе расчетно-платежной ведомости (форма Т-49) и платежной ведомости (форма Т-53) указывается общая сумма, предназначенная к выплате. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем организации или уполномоченным лицом. В конце ведомости указывают сумму выплаченной заработной платы.

Если по истечении срока выплаты, кто-то из работников не получил заработную плату, то против фамилий таких работников делается отметка «Депонировано», а в конце ведомости указывается сумма депонированной заработной платы.

Если заработную плату за работника получает уполномоченное им лицо, то в графе «Примечание» формы Т-53 указывается номер доверенности и предъявленного документа. Кроме этого, сама доверенность должна быть приложена к ведомости.

В конце платежной ведомости после последней записи проводится итоговая строчка по общей сумме ведомости. На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовый ордер (форма КО-2), номер и дата которого проставляются на последней странице ведомости.

В расчетных ведомостях, составляемых на машинных носителях информации, состав реквизитов и их расположение определяются в зависимости от принятой технологии обработки информации. При этом форма документа должна содержать все реквизиты унифицированной формы.