Учет денежной наличности в кассе, денежных документов и переводов в пути

Денежные средства организации представляют собой совокупность денег, находящихся в кассе, на банковских расчет­ных, валютных, специальных и депозитных счетах, в выстав­ленных аккредитивах, чековых книжках, переводах в пути и денежных документах.

Денежные средства характеризуют начальную и конеч­ную стадии кругооборота хозяйственных средств. Скоростью их движения во многом определяется эффективность всей предпринимательской деятельности организации. Объемом имеющихся у нее денег, как важнейшего средства платежа по обязательствам, определяется ее платежеспособ­ность - одна из важнейших характеристик финансового по­ложения. Абсолютно платежеспособными считаются организации, обладающие достаточным количеством денеж­ных средств для расчетов по имеющимся у них текущим обязательствам. Кроме того, организации необходимы oпpeделенные запасы резервных денег для оплаты возможных непредвиденных обязательств, а также для осуществления неожиданных выгодных инвестиций. Но всякие излишние запасы денежных средств приводят к замедлению их оборота, т.е. к снижению эффективности их использования, а в условиях инфляции - и к прямым потерям за счет их обесценивания.

Поэтому искусство управления денежными потоками заключается не в том, чтобы накопить как можно больше денег, а в оптимизации их запасов, в стремлении к такому планированию денежных потоков, чтобы к каждому очередном платежу по обязательствам организации ей было обеспечена поступление денег от покупателей или дебиторов при сохранении необходимых резервов. Такой подход позволяет сохранять текущую повседневную платежеспособность и извлекать дополнительную прибыль за счет инвестиций временно свободных денег.

В процессе хозяйственной деятельности организации посто­янно ведут взаимные денежные расчеты. Денежные расчеты производятся либо в виде безналичных платежей, либо налич­ными деньгами. Использование наличных денег при расчетах регламентируется Положением о правилах организации на­личного денежного обращения на территории Российской Фе­дераций, Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденных Центральным банком РФ, и др.

• наличие специально оборудованного помещения кассы, ос­нащенного охранной сигнализацией;

• ведение кассовой Книги и других кассовых документов уста­новленной формы;

• прием наличных денег организациями при осуществлении расчётов с населением производится с обязательным приме­нением контрольно-кассовых машин (Правительством РФ утвержден перечень отдельных категорий организаций, ко­торые в силу специфики своей деятельности либо местона­хождения могут осуществлять денежные расчеты с населе­нием без применения контрольно-кассовых машин);

• хранение свободных денежных средств в учреждениях бан­ков;

• расходование наличных денег, полученных из банков, стро­го на цели, указанные в чеке;

• хранение наличных денег в кассе в пределах лимитов, уста­новленных обслуживающим банком после согласования с руководством организации.

Исключение составляют денежные средства, взятые в бан­ке для выплаты заработной платы, пособий по социальному страхованию и стипендий; Денежные средства, предназна­ченные на эти цели, могут храниться в кассе организации в течение трех рабочих дней, включая день получения денег в байке. Каждая организация обязана обеспечить сохранность денег как в помещении кассы, так и при доставке их из банка или при сдаче в банк. Администрация несет ответственность если по ее вине не были созданы условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке.

Выполнение всех операций с наличными деньгами возложено на кассира. Кассир при поступлении на работу должен ознакомиться с правилами ведения кассовых операций и заключить с администрацией договор о полной индивидуальной материальной ответственности за сохранность принятых им ценностей. Все кассовые операции должны оформляться унифицированными формами первичной учетной документации, утвержденными Госкомстатом РФ и согласованными с Министерством финансов РФ и Министерством экономики РФ.

В кассу организации наличное деньги поступают с расчетного счета в банке в результате платежей за товарно-материальные ценности и услуги, при возврате ранее выданных сумм и пр.

Факт получения денежных средств оформляется приходным кассовым ордером (ф. № КО-1). Приходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером или уполномоченным им лицом, заверяется печатью и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ф. № КО-3). Журнал регистрации построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств, по нему присваиваются номера кассовым документам, проверяется. полнота произведенных кассиром операций. Далее приходный кассовый ордер передается кассиру, который получает наличные деньги, подписывает ордер и квитанцию к нему и регистрирует операцию в кассовой книге. При получении наличных денег в кассу лицу, внесшему их, выдается квитанция от приходного кассового ордера, заверенная подписями главного бухгалтера и кассира, печатью или оттиском кассо­вого аппарата.

Наличные деньги из кассы выдаются по расходным кассо­вым ордерам (ф. № КО-2) или по другим документам (платёж­ным ведомостям, счетам, заявлениям на выдачу денег и: пр.) с наложением на них специального штампа, заменяющего рас­ходный кассовый ордер. Документы на выдачу должны быть подписаны руководителем организаций и главным бухгалте­ром (или лицами, ими уполномоченными). Выдача денег по кассовым ордерам производится на основании документов; удо­стоверяющих личность получателя. В кассовом ордере отража­ются основные реквизиты этого документа, и получатель расписывается в получении выданной суммы.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам производит­ся только в день их составления.

Учет движения денег в кассе ведется кассиром в кассовой книге (ф. № КО-4). Каждая организация ведет только одну кас­совую книгу. Эта книга должна быть прошнурована и опечатана печатью организации, а страницы в ней пронумерованы За­писи в кассовой книге обычно производятся кассиром в двух экземплярах через копировальную бумагу сразу после получения или выдачи денег по каждому ордеру или документу. Еже­дневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на слёдующее число и передает в бухгалтерию второй отрывной лист кассовой книги (с приложенными к нему приходными и расходными кассовы­ми документами) под расписку в кассовой книге. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главном бухгалтера организации.

Приходные и расходные кассовые документы, журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и кассовая книга могут вестись как ручным, так и автоматизированные способами.

Для учета наличия и движения денежных средств в кассе используется активный счет 50 «Касса». К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета: 50-1 «Касса организации»; 50-2 «Операционная касса»; 50-3 «Денежные документы» и др.

Например, на первом субсчете к счету 50 «Касса» учитываются наличные деньги организации. На втором субсчете к счету 50 «Касса» учитывается наличие и движение денежных средств в кассах отделений связи и транспортных организаций, этот субсчет открывается при необходимости для удаленных касс организации. Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег в кассе на начало месяца, оборот по дебету - суммы, поступившие в кассу, а по кредиту - суммы выданные из кассы. По окончании месяца путем сопоставлении итогов оборотов по дебету и кредиту счета 50 «Касса» выводится сальдо наличных денег на конец месяца. Его сверяют с остатком в кассовой книге.

В сроки, определенные руководством, но не реже, чем установлено действующими нормативными документами, в кассе проводят инвентаризацию наличности. Результаты такой инвентаризации оформляют актом. Излишки денег, выявленные инвентаризацией, приходуют в кассу и зачисляют в доход организации. На счетах это отражается следующее записью:

Д-т 50 «Касса»

К-т 91 «Прочие доходы и расходы».

Недостача денег в кассе подлежит взысканию с материально ответственного лица (кассира), что и отражается бухгалтерской записью:

Д-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

К-т 50 «Касса»

и одновременно:

Д-т 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

К-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

В случае, если во взыскании с виновных лиц отказано судом или они не найдены, убытки списываются на финансовые ре­зультаты организации:

Д-т 91 «Прочие доходы и расходы »

К-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Наличные деньги, полученные с расчетного счета в кассу ор­ганизации, расходуются строго по целевому назначению (цели, на которые получены деньги, указываются на оборотной сторо­не чека). Неиспользованный остаток денег сдается в кассу бан­ка. Возврат денег на расчетный счет оформляется расходным кассовым ордером.

Иногда в финансово-хозяйственной деятельности органи­зации возникает разрыв во времени между зачислением денег на расчетный счет в учреждении банка и списанием их из кас­сы (инкассация, сдача денег в кассы почтовых отделений для зачисления на счета организации и т.д.). Для этих целей ис­пользуют счет 57 «Переводы в пути». Основанием для приня­тия на учет сумм по этому счету являются квитанции учреж­дений банков и почтовых отделений, копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторами банка и пр. На счетах бухгалтерского учета эти операции отражаются сле­дующим образом:

Д-т 57 « Переводы в пути »

К-т 50 «Касса» - сделан денежный перевод

Д-т 51 «Расчетные счета»

К-т 57 «Переводы в пути» - зачислены деньги на счет в банке.

В кассе могут храниться не только наличные денежные средства, но и ценные бумаги и денежные документы. К ним относятся оплаченные путевки в дома отдыха и санато­рии, акции акционерных обществ, почтовые и вексельные марки, марки госпошлины, оплаченные авиабилеты, про­ездные билеты т.д. Денежные документы учитывают по номинальной стоимости. Поступление и выдача ценных бу­маг производится по приходным и расходным ордерам с последующим составлением кассиром отчета по их движению.

Аналитический учет денежных документов ведут по их видам, а синтетический на самостоятельном субсчете к синтетическому счету 50 «Касса».

По дебету этого счета отражается стоимость приобретенных документов в корреспонденции со счетами денежных средств и расчетов.

Оплаченные наличными деньгами путевки в санатории, пансионаты отражаются бухгалтерской записью:

Д-т 50 «Касса», субсчет 50-3 «Денежные документы

К.т 50 «Касса», субсчет 50-1 «Касса организации»

При выдаче путевок персоналу бесплатно или с частичной оплатой делают запись:

Д-т 50 «Касса», субсчет 50-1 «Касса организации» - на сумму частичного платежа

Д-т 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» - на суммы, оплаченные организацией

К-т 50.: «Касса», субсчет 50-3 «Денежные документы»

Бланки строгой отчетности (трудовые книжки и вкладные листы к ним, квитанции путевых листов автотранспорта и пр.) учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности».