2.8. Робота з програмою в режимі «Оперативна звітність»

Оперативна звітність — у цьому режимі користувачі і, як правило, керівництво підприємства, працюють з обмеженням допуску до даних.

Вигляд робочого екрана для роботи в цьому режимі матиме такий вигляд, див.

За даними оперативної звітності необхідно буде приймати управлінські рішення.

¾ ГОСТ 6.10.1-88. Унифицированные системы документа­ции. Основные положения;

¾ ГОСТ 6.11.1-75. Система плановой документации. Основные положения;

¾ ГОСТ 6.11.2-75. Формуляр-образец;

¾ ГОСТ 6.13.1-75. Система первичной учетной документации;

¾ ГОСТ 6.13.2-75. Формуляр-образец;

¾ ГОСТ 6.14.1-75. Система финансовой, первичной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

¾ ГОСТ 6.14.2-75. Формуляр-образец;

¾ ГОСТ 6.19.1-75. Система расчетно-платежной документации;

¾ ГОСТ 6.19.2-75. Формуляр-образец;

¾ ГОСТ 6.38-72. Система организационно-распорядительной документации;

¾ ГОСТ 6.39-75. Формуляр-образец.

А. М. Береза зазначав «У нашій державі діють понад 16 уніфікованих систем, які містять 6 тисяч форм документів загальнодержавного призначення. Але в існуючих інформаційних системах застосовується щонайбільше 10—15%, оскільки більшість форм не пристосовані для обробки на електронно-обчислювальній техніці. За цим наше майбутнє».

Вихідні дані, що утворюються при роботі автоматизованої інформаційної системи будуть використовуватись в усіх ланках управлінської роботи. Тому слід передбачити побудову вихідних документів (вихідної інформації) таким чином, щоб їх можна було використовувати і для внутрішньої управлінської роботи, і для складання певної звітності за міжнародними економічними операціями відповідно до державних регламентів та вимог Національного банку України, Кабінету Міністрів України, Міністерства фінансів, Державного комітету статистики, Державного мит­ного комітету тощо.

Необхідно також передбачити можливість сортування вихідних даних з обмеженням реквізитів тощо.

І як зазначалось у попередньому розділі, автоматизованою системою має бути передбачена можливість графічного зображення вихідної інформації.

Наприклад, нам необхідно знати, яка частка операцій з експорту, імпорту та бартеру була здійснена на нашому підприємстві за весь 2000 р.

Уводячи певні дані для сортування інформації ми можемо отримати графічне зображення вихідних даних (рис. 2.35).

Питома вага експортних, імпортних та бартерних операцій у 2000 р., (%):

Рис. 2.35. Графічне зображення вихідних даних щодо частки здійснених підприємством експортних, імпортних та бартерних (товарообмінних) операцій за 2000 р.

Питома вага експортних та імпортних операцій підприємства у 2000 р. (млн. грн):

Рис. 2.36. Графічне зображення вихідних даних щодо частки здійснених підприємством експортних та імпортних операцій за 2000 р., виражених у гривні

Далі, наприклад, нам необхідно знати частку експорту та імпорту за 2000 р. у сумарному (грошовому) виразі, переведеному за курсом Національного банку України на дату митного оформлення вантажу (товару) у гривню.

Програма автоматично робить підрахунок кожної експортної та імпортної операції, що здійснило підприємство у 2000 р. і видає на екран монітора графічне зображення оперативної звітності.

Графічне зображення такої вихідної інформації може мати такий вигляд, як на рис. 2.36.

Далі можна сортувати і деталізувати інформацію в тих розрізах, які необхідні керівництву підприємства для прийняття управлінських рішень. Наприклад, можна відсортувати всіх європейських імпортерів, а з них ті, з якими укладено контракти на суму більшу за 25 тис. доларів США. Маючи таку звітну інформацію та оперативно-контрольні дані, ми можемо дослідити: хто з цих іноземних контрагентів несвоєчасно з нами розраховувався.

Ураховуючи останні вихідні дані, ми можемо коригувати умови подальшої співпраці (щодо укладання контрактів) з такими іноземними контрагентами або ж прийняти рішення щодо невигідності співпраці з ними з причини несвоєчасності перерахування коштів тощо.

6