2.1. Учет кассовьх операций

Ежи Лец

Порядок ведения кассовых операций на предприятиях РФ регламентируется: ?

Постановлением Центрального банка Российской Федерации,

утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 г.

Указаниями Центрального банка Российской Федерации:

«О первоочередных мерах по выполнению Указа Президента РФ от 18 августа 1996 г. Ms 1212 "О мерах по повышению собираемости налогов и других обязательных платежей и упорядочению наличного и безналичного денежного обращения"» от 12 ноября 1996 г. № 360; ?

Письмом Департамента регулирования денежного обращения Центрального банка Российской Федерации от 17 февраля 1994 г.

№ 14-4/35 «О разъяснениях по применению "Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации"»; ?

Письмом Центрального банка Российской Федерации «По вопросам упорядочения налично-денежного обращения» от 28 января 1997 г. № 14-4/50; ?

Федеральным законом от 30 декабря 2001 г. № 195-ФЗ «Кодекс РФ об административных правонарушениях».

В соответствии с нормативными документами каждое предприятие для осуществления расчетов наличными деньгами должно иметь кассу. Помещение кассы для обеспечения необходимых условий сохранности денежных средств должно быть оборудовано и защищено в соответствии с действующим порядком. Всю полноту ответственности за создание таких условий несет руководитель (директор) предприятия.

Сумма наличных денег, которая может находиться в кассе на конец рабочего дня, определяется лимитом, устанавливаемым банком по согласованию с предприятием. Лимит кассового остатка каждому предприятию определяется индивидуально банком с помощью расчета по форме 0408020, утвержденной Положением Центрального банка РФ от 5 января 1998 г. № 14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ» и при необходимости может быть пересмотрен.

Сверх установленного лимита деньги могут храниться в кассе только для оплаты труда, пособий по социальному страхованию и стипендий, но не более трех дней, включая день получения денег в банке.

В случае, если предприятие не представило расчет ни в один из обслуживающих его банков, то лимит остатка кассы считается нулевым, а денежная наличность в кассе — сверхнормативной и в обязательном порядке должна сдаваться в банк.

На основании заключенного договора о полной индивидуальной материальной ответственности кассир несет ответственность за сохранность средств в кассе, правильность оформления первичных кассовых документов и ведение кассовой книги.

Наличные деньги в кассу кассир принимает по приходному кассовому ордеру (форма № КО-1), подписанному главным бухгалтером, с выдачей лицу, сдающему деньги в кассу, квитанции о приеме. Деньги из кассы кассир выдает по расходному кассовому ордеру (форма № КО-2) на основании платежных заявлений о произведенных расхо- дах с приложенными к ним товарными чеками, квитанциями, справками, удостоверяющими факт расходования денег, и иными оправдательными документами.

Приходные и расходные кассовые ордера имеют раздельную нумерацию и регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров представляет собой учетный регистр следующего вида:

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров Приходный кассовый ордер Сумма Примечание Расходный кассовый ордер Сумма Примечание дата № дата 1 2 3 4 5 6 7 8 02 10.2002 546 2500 03 10 2003 134 1100

Приходные и расходные кассовые ордера заполняются бухгалтером собственноручно, без подчисток и исправлений.

Все факты поступления и выдачи наличных денег отражаются в кассовой книге, страницы которой должны быть пронумерованы, прошнурованы, опечатаны сургучной бумагой и заверены подписями директора и главного бухгалтера.

Страница кассовой книги имеет вид:

ЛистЗ J® документа От кого получено или кому выдано Корреспондирующий счет Приход, руб. Расход,

руб. Остаток на начало дня 400 4 От банка по чеку № 041520 51 25 000 8 От Киселевой П П — неис пользованные суммы аванса 71 200 Итого за день 25 200 Остаток на конец дня 25600 В том числе на заработную плату 25000

Продолжение Листа 3

№доку- мента От кого получено или кому выдано Корреспондирующий счет Приход, руб. Расход, руб. Кассир Федотова М И Проверила документы, в количестве двух приходных и одного расходного, приняла Бухгалтер Кузнецова Г А

Подчистки в кассовой книге запрещены, а исправления в ней возможны только с заверяющей подписью кассира и главного бухгалтера. В отчете кассира подсчитываются итоги прихода и расхода денежных сумм за день и определяется остаток на конец дня. На предприятиях при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом.

Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителя предприятия, главного бухгалтера и кассира. Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством РФ.

Порядок ведения кассовых операций систематически проверяется банком, обслуживающим данное предприятие. За несоблюдение условий работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций с организаций взимаются штрафы в соответствии с Кодексом об административных правонарушениях (КоАП РФ). В частности, штрафные санкции к предприятию применяются за нарушение установленного банком лимита остатка средств в кассе.

При выдаче денег из кассы необходимо соблюдать предельный размер расчетов наличными. В настоящее время Письмом Центрального банка Российской Федерации от 14 ноября 2001 г. № 1050-У сообщено о разрешении с 21 ноября 2001 г. производить расчеты между юридическими лицами наличными деньгами в суммах, не превышающих 60 000 руб. по одному платежу. Под термином «один платеж» понимаются расчеты наличными деньгами одного юридического лица с другим юридическим лицом за приобретенные товарно-материальные ценности в один день по одному или нескольким денежным документам в сумме не более 60 000 руб. Если в один день произвести расчеты с двумя юридическими лицами, то денежный оборот может составить по этим расчетам не более 120 000 руб. В соответствии с Кодексом об административных правонарушениях (КоАП РФ) за осуществление расчетов наличными деньгами с другими предприятиями сверх установленных предельных сумм берется штраф в размере от 40 000 до 50 000 руб. Кроме того, за это же нарушение на руководителя предприятия может быть наложен административный штраф от 4000 до 5000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

На основании инструктивного письма Центрального банка РФ от 16 марта 1995 г. № 14-4/95 «Разъяснения по отдельным вопросам "Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации" и условий работы с денежной наличностью» штраф взыскивается в одностороннем порядке с юридического лица, совершившего платеж (с покупателя). Расчеты наличными с участием физических лиц (даже если это касается ведения предпринимательской деятельности) проводятся без ограничения суммы платежа (указание ЦБ РФ от 14 ноября 2001 г. № 1050-У).

Синтетический учет денежных средств в кассе осуществляется на активном, балансовом счете 50 «Касса».

Счет 50 «Касса» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах предприятия.

К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:

50-1 «Касса предприятия»,

50-2 «Операционная касса»,

50-3 «Денежные документы» и др.

На субсчете 50-1 «Касса предприятия» учитываются денежные средства в кассе предприятия. Когда предприятие производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т. п. Он открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости.

На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе предприятия почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на приобретение.

Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

По указанию руководителя предприятия перед составлением годового отчета не ранее 31 декабря проводится инвентаризация средств в кассе. Ее осуществляет комиссия, назначаемая руководителем предприятия. Инвентаризация оформляется актом. Излишки средств приходуются как доход предприятия, а недостача средств списывается на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», с которого затем списывается в дебет субсчета 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба». В случае отказа кассира погасить недостачу предприятие вправе оформить исковое заявление в судебные органы.

Предприятие может приобрести наличную валюту в уполномоченных банках для командировки работников, если не имеет валютного счета. Центральный банк России телеграммой от 6 мая 1997 г. № 445 «О покупке валюты для командировочных расходов» определил, что юридические лица-резиденты вправе без ограничений и без специальных разрешений Банка России покупать иностранную валюту за рубли на внутреннем валютном рынке Российской Федерации для оплаты расходов, связанных с командированием работников указанных юридических лиц-резидентов в иностранные государств а, с обязательным зачислением приобретенной иностранной валюты на их текущие валютные счета в уполномоченных банках.

Покупка иностранной валюты для оплаты комацдировочных расходов может осуществляться фирмой не ранее чем за четыре банковских дня до убытия работников в зарубежную командировку и только на основании представляемых предприятием заявлений, в которых указываются номера и даты приказов по предприятию о командировании ее работников за границу.

Получение и возвращение наличной валюты, приобретенной предприятием для оплаты командировочных расходов, осуществляется в соответствии с п. 16-18 письма Банка России от 02.09.94 г. НР-7 Об уточнении порядка обращения наличной иностранной валюты на территории Российской Федерации».

При сдаче предприятием в уполномоченный банк возвращенных работником в кассу предприятия не израсходованных за границей во время командировки подотчетных сумм в иностранной валюте, а также не выданных работнику из кассы предприятия для оплаты командировочных расходов указанные суммы в иностранной валюте не подлежат обязательной продаже на внутреннем валютном рынке Российской Федерации.

Для учета операций с наличной валютой к счету 50 «Касса» открываются субсчета «Валютная касса».

СХЕМА ТИПОВЫХ ОПЕРАЦИЙ Д 50 «Касса» К Си К51 Сняты с расчетного счета Внесены на расчетный Д 51 «Расчетные и оприходованы налич- счет наличные денеж- «Расчетные счета» ные деньги в кассу ные средства из кассы счета» К 52 Оприходована в кассу Внесена на валютный Д 52 «Валютные иностранная валюта, счет наличная «Валютные счета» снятая с валютного счета иностранная валюта счета» К 55 Оприходованы Внесены наличные Д 55 «Специаль в кассу денежные сред- денежные средства из «Специальные ные счета ства, снятые со специаль- кассы на специальный счета в банках» в банках» ного счета в банке счет в банке К 57 Поступили в кассу налич- Приобретены акции Д 58-1 «Переводы ные денежные средства, за наличные денежные «Паи и акции» в пути» находившиеся в пути средства К 60 Поставщик вернул в кас- Возвращены излишне Д62 «Расчеты су излишне уплаченные уплаченные «Расчеты с поставщи ему денежные средства наличные денеж- с покупателями ками и под ные средства и заказчиками» рядчиками» К 62 Покупатель внес в кассу Возвращен из кассы Д62 «Расчеты аванс за предстоящую аванс, ранее получен- «Расчеты с покупате- поставку готовой продук- ный от покупателя с покупателями лями и за ции, выполнение работ, и заказчиками» казчиками» оказание услуг К 66 Оприходованы в кассу Выданы из кассы де- Дбб «Расчеты наличные денежные сред- нежные средства в по- «Расчеты по по кратко ства, поступившие по до- гашение краткосроч- краткосроч- срочным говору краткосрочного ного кредита ным кредитам кредитам кредита и сборам» и займам» К71 Сдан в кассу остаток не- Выдано под отчет Д71 «Расчеты израсходованного аванса «Расчеты с подотчет- подотчетным лицом с подотчет ными ными липами» ми» К 73-2 Оприходованы в кассу Уплачены из кассы Д68 «Расчеты по денежные налоги и сборы «Расчеты возмещению полученные от сотруд- в бюджет по налогам материально ника в возмещение и сборам» го ущерба» материального ущерба К75-1 Внесены наличные де- Выдана заработная Д70 «Расчеты нежные средства в счет плата «Расчеты по вкладам вклада в уставный с персоналом в уставный капитал по оплате (складочный) труда» капитал»

Сн К 76-2 «Расчеты по претензиям» Поступили в кассу денежные средства по признанной (присужденной) претензии Выплачена из кассы работникам депонированная заработная плата «Расчеты по депонированным суммам» К 90-1 «Выручка» Поступили наличные денежные средства ia проданную продукцию (товары, работы, услуги) Оплачены наличными денежными средствами собственные акции, выкупленные у акционеров Д 81

«Собственные акции (доли)» К 91

«Прочие доходы и расходы», субсчет 91-1 «Прочие

ДОХОДЫ» Выявлены излишки средств в кассе Выявлена недостача средств в кассе Д94

«Недостачи и потери от порчи ценностей» Ск

Поступление (выдача валюты) оформляется кассовыми приходными (расходными) ордерами в обычном порядке. Ордера выписываются в валюте платежа: долларах США, евро и т. д. Операции в кассовой книге отражаются как в валюте платежа, так и в ее рублевом эквиваленте по курсу ЦБ Российской Федерации на дату совершения операции.