Учет движения денежных средств в кассе

В состав финансовых активов входят денежные средства, финансовые вложения, внутренние требования учреждений к подотчетным лицам, за причиненный материальный ущерб, недостачу и др., внешние требования по выданным авансам, причитающейся выручке за оказанные услуги и выполненные работы.

Бюджетный бухгалтерский учет требований учреждений (в силу их важности) рассматривается ниже.

При организации и ведении бюджетного учета денежных средств учреждения руководствуются Федеральным законом «О валютном регулировании и валютном контроле»; положениями Центрального банка России «О правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ», «О порядке ведения кассовых операций», «О безналичных расчетах в РФ» и др.

Исходя из норм законодательства России, можно сформулировать основные задачи бюджетного бухгалтерского учета денежных средств:

• сохранность денежных средств, бланков строгой отчетности и денежных документов в кассе;

• целевое использование денежных средств;

• контроль за установленным лимитом хранения денег в кассе;

• проведение внезапных ревизий кассы;

• контроль за расходованием бюджетных средств.

Движение бюджетных средств и средств, полученных за счет внебюджетных источников, учитывается учреждениями на лицевых счетах органа казначейства или на бюджетных счетах в банках (если эти учреждения не переведены на казначейскую систему исполнения бюджета), в кассе, прочих денежных документах.

Любая организация независимо от организационно-правовой формы для осуществления расчетов наличными денежными средствами должна иметь кассу, отдельное, обособленное помещение.

Документальное оформление и учет кассовых операций учреждения регламентированы типовым нормативным документом «Положение о порядке ведения кассовых операций», установленным Центральным банком РФ и Инструкцией Минфина России по бюджетному учету.

Потребность в наличных деньгах бюджетных учреждений определяется на основании кассовой заявки на предстоящий квартал с разбивкой по месяцам, которая представляется в органы казначейства. Для определения потребности в наличных денежных средствах учреждения используют фактические данные по получению наличных средств за предыдущий или соответствующий период прошлого года.

Для получения наличных денежных средств каждое учреждение имеет чековую книжку, которая выдается органом Федерального казначейства бесплатно по его заявлению.

Уполномоченный работник органа Федерального казначейства проверяет наличие всех денежных чеков в данной книжке и проставляет штампом на оборотной стороне каждого денежного чека наименование получателя средств (за исключением тех получателей, которым законодательно предоставлено право не указывать свое наименование).

Получение чековой книжки удостоверяется распиской уполномоченного лица — получателя средств в специальном Журнале регистрации бланков денежных чековых книжек. Ответственность за сохранность и учет полученных в органе Федерального казначейства чековых книжек несет получатель средств.

Получатель средств возвращает органу Федерального казначейства чековые книжки с корешками использованных денежных чеков и оставшимися неиспользованными чеками для последующего их возврата в банк по заявлению произвольной формы, в котором указываются номера подлежащих возврату неиспользованных чеков, в случаях закрытия лицевых счетов, открытых получателю в

органе Федерального казначейства; изменения наименования получателя средств; закрытия или изменения номера счета, открытого органу Федерального казначейства в банке.

На лицевой стороне денежного чека указывается полное или сокращенное наименование и счет органа Федерального казначейства; на оборотной стороне чека проставляются паспортные данные уполномоченного лица получателя средств, полное или сокращенное наименование получателя средств, назначение сумм платежа. Ответственность за достоверность проставленных в денежном чеке символов несет получатель средств.

Орган Федерального казначейства информирует получателя средств о порядке оформления денежного чека. Подпись на корешке чека представителя получателя средств, на которого выписан денежный чек, заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера получателя средств или иных лиц, которым делегировано право первой и второй подписи.

Прием в кассу денежных средств от физических лиц производится по бланкам строгой отчетности — квитанциям без применения контрольно-кассовых машин и приходным кассовым ордерам. В случае приема наличных денежных средств уполномоченными лицами они ежедневно сдают в кассу учреждения денежные средства, оформленные Реестром сдачи документов с приложением копий квитанций.

Выдача из кассы денежных средств раздатчикам, определенным приказом руководителя учреждения (с ними заключаются договора о полной материальной ответственности), ведется кассиром в Книге учета выданных раздатчикам денег на выплату заработной платы, денежного довольствия военнослужащим и стипендий.

При выдаче наличных денежных средств из кассы в подотчет нескольким лицам разрешено взамен индивидуальных расходных кассовых ордеров использовать ведомости на выдачу денег из кассы подотчетным лицам. Указанные ведомости на выдачу денег из кассы могут составляться отдельно на заработную плату, хозяйственные расходы и другие нужды. Каждая законченная ведомость оформляется как расходный кассовый ордер.

Учет кассовых операций как в валюте Российской Федерации, так и в иностранных валютах ведется в кассовой книге. При этом поступление и расходование наличной иностранной валюты ведется на отдельных листах кассовой книги по видам валют.

Записи в кассовой книге производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому кассовому приходному и расходному ордеру. Кассовая книга должна быть прошнурована и опечатана сургучной (мастичной) печатью, а количество листов в ней заверено подписями руководителя учреждения и главного бухгалтера.

При автоматизированном способе ведения кассовых операций должно быть обеспечено соблюдение установленных правил ведения кассовой книги.

Регистром синтетического учета движения наличных денежных средств является Журнал операций по счету «Касса», который формируется на основании отчетов кассира. Документооборот по получению наличных денежных средств представлен на рис 3.1.

Рис. 3.1. Получение наличных денежных средств:

1 — заявка на получение наличных денежных средств; 2 — чек; 3 — наличные деньги; 4 — выписка со счета расходов ОФК; 5 — мемориальный ордер, выписка

с лицевого счета

Накануне дня получения наличных денежных средств получатель представляет в орган Федерального казначейства заявку на получение наличных денег в двух экземплярах (/). В этой заявке указываются серия, номер и дата денежного чека, номер лицевого счета, должность, фамилия, имя и отчество представителя получателя средств, на которого выписан денежный чек, данные паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, показатели бюджетной классификации, соответствующие целям получения денег, и заявленные суммы.

Одновременно с заявкой получатель средств представляет в орган Федерального казначейства денежный чек (2). Заявка может быть представлена получателем по факсимильной связи или электронной почте накануне дня получения наличных денег с после-

дующим представлением ее на бумажном носителе вместе с денежным чеком в день получения наличных денег.

Бюджетное учреждение на следующий день представляет чек в районный РКЦ города, где получает по нему наличные денежные средства (J). РКЦ выдает ОФК выписку со счета расходов (4), а ОФК, в свою очередь, выдает мемориальный ордер и выписку с лицевого счета бюджетного учреждения (5). Мемориальный ордер — это внутренний документ банка, на основании которого производят записи по счетам клиентов.

Учет движения и наличия денежных средств, находящихся в кассе в валюте РФ и в иностранной валюте, ведется на счете 020104000 «Касса».

Бюджетный бухгалтерский учет временных кассовых разрывов по операциям с наличными денежными средствами (промежуток времени между списанием денежных средств со счета и оприходованием их в кассу) осуществляется на счете 021003000 «Расчеты по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств».

Операции по счету 020104000 оформляются следующими бухгалтерскими записями:

Списание денежных средств (на основании заявки учреждения для выплаты наличных денег) с банковских счетов органа казначейства и со счетов, открытых в кредитных организациях:

Дебет счета 021003560 «Увеличение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств»

Кредит соответствующих счетов аналитического учета счета 030405000 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов», счетов 020101610 «Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов», 020102610 «Выбытия денежных средств учреждения, поступивших во временное распоряжение».

Оприходование наличных денег, полученных по чекам, в кассу учреждения на основании приходного кассового ордера:

Дебет счета 020104510 «Поступления в кассу»

Кредит счета 021003660 «Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными.средствами получателя бюджетных средств».

Оприходование наличных денежных средств, поступивших от подотчетного лица, на основании приходного кассового ордера:

Дебет счета 020104510 «Поступления в кассу»

Кредит соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами».

Оприходование наличных денежных средств, поступивших во временное распоряжение:

Дебет счета 020104510 «Поступления в кассу»

Кредит счета 030401730 «Увеличение кредиторской задолженности по средствам, полученным во временное распоряжение».

Возвращены из кассы наличные денежные средства на счет органа казначейства на основании расходного кассового ордера, квитанции к объявлению на взнос наличными:

Дебет счета 021003560 «Увеличение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств»

Кредит счета 020104610 «Выбытия из кассы».

Зачисление наличных денежных средств на счет на основании выписки с лицевого (банковского) счета:

Дебет соответствующих счетов аналитического учета счета 030405000 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов», счетов 020101510 «Поступления денежных средств учреждения на банковские счета», 020102510 «Поступления денежных средств во временное распоряжение учреждения»

Кредит счета 021003660 «Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств».

Выдача по назначению наличных денежных средств, находящихся во временном распоряжении учреждения:

Дебет счета 030401830 «Уменьшение кредиторской задолженности по средствам, полученным во временное распоряжение» Кредит счета 020104610 «Выбытия из кассы».

Выдача из кассы наличных денежных средств под отчет работникам на операционные и хозяйственные нужды:

Дебет соответствующих счетов аналитического учета счета 020800560 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кредит счета 020104610 «Выбытия из кассы».

Выдача из кассы заработной платы работникам и денежного довольствия, а также прочих выплат и пособий:

Дебет счетов 030201830 «Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате», 030202830 «Уменьшение кредитор- ской задолженности по прочим выплатам», 030203830 «Уменьшение кредиторской задолженности по начислениям на оплату труда» Кредит счета 020104610 «Выбытия из кассы».

Выдача из кассы стипендий:

Дебет счета 030218830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим расходам»

Кредит счета 020104610 «Выбытия из кассы».

Выдача сумм оплаты труда лицам, не состоящим в штате учреждения, по договорам гражданско-правового характера:

Дебет соответствующих счетов аналитического учета счета 030200000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (030204830, 030205830, 030206830, 030208830, 030209830, 030218830)

Кредит счета 020104610 «Выбытия из кассы».

Выдача наличных денежных средств в счет погашения задолженности, ранее учтенной как депонированные суммы:

Дебет счета 030402830 «Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами»

Кредит счета 020104610 «Выбытия из кассы».

Пример. В кассе дошкольного образовательного учреждения «Василек» остаток наличных денежных средств на начало дня (11 ноября 2006 г.) составил 400 руб. Накануне (10 ноября 2006 г.) учреждение подало заявку и чек на получение наличных денежных средств в орган казначейства на сумму 50 000 руб., в том числе для выдачи заработной платы — 49 200 руб. и приобретения ГСМ — 800 руб.

11 ноября кассиром учреждения были произведены хозяйственные операции, представленные во фрагменте кассовой книги бюджетного учреждения «Василек» (табл. 3.1).

Требуется отразить операции на счетах бюджетного учета и определить остаток наличных денежных средств в кассе на конец рабочего дня.

Чтобы определить остаток денежных средств в кассе, необходимо к остатку денежных средств на начало дня (400 руб.) прибавить оборот по приходу денежных средств и вычесть оборот по расходу наличных денежных средств. Остаток в кассе на конец дня будет равен 900 руб. (400 + 50 500 — 50 000).

12 ноября 2006 г. сумму, внесенную подбтчетным лицом в кассу, необходимо сдать на счет в банке. Прием денежной наличности от организаций производится по объявлениям на взнос наличными

Кассир Силор (Сидорова З.В.)

Записи в кассовой книге проверил и документы в количестве двух приходных и двух расходных получил Главный бухгалтер Миш@ (Мишин Л.Ю.)

(ф. 0402001), представляющим собой комплект документов, состоящий из объявления, ордера и квитанции (далее по тексту — объявление). В поле «Получатель» объявления указывается полное или сокращенное наименование органа Федерального казначейства и номер его счета, в скобках проставляется полное или сокращенное наименование организации (получателя средств), а также номер его лицевого счета, открытого в органе казначейства.

В поле «Источник взноса» получатель указывает символы отчета о кассовых оборотах учреждений ЦБ РФ (кредитных организаций) и показатели бюджетной классификации, по которым вносимые средства подлежат отражению в соответствующем лицевом счете получателя.

Принятые банком наличные деньги зачисляются на счет органа казначейства. Ордер к объявлению с отметкой банка о приеме денежных средств прилагается к выписке счета органа Федерального казначейства. В свою очередь, казначейство отражает операцию по восстановлению кассового расхода по соответствующим кодам расходов бюджетной классификации на лицевом счете получателя средств.

Ордер к объявлению помещается в документы операционного дня органа Федерального казначейства к выписке из соответствующего лицевого счета получателя. Решение представлено в табл. 3.2.