ПЛАНИРОВАНИЕ МЕРОПРИЯТИИ И СОЗДАНИЕ РАСПИСАНИЯ

C помощью календаря можно составить расписание на день, неделю, год, можно планировать мероприятия и определять задачи, переходя в окно «Задачи», можно назначать встречи, основываясь на электронной почте (рис.

В папке «Календарь» по умолчанию используется представление «День». В этой папке можно планировать дела рабочего дня, при этом отмечая время, занятое другими делами. C помощью кнопок со стрелками легко переходить на другой день.

Рис. 5.5.2. Окно Outlook с открытым окном «Календарь»

Раскрыв нужный листок ежедневника, можно увидеть, какие дела и встречи уже запланированы на этот день, а также добавить на данном листке запись о новом планируемом на этот день деле. Причем вы можете планировать любые дела и встречи в течение всего времени дня, включая личные дела, не связанные с работой.

Если при выборе времени поместить очередную встречу вплотную (по времени) к другому ранее запланированному делу или запланировать новое дело на уже занятый период времени, в заголовке встречи над строкой темы появится предупреждающее сообщение: «Примыкает к другой встрече в вашем календаре» или «Противоречит другим встречам в вашем календаре».

По умолчанию напоминание выдается за 15 минут до начала события, а используемый период времени помечается как безусловно занятый. Этот промежуток времени легко при необходимости изменить.

Помимо этого последовательное придание встречам цветовых выделений позволит сразу же определять в представлениях календаря их важность и направленность: например, красный — важ-

ная встреча; зеленый — личная. В поле примечаний можно вводить дополнительные сведения, касающиеся данной встречи.

Последние три элемента управления внизу формы «Встречи» — «Контакты», «Категории» и «Частное». Данные элементы управления являются общим инструментом для всех элементов Outlook от встречи до заметки, суть их заключается в следующем.

Папка «Контакты» предназначена для хранения адресов и телефонов, адресов электронной почты, сведений о занимаемой должности, дней рождения и другой информации об интересующих вас лицах. Для ввода данных используется диалоговое окно с несколькими вкладками, раскрыть которое можно с помощью кнопки панели инструментов или соответствующей команды «Создать контакт» (рис. 5.5.3).

Рис. 5.5.3. Окно Outlook для создания контакта

Контакт имеет множество различных полей, но совершенно необязательно заполнять их все, достаточно заполнить только нужные.

Использовать введенные данные можно в различных ситуациях: например, при отправке электронных сообщений для автоматического заполнения поля адреса «Место личной адресной книги Outlook», при выводе на печать конверта для отправки обычного письма, при просмотре страниц Web, для набора нужного номера.

Кроме того, если вам часто приходится отправлять сообщения одним и тем же группам адресатов, то имеет смысл определить списки рассылки. Можно создать столько списков рассылки, сколько вам нужно, включив при этом некоторых адресатов одновременно в несколько различных личных групп.

В дальнейшем можно использовать имя созданной личной группы рассылки таким же образом, как имя отдельного адресата, вводя его имя с клавиатуры или выбирая из адресной книги. Направляемое таким образом сообщение будет разослано всем членам этой группы. При необходимости состав группы может быть легко изменен. Можно в любой момент добавить новых членов группы или исключить выбывших.

Последовательное задание всем элементам Outlook категорий позволяет проводить дополнительную сортировку и выборку по данному полю.

Флажок «Частное» имеет значение только при использовании Outlook в организации и помечает элемент Outlook как частный, делая невозможным его просмотр с другого компьютера в сети.

Иногда приходится отменять, переносить или иным образом изменять заранее запланированные встречи и события. Outlook имеет очень удобный инструмент для поиска запланированных событий, который может пригодиться в самых различных ситуациях.

Контакты — это ссылка на всю совокупность информации, связанную с физическим лицом, организацией или иным внешним агентом. Информация может быть использована при проведении операций, подобных отправке и приему сообщений, автоматическому набору телефонного номера и т.д.

Некоторые встречи и события происходят достаточно регулярно — еженедельно или ежемесячно. Можно спланировать такие регулярно повторяющиеся события разом, избавив себя от необходимости планировать их в индивидуальном порядке.

Для автоматического поиска незанятого времени участников при назначении собрания можно воспользоваться кнопкой «Автовыбор» в диалоговом окне «Планировщик собрания».